Co do zasady, email lub list intencyjny nie powinien być wiążący ani dla pracodawcy ani dla kandydata ubiegającego się o pracę, bez względu na to czy będzie on w formie papierowej, czy elektronicznej.

Praktyka rynku pracy pokazuje, że w procesach rekrutacyjnych nierzadko można spotkać się z wykorzystaniem przez pracodawcę listu intencyjnego lub mailowego potwierdzenia warunków umowy jako wyrażenia chęci do nawiązania współpracy. Należy jednak wskazać, że nie jest to równoznaczne z zawarciem umowy o pracę i tym samym nie powinno być traktowane przez kandydata jako gwarancja nowej posady, tylko jako potencjalna możliwość.

Czy list intencyjny jest wiążący?

Co do zasady, email lub list intencyjny nie powinien być wiążący ani dla pracodawcy ani dla kandydata ubiegającego się o pracę, bez względu na to czy będzie on w formie papierowej, czy elektronicznej. Jego celem powinno być jedynie wykazanie wstępnej chęci zatrudnienia w następstwie mających dopiero nastąpić negocjacji stron. Wzór listu intencyjnego, stanowiący wstępną deklarację pracodawcy, został umieszczony na końcu artykułu. 

Instytucja listu intencyjnego nie została uregulowana w przepisach polskiego prawa, chociaż w orzecznictwie wskazano, że sam list intencyjny w określonych sytuacjach może stanowić umowę przedwstępną (wyrok SN z dnia 6 stycznia 2009 r. – I PK 117/08). Może się tak wydarzyć w przypadku, gdy pracodawca umieści w treści listu intencyjnego wszystkie istotne elementy umowy o pracę. Do takich elementów, zgodnie z art. 29 Kodeksu pracy, zaliczają się:

  • rodzaj pracy;
  • miejsce wykonywania pracy;
  • wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia;
  • wymiar czasu pracy;
  • termin rozpoczęcia pracy.

Co jeśli kandydat będzie chciał zmienić warunki lub się wycofać?

To, jakie uprawnienia będą mieli kandydat i pracodawca po podpisaniu listu intencyjnego zależy od jego treści. W przypadku gdy list intencyjny będzie tylko wstępną deklaracją pracodawcy świadczącą o możliwości zatrudnienia na danym stanowisku, kandydat może w dalszym ciągu negocjować warunki współpracy albo w dowolnym momencie zrezygnować z procesu rekrutacji i poszukać pracy w innym miejscu. Kandydat nie poniesie też żadnych konsekwencji z tytułu niestawienia się w miejscu pracy w uzgodnionym terminie, chociaż oczywiście jest to wielce nieetyczne i może to wpłynąć na jego reputację.

szukasz pracy w IT?

Natomiast w przypadku, gdy charakter listu intencyjnego będzie wskazywał, że jest on umową przedwstępną, kandydat będzie mógł się domagać na drodze sądowej roszczeń wynikających z Kodeksu cywilnego, tj.:

·        odszkodowania z tytułu naprawienia szkody, którą poniósł, przez to że liczył na zawarcie umowy o pracę jako umowy przyrzeczonej, lub

·        żądania zawarcia umowy przyrzeczonej, czyli inaczej nawiązania stosunku pracy.

Z praktycznego punktu widzenia, sam pracodawca będzie mógł się domagać jedynie naprawienia szkody, którą poniósł licząc na nawiązanie stosunku pracy, np. zwrotu kosztów procesu rekrutacji. Wymuszenie na kandydacie zawarcia umowy o pracę może spowodować, że już od samego początku współpraca ta będzie nieefektywna i przyniesie skutek odwrotny od zamierzonego.

Konkluzja

Należy pamiętać, że nie sama nazwa dokumentu a jego charakter, zadecyduje o tym jakie uprawnienia po jego podpisaniu będą przysługiwać stronom. Warto jest dokładnie przeanalizować treść listu intencyjnego na samym początku procesu rekrutacji, aby uniknąć nieporozumień i nie narazić się na niepożądane koszty.

Wzór:
LIST INTENCYJNY
Szanowny Panie, 
Mam przyjemność poinformować, że chciałbym aby dołączył Pan do naszego Zespołu w firmie XYZ Sp. z o.o. Poniżej przedstawiam propozycję zatrudnienia:
Stanowisko pracy: Analityk biznesowy 
Wynagrodzenie zasadnicze: 10 000 zł brutto 
Miejsce pracy: Warszawa 
Data rozpoczęcia pracy: 1 czerwca 2022 r. 
Mam nadzieję, że przedstawione warunki są dla Pana satysfakcjonujące i jednocześnie proszę o informację czy nadal jest Pan zainteresowany pracą w naszej firmie. 
Jeżeli wszystko pójdzie zgodnie z planem, wkrótce przedstawię wiążąca ofertę zatrudnienia w formie projektu umowy o pracę. Jej szczegółowe warunki zostaną ustalone zgodnie z tym listem oraz uzgodnieniami pomiędzy nami. 
W celu uniknięcia wątpliwości, ten list nie stanowi umowy o pracę, przedwstępnej umowy o pracę, ani nie jest wiążącą ofertą zawarcia umowy o pracę. Nie daje on również podstaw do żądania zawarcia umowy o pracę. 
                                                                                                                          Z poważaniem,
                                                                                                                                     Jan Kowalski
                                                                                                                                     HR Manager
                                                                                             

Autorzy:

Bartosz Tomanek, adwokat, starszy prawnik i Martyna Krawczyk, aplikant radcowski, prawnik z kancelarii PCS Paruch Chruściel Schiffter Stępień | Littler Global.

Czytaj też:

Jak i kiedy prosić o podwyżkę?

Branża IT chce pracy, która jest wyzwaniem