Ponad rok temu przed managerami i szefami firm sytuacja pandemiczna postawiła trudne zadanie: radzenie sobie w nowej, niepewnej sytuacji i zarządzanie zespołem na odległość. Był to prawdziwy test, wymagający szybkiej reakcji, umiejętności dostosowania się i stawienia czoła zupełnie nowym, dotąd nieznanym problemom. Dziś, kiedy stopniowo życie biurowe powraca, a rzeczywistość biznesowa może sprawić, że praca 100% stacjonarnie nie będzie możliwa lub opłacalna, trzeba być gotowym na kolejne wyzwania – umiejętność zarządzania doświadczeniami pracowników zdalnych, lub pracujących w modelu hybrydowym. Do podzielenia się swoimi doświadczeniami zaprosiliśmy Jakuba Kocjana, CEO MotivaHR.
Barbara Kowalewska, CEO IT-Leaders: Elementy kształtujące doświadczenia pracownika to m.in: wsparcie ze strony managerów, przyjazne miejsce pracy, współpraca i komunikacja czy zaufanie do liderów (źródło: Trendy HR 2018, Delloite). Co jeszcze dodałbyś do tej listy?
Jakub Kocjan, CEO MotivaHR: Wspomniane elementy, nazwałbym je wartościami, są niezwykle istotne i trzeba je rozwijać, ale dodałbym do tego te, które są dla mnie bliskie i w moim przekonaniu kształtujące pracownika na dzisiejsze czasy:
- odpowiedzialne cashflow – zatrudniaj jeżeli masz zapewnioną pensje dla pracownika na 3-4 miesiące do przodu;
- constant feedback – udzielaj feedbacku na bieżąco. Zarówno tego pozytywnego i tego negatywnego, Pracownicy tego oczekują;
- decyzyjność – daj pracownikowi przestrzeń do decyzji i wzięcie odpowiedzialności za nią;
- workation – daj pracownikowi pracować gdzie chce i kiedy chce
- praca na efektach – pokaż czym są dla Ciebie efekty oraz pokazuj jak doprowadzać projekty do końca lub jak odrzucać te które, nie przynoszą efektów.
Barbara Kowalewska: Dlaczego akurat te wartości ?
Jakub Kocjan: Moim zdaniem wychodzimy z założenia, że osoby które do nas dołączają, szczególnie te, które mają odpowiednie doświadczenie, potrafią pracować. Pytanie czy potrafią pracować tak jak tego oczekujemy. Uważam, że niezależnie od doświadczenia kandydata/pracownika, musimy poświęcić czas aby nauczyć się wzajemnej komunikacji.
Barbara Kowalewska: Zgadzam się, komunikacja w firmie to absolutny priorytet. Wbrew pozorom, nie wystarczy skopiować metod zarządzania zespołami w 100% zdalnymi, by poradzić sobie z zespołem mieszanym. Dlaczego?
Jakub Kocjan: To trudne zadanie i duże wyzwanie przed nami. W biurze wiem kiedy ktoś ma problemy, ponieważ go widzimy i jesteśmy w stanie momentalnie zareagować. W pracy zdalnej jest to znacznie utrudnione, ponieważ nie mamy pracownika “przed sobą”, więc nie znamy jego aktualnej sytuacji i problemu z którym się boryka. A pracownicy potrafią się dobrze kamuflować i ukrywać to, co ich boli.
Barbara Kowalewska: Jakie wg. Ciebie najczęstsze problemy pojawiają się w pracy stacjonarno-zdalnej?
Jakub Kocjan: Zauważam przede wszystkim dualność sytuacji. Poza tym całkowity brak rutyny związanej z dojazdem (korki, problemy z miejscem parkingowym). Moim zdaniem dużą rolę w pracy zdalnej mogą odgrywać różne “przeszkadzacze”, takie jak np. dzwoniący kurier z paczką, natomiast w biurze “pyszna” kawa, połączona z pogadanki ze współpracownikiem Lista jest długa i pewnie każdy wpisze na nią coś innego. Najważniejsze by znaleźć złoty środek w jaki sposób pracą stacjonarno-zdalną zarządzać, aby pomimo rozpraszaczy była najbardziej efektywna. A na koniec dnia efekty są najważniejsze. Szef nie zapyta ile godzin spędziliśmy nad projektem i gdzie pracowaliśmy, a jaki jest efekt naszej pracy.
Barbara Kowalewska: Jakich wskazówek udzieliłbyś osobom, których powyższe problemy dotykają?
Jakub Kocjan: Jest kilka nawyków do wyrobienia, żeby poukładać sobie dzień. Od lat sam je stosuję i potwierdzam, że działają 🙂 Na samym początku nauczenie się i późniejsze wykształcenie planu pracy. Zniwelowanie praktycznie do zera wszelkich “inbox”, aby móc w pełni kontrolować liczbę zadań. Innym problemem jest również nasze roztargnienie, które powoduje, że niestety większość z nas zapomina czegoś z domu lub biura. Jest jeszcze jeden element, który zauważam bardzo często. Nie wiem do końca skąd to się bierze, ale wręcz lubimy otwierać za dużo tematów na raz, co powoduje w pewnym momencie spiętrzenie się terminów, wszystko później staje się priorytetem i o prokrastynację nie trudno. A że wielozadaniowość to mit, to już dawno zdążyliśmy się przekonać.
Barbara Kowalewska: Bardzo często o te sytuacje obwiniane są działy HR, trochę zapominając o managerach – to przecież na ich barkach leży odpowiedzialność za zespół i nastroje w nich panujące. Co myślisz o takiej sytuacji?
Jakub Kocjan: Zespoły HRowe jeżeli istnieją to z reguły są za mało liczne. Często nie zdajemy sobie sprawy jak dużo czasu zajmują kadry i płace oraz cały proces doboru pracowników w rozbiciu na rekrutację, selekcję i adaptacje. nie wspominając na inne czynności. W HR, jak i księgowości są terminy, które są święte i to powinien być okres bez “osbługi” pracowników i rozwiązywania problemów Managerów. HR bardzo często mają empatyczne duszę i za dużo czasu poświęcają na otoczkę a nie pracę na efektach. Manager może oczekiwać od HR wsparcia w rozwoju kompetencji a nie pracy za nich, co niestety często się dzieje w polskich organizacjach.
Barbara Kowalewska: Jak zapobiegać poczuciu wykluczenia i utrzymywać ducha zespołu, budować wspierającą atmosferę?
Jakub Kocjan: Myślę, że sposób jest prostszy, niż się wydaje: dając zakres decyzyjności, jeżeli profil pracownika, jego kompetencje i postawa na to pozwalają. Generalnie trzeba dostosować komunikat, benefity oraz środowisko pracy do profilu behawioralnego pracownika. Jeżeli ktoś jest towarzyski to nie można mu tego ograniczać. I odwrotnie – osoba zamknięta w sobie, introwertyczna nie będzie się dobrze czuła w wystąpieniach publicznych i zabieraniu głosu na forum. Nie będzie też prowadziła webinarów. Idąc dalej, Osobie współpracującej nie można pozwolić na podejmowanie decyzji bo będzie się męczyć.
Barbara Kowalewska: Jak radzić sobie z nierównym obciążeniem pracą pracowników? Wszak trudno ją mierzyć na odległość…
Jakub Kocjan: Moim zdaniem trzeba każdorazowo usiąść do zadań z pracownikiem i zobaczyć ile realnie czasu dana czynność zajmuje. Nie lubię pisać i odkładam to na później tłumacząc sobie, że nie mam na to czasu. Później mierzę ile zajmuję mi dana czynność i naglę okazuje się, że jest to 4, 7 czy 15 minut ciągłej pracy jednak strach przed czynnością, której nie lubię mnie sparaliżował. Z drugiej strony pracując np. z handlowcami klientów słyszę, że mają za dużo pracy. Jak wspólnie siadamy do 3 ofert i 2 umów okazuję się, że są to czynności po kilka-kilkanaście minut i po 1-1,5h otwarta sprawa jest zamknięta. Niekiedy wystarczy trochę wsparcia i empatii, żeby pomóc pracownikowi zrozumieć zadanie.
Barbara Kowalewska: Kuba, bardzo dziękuję Ci za rozmowę. Poruszyłeś wiele ciekawych tematów, a przede wszystkim pokazałeś proste, a zarazem trudne kroki jak otwierać drzwi do serc pracowników. Czy chciałbyś coś dodać na koniec?
Jakub Kocjan: Ja również dziękuję za rozmowę. Skorzystam, jeżeli zainteresowało naszych czytelników to o czym tutaj opowiedziałem lub napisałem w kwestii pracy na efektach, profilach behawioralnych czy pracy zdalnej i macie do mnie pytania to zapraszam do kontaktu. Z chęcią pomogę 🙂
Jakub Kocjan Od młodzieńczych lat szukał zajęcia dla każdego kogo spotkał na swojej drodze. Zamiłowanie do rekrutacji odkrył szukając wolontariuszy do fundacji, aby następnie rozszerzyć wiedzę na wiodących Polskich uczelniach. Sprzedażą zawodowo zajmuje się od siedmiu lat, a specjalizacją HRową od prawie czterech lat. Zauważył, że motoryzacja w kwestii HR’u jest błękitnym oceanem.