Pandemia zmieniła zasady, jakimi rządzi się rynek pracy i przez ostatnie miesiące obserwujemy zwiększającą się popularność pracy zdalnej. Jak wygląda w praktyce wykonywanie pracy zdalnej i jak to wygląda w rozumieniu prawa spytaliśmy Radcę Prawną Monikę Wieczorek z kancelarii Wieczorek-Kilarska.
Barbara Kowalewska, CTO IT-Leaders: W dobie pandemii praca zdalna przestała być już benefitem i staje się pomału nowym standardem naszej zawodowej rzeczywistości. Jak to wygląda w praktyce?
Monika Wieczorek: Coraz częściej korzystamy z pracy zdalnej i ten trend będzie z biegiem czasu jeszcze się pogłębiał. Dotyczy to także sektora IT, gdzie praca zdalna była co prawda wcześniej praktykowana, ale teraz – w pandemii – nabywa jeszcze większego znaczenia. Przyzwyczailiśmy się już, że wśród cyfrowych nomadów najliczniejszą grupą są freelancerzy i coraz częściej kontraktorzy. Teraz dołączyć do nich chcą osoby zatrudnione na umowach o pracę, a pracodawcy coraz częściej słyszą zarówno od pracowników, jak i kontraktorów pytania o możliwość wykonywania pracy w formie zdalnej za granicą.
Barbara Kowalewska: Czym jest praca zdalna w rozumieniu prawa?
Monika Wieczorek: Praca zdalna nie jest nowością i nie przyszła do nas razem z epidemią COVID-19. Ale dla prawa to pojęcie nowe, wprowadzone dopiero tzw. ustawą antycovidową w marcu tego roku. Umożliwiono wtedy polecenie pracownikowi wykonywania przez określony czas pracy określonej w umowie o pracę poza miejscem jej stałego wykonywania. Można ją wykonywać przy pomocy środków porozumiewania się na odległość, co robi znaczna większość osób. Może polegać też na wykonywaniu prac wytwórczych lub usług materialnych, już bez konieczności łączenia się z siecią.
Ale mamy też i inne formy pracy na odległość: telepraca uregulowana w kodeksie pracy od 2007 roku i home office, który wynika ze zwyczaju, nie ma o nim mowy w żadnym akcie prawnym.
Podstawowa różnica między nimi jest taka, że telepracę pracownik może wykonywać na podstawie porozumienia z pracodawcą, pracę zdalną na podstawie polecenia pracodawcy, a home office jest udzielane na wniosek pracownika na podstawie wewnętrznych regulacji. Często zdarza się też, że w pracy nie ma żadnych regulacji określających warunki korzystania z home office, co generuje w wielu przypadkach masę konfliktów na tym tle. Dlatego warto to regulować, oszczędnie i klarownie, ale jednak jasno komunikować na jakich zasadach można z HO korzystać.
Barbara Kowalewska: Czy pracę zdalną trzeba zatem wykonywać z domu?
Monika Wieczorek: Przepisy mówią, że można ją wykonywać poza miejscem jej stałego wykonywania, nie precyzując jakie to mogą być kategorie miejsc. Podobnie jest z telepracą. W praktyce praca zdalna może być wykonywana zarówno z domu, jak i z innego wybranego miejsca. Może to być także nomadyczne wykonywanie pracy z różnych, wybranych przez siebie miejsc, ale także wykonywanie pracy częściowo z wybranego miejsca, a częściowo z siedziby pracodawcy (lub innego miejsca, które pracodawca wskaże).
Przy okazji wprowadzenia wiosną lockdownu obserwowaliśmy jak wiele osób skierowanych na pracę zdalną wyjechało z dużych miast i zaszyło się bliżej natury lub i za granicą. I tu zaczyna się najciekawszy wątek:)
Barbara Kowalewska: no właśnie, czy można świadczyć pracę zdalną będąc za granicą?
Monika Wieczorek: Odpowiedź jest złożona bo można, ale może to wiązać się z koniecznością spełnienia dodatkowych obowiązków. Znaczenie ma zwłaszcza czas przebywania za granicą i w tym przypadku rzeczywiście czas to pieniądz. Jeżeli pracownik wyjeżdża tymczasowo do innego kraju i stamtąd pracuje, to nie wpływa to na kwestie podatkowe ani nie powoduje konieczności legalizacji pracy.
Jeżeli jednak pracodawca poleci wykonywanie pracy zdalnej w określonym kraju, spowoduje to konieczność uznania tego za delegowanie i przyniesie obowiązek spełnienia dodatkowych wymogów wynikających z dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/957 z 28 czerwca 2018 r. zmieniającej dyrektywę 96/71/WE dotyczącą delegowania pracowników w ramach świadczenia usług i z ustawodawstwa kraju pobytu pracownika.
Barbara Kowalewska: Więc jak długo można przebywać za granicą pracując dla firmy w Polsce?
Monika Wieczorek: Nie ma tu wyraźnej granicy, zawsze należy przeanalizować sytuację uwzględniając państwo, z jakiego pracownik planuje pracować. Trzeba przy tym pamiętać, że w każdym przypadku dłuższego pobytu wzrasta ryzyko pojawienia się obowiązku rozliczenia podatkowego i ubezpieczeniowego w tym kraju. Szczególnie należy ocenić sytuację pod kątem obowiązków ubezpieczeniowych, bo generalna zasada określa podleganie zabezpieczeniu społecznemu według miejsca wykonywania pracy.
Jeżeli chodzi o podatki możemy się tu posłużyć klauzulą 183 dni z umów międzynarodowych w sprawie unikania podwójnego opodatkowania, zgodnie z którą obowiązek podatkowy nie powstaje w kraju, w którym pracownik wykonuje pracę w sposób krótkotrwały właśnie do 183 dni w ciągu roku, jeżeli pracodawca wypłacający wynagrodzenie ma siedzibę w Polsce.
Ale dodam, że pojawiły się już, oczywiście w trakcie epidemii, miejsca które proponują specjalne programy rezydenckie za stosunkowo niewielką opłatą dla osób, które chcą wykonywać pracę zdalną z ich terytorium. Taką możliwość mamy na przykład na Bermudach, czyli w całkiem przyjemnym miejscu:) Jest i oczywiście propozycja z Estonii, czyli jednego z najbardziej zaawansowanych technologicznie krajów. Estonia proponuje roczną „Digital Nomad Visa” dla osób chcących pracować zdalnie z jej terytorium.
Barbara Kowalewska: Czy trzeba informować pracodawcę o tym, że zamierza się wykonywać pracę zdalną za granicą?
Monika Wieczorek: Polecając wykonywanie pracy zdalnej pracodawca powinien określić miejsce jej wykonywania. Art. 3 ustawy antycovidowej przewiduje, że praca zdalna może być polecona do wykonania, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. W przypadku programistów, testerów aplikacji lub innych specjalistów IT taka praca jest zatem często możliwa.
Regulamin pracy zdalnej wprowadzony przez pracodawcę może przewidywać, że pracownik ma obowiązek poinformować pracodawcę o miejscu wykonywania pracy zdalnej przed rozpoczęciem. Najczęściej spotykamy się jednak z rozwiązaniem, że pracodawca określa w jakim miejscu praca zdalna może być wykonywana lub uzależnia jej wykonywanie w innym miejscu niż miejsce zamieszkania od wyrażenia zgody. Są jednak i takie miejsca, gdzie ma się dowolność wybrania lokalizacji z jakiej się pracuje, ale to dotyczy najczęściej kontraktorów, a nie osób zatrudnionych na UoP.
Jest też wielu pracodawców, którzy nie określili miejsca wykonywania pracy zdalnej, nie wiedzą gdzie przebywa pracownik i nie wiedzą, że powinni to wiedzieć. A biorąc pod uwagę ryzyka, o których mówiłam i jakie wiążą się z pracą za granicą pracodawcy powinni uregulować te kwestie wyraźnie i posiadać wiedzę o miejscu pobytu pracownika. Nadal także w takiej sytuacji pracodawca jest odpowiedzialny za bezpieczeństwo i higienę pracy pracownika i powinien mieć na to wpływ. Pracownikowi też powinno zależeć na bezpiecznym wykonywaniu pracy, zwłaszcza w zakresie wypadku przy pracy lub konieczności skorzystania z opieki lekarskiej – te kwestie należy zanalizować jeszcze przed wyjazdem.
Inna sprawa, że pracodawcy zezwalający pracownikom na wykonywanie pracy zdalnej z innego kraju lub dowolnego miejsca powinni wcześniej wdrożyć odpowiednie środki bezpieczeństwa dotyczące nie tylko ochrony danych osobowych, do których pracownik ma dostęp, ale szerzej – w zakresie informacji poufnych objętych tajemnicą przedsiębiorstwa. Coraz częściej dostrzegamy też pewną prawidłowość – im więcej pracy zdalnej, tym więcej cyfrowej kontroli w postaci monitorowania aktywności pracownika. A to działanie jest oczywiście dopuszczalne, ale kodeks pracy wprowadził dla niego dość sztywne ramy, o czym pracodawcy muszą pamiętać wdrażając monitoring cyfrowy.
Barbara Kowalewska: Czy planowane są zmiany prawa dotyczące pracy zdalnej?
Monika Wieczorek: Tak, obecna telepraca, ma zostać zastąpiona nieco bardziej elastyczną pracą zdalną. Tak wynika z najnowszego projektu nowelizacji kodeksu pracy, który przewiduje np. że praca zdalna byłaby wynikiem porozumienia stron, a pracodawca mógłby ją polecić do wykonywania (bez zgody pracownika) tylko w dwóch przypadkach: wprowadzenia stanu nadzwyczajnego lub stanu epidemii albo gdy byłoby to niezbędne ze względu na obowiązek pracodawcy zapewnienia pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Projekt przewiduje też, że pracownik korzystający z własnego komputera dla celów służbowych miałby prawo do wypłacenia mu ekwiwalentu za używanie prywatnego sprzętu – to rozwiązanie występuje już przy okazji telepracy.
W praktyce wprowadzenie pracy zdalnej do kodeksu pracy ma być trochę bardziej elastyczne niż dotychczasowa telepraca i jednocześnie mniej elastyczne niż praca zdalna uregulowana dotąd w tzw. ustawie antycovidowej. Prace nad zmianą kodeksu pracy przyspieszyły ostatnio, można więc się spodziewać, że niedługo zobaczymy ostateczne efekty. Póki co jednak, dotychczasowe przepisy dotyczące pracy zdalnej mają obowiązywać dłużej, niż początkowo zakładano i zamiast do września 2020 r., to obowiązują przez okres 3 miesięcy od ustania epidemii lub stanu zagrożenia epidemicznego. Jestem przekonana, że praca zdalna zostanie z nami na lata i poznamy jeszcze jej różne oblicza.
Bio:
Monika Wieczorek – radca prawny, Partner w kancelarii Wieczorek Kilarska. Doradza i szkoli w zakresie prawa HR, nowych technologii, własności intelektualnej i ochrony danych osobowych. Wykładowca na Politechnice Warszawskiej. Autorka licznych publikacji, m.in. książki „Prawo dla startupu“.