Rewolucja w pracy zdalnej – zobacz jak się do niej przygotować

Już na jesieni mogą pojawić się nowe reguły organizowania pracy zdalnej. Zobacz jak się do nich przygotować i nie dać się zaskoczyć ustawodawcy.

Chaos z pracą zdalną i jak sobie z nim poradzić

Jest rok 2019. Firma IT zatrudnia pracowników i współpracuje z nimi w ramach pracy zdalnej. Dla branży IT praca zdalna jest wtedy powszechnie wykorzystywaną formułą. Ale firma nie wie, czy żeby pracować zdalnie trzeba koniecznie stosować przepisy kodeksu pracy o telepracy i spełnić szereg wymogów, czy można swobodnie decydować o tym czy pracownik pracuje z siedziby pracodawcy czy też z innego miejsca w ramach tzw.  home office. To czas, kiedy przepisy o telepracy nie są powszechnie stosowane – jak wynika z danych Eurostatu w 2019 roku jedynie 4,6% pracowników wykonywało telepracę.  

Nastaje 2020 rok, a wraz z nim pandemia COVID-19. Z nią z kolei pojawiają się przepisy, które dają pracodawcom możliwość polecenia pracy zdalnej – nowej formuły, odrębnej od znanej już telepracy uregulowanej w kodeksie pracy. Firma, która do tej pory nieformalnie organizowała pracę zdalną nagle staje przed wyzwaniem jej sformalizowania. Ale przepisy są bardzo lakoniczne, początkowo to zaledwie kilka zdań w ustawie. Przynosi to wiele problemów i pytań ze strony pracowników. Im więcej osób pracuje zdalnie, tym pojawia się więcej pytań, a niekiedy i konfliktów np. o to czy pracodawca pokryje koszty energii elektrycznej lub opłat za internet, które ponosi pracownik pracując z domu. Przepisy dotyczące pracy zdalnej zostają później delikatnie rozszerzone, ale nadal nie wiadomo co zrobić z kosztami jej wykonywania, ani jak zadbać o bezpieczeństwo i higienę pracy. Zaczynają pojawiać się informacje o pracach nad wprowadzeniem nowych reguł do kodeksu pracy, ale ostatecznie nie zostają uchwalone. Chaos trwa.

I wreszcie jesteśmy w 2022 roku. Nadal trwają prace na projektem ustawy, na podstawie którego telepraca ma zostać zastąpiona pracą zdalną. Prace te wreszcie stają się bardziej zaawansowane. To może wreszcie rozwiać wątpliwości, jakie pojawiały się dotychczas. Z najnowszych doniesień wynika, że już na jesieni mogą zacząć obowiązywać zupełnie nowe reguły dotyczące pracy zdalnej. Firma IT, o której pisałam wcześniej, ma szansę na to, żeby pracę zdalną organizować zgodnie z przepisami prawa. Na przeszkodzie w sprawnym dostosowaniu się do nowych przepisów prawa staje jednak 14 dni. 14 dni to czas, w którym pracodawcy będą musieli zdążyć z wprowadzeniem nowych reguł dotyczących pracy zdalnej od czasu wejścia w życie planowanej nowelizacji kodeksu pracy. To zdecydowanie zbyt mało, żeby zmienić wewnętrzne regulacje w tym zakresie, przygotować strategię i aktualną dokumentację, np. regulaminu pracy zdalnej.

Dlatego dobrze jest już dzisiaj zacząć pracować nad tym, jak praca zdalna powinna być ukształtowana w Twojej organizacji, żeby te 14 dni nie stały się przeszkodą. W dalszej części artykułu przeczytasz o czym należy pamiętać przygotowując się do nadchodzących zmian, bazując na aktualnym projekcie ustawy nowelizującej kodeks pracy. W przypadku, gdyby ten projekt zmienił się w międzyczasie, do dostosowania pozostaną Ci drobne kwestie, bo zasadniczą strategię możesz przygotować już dzisiaj.

Czym będzie praca zdalna?

Praca zdalna ma oznaczać pracę w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności, gdy ma być wykonywana z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość – np. przez mail, komunikatory internetowe, systemy informatyczne, do których pracownik ma dostęp z ustalonego miejsca. Ale pracą zdalną może być także praca wykonywana bez wykorzystania komputera, np. pracownik może z ustalonego miejsca analizować dokumenty lub wykonywać inne czynności będąc offline.

W pojęciu pracy zdalnej zawierać się ma też pojęcie pracy hybrydowej, bo projekt ustawy przewiduje wykonywanie pracy zdalnej całkowicie lub tylko częściowo z uzgodnionego miejsca. Możliwe będzie więc zdalne wykonywanie pracy przez kilka dni w tygodniu lub miesiącu. Dopuszczalne powinno być także – i jak na razie przepisy projektu ustawy nie stoją tu na przeszkodzie – ustalenie sposobu wybierania dni, w jakich pracownik będzie pracował zdalnie, bez konieczności sztywnego ustalenia dni tygodnia lub miesiąca, w jakich praca zdalna mogłaby być wykonywana. Cała sztuka polegać tu będzie na stworzeniu strategii pracy zdalnej, gdzie przyjmiemy sprawiedliwe kryteria dotyczące tego jakie grupy pracowników będą mogły z pracy zdalnej korzystać.

Zmienić ma się też kwestia wyboru miejsca wykonywania pracy zdalnej. Dotychczasowe przepisy pozwalają na dokonanie wyboru tego miejsca przez pracodawcę. Tymczasem projektowane zmiany zakładają, że to pracownik wybiera miejsce, z którego ma być świadczona praca i następnie uzgadnia to z pracodawcą. To duża zmiana i dobrze, że jest dyskutowana, bo do tej pory wielu pracowników i pracodawców pytało o to, czy pracodawca może narzucić wykonywanie pracy zdalnej np. z miejsca zamieszkania, a przepisy nie dawały jasnej odpowiedzi. Nowa propozycja nie daje co prawda pracownikom pełnej swobody w wyborze miejsca, ale nie pozwala też na jego narzucenie przez pracodawcę.

Jak zorganizować pracę zdalną?

Dotychczasowe regulacje, czyli dotyczące telepracy oraz pracy zdalnej w dobie epidemii mają zostać zastąpione właśnie pracą zdalną, która będzie mogła być organizowana w następujący sposób:

1. na podstawie uzgodnienia między pracownikiem a pracodawcą (w umowie o pracę lub w drodze porozumienia, które – uwaga – nie będzie wymagane w formie pisemnej, więc wystarczająca byłaby np. forma emailowa),
2. na podstawie polecenia pracodawcy – tak, jak ma to miejsce obecnie, ale projekt ustawy zakłada, że będzie to możliwe tylko w 2 przypadkach:
   – w okresie stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii (uwaga: nie tylko COVID) i w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu,
   – kiedy z powodu działania siły wyższej nie będzie możliwe czasowo zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy (np. pożar, zalanie),
3. na wniosek złożony m.in. przez pracownicę w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia, pracownika opiekującego się innym członkiem najbliższej rodziny lub przez osobę posiadającą orzeczenie o niepełnosprawności,
4. jako tzw. home office  – czyli okazjonalna praca zdalna na wniosek pracownika w wymiarze do 24 dni w roku.

W przypadku polecenia pracy zdalnej dochodzi nowy obowiązek: pracownik będzie musiał złożyć – przed wydaniem polecenia – oświadczenie w formie papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Tu dobrze, gdyby ostatecznie ustawa przewidywała wprost możliwość stosowania formy dokumentowej, czyli np. złożenia oświadczenia w treści emaila. Jeżeli w trakcie wykonywania pracy zdalnej zmienią się warunki lokalowe i techniczne, np. w przypadku awarii sieci lub zmiany mieszkania, to pracownik będzie musiał o tym poinformować pracodawcę, a ten będzie miał obowiązek cofnąć polecenie pracy zdalnej.

Cofnięcie polecenia pracy zdalnej

Cofnięcie polecenia pracy zdalnej może nastąpić w każdym momencie, z co najmniej jednodniowym wyprzedzeniem. Jest to o tyle problematyczne, że pracownik, który np. w okresie jesiennym, w związku z poleceniem pracy zdalnej na skutek doświadczeń ostatnich lat w związku z epidemią COVID-19, zorganizuje sobie pracę w innym miejscu, np. oddalonym o wiele kilometrów od miejsca pracy, będzie musiał liczyć się z tym, że w każdym czasie może zostać odwołane polecenie i konieczne będzie stawienie się w pracy. Pracownicy wykonujący pracę zdalną na polecenie pracodawcy powinni pamiętać więc, że sytuacja może dynamicznie się zmienić. Nie powinni więc traktować polecenia pracy zdalnej jako mogącego trwać bez ograniczeń. Polecenie pracy zdalnej powinno być więc praktykowane tylko wyjątkowo. Ale trzeba tu zaznaczyć, że cały czas pozostajemy w stanie zagrożenia epidemicznego i już to uprawniałoby pracodawcę do polecenia pracy zdalnej jak dotychczas, bez konieczności uzgodnienia tego z pracownikiem.

Co jeżeli pracownik lub pracodawca będą chcieli zakończyć wykonywanie pracy zdalnej? Jeżeli jest wykonywana na podstawie polecenia, to pracownik może zwrócić się o to do pracodawcy, ale ten nie ma obowiązku uwzględniania tego wniosku – wyłącznie do pracodawcy należy decyzja w sprawie cofnięcia polecenia.

Zobacz również: Czy można pogodzić szefa z pracownikiem? – Obopólna korzyść a powrót do biura

Jeżeli jednak praca zdalna jest wykonywana na podstawie indywidualnego porozumienia z pracownikiem, wówczas reguła ta ulega zmianie:

• zarówno pracownik, jak i pracodawca mogą wystąpić do drugiej strony z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Nie trzeba więc czekać na zgodę pracownika lub pracodawcy. Tu strony mogą negocjować termin od kiedy ta zmiana zacznie obowiązywać -mają na to 30 dni od otrzymania wniosku (w formie papierowej lub elektronicznej), a gdy nie dojdą do porozumienia, to uznaje się, że zmiana wchodzi w życie następnego dnia po upływie tych 30 dni,

• pracodawca nie może jednostronnie zdecydować o zaprzestaniu wykonywania pracy zdalnej przez osoby ze szczególnymi uprawnieniami np. pracownicę w ciąży lub pracownika opiekującego się innym członkiem najbliższej rodziny, chyba że dalsze wykonywanie pracy zdalnej nie byłoby możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

Co szczególnie ważne, odmowa wyrażenia zgody na zmianę warunków pracy co do pracy zdalnej, złożenie wniosku o jej wykonywanie przez osobę ze szczególnymi uprawnieniami lub zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej nie mogą być przyczyną uzasadniającą wypowiedzenie umowy o pracę.

Porozumienie czy regulamin pracy zdalnej?

Zasady wykonywania pracy zdalnej należy określić w porozumieniu, które zawiera pracodawca z zakładową organizacją związkową (lub gdy jest ich więcej – ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi).

Uwaga: gdy nie będzie możliwe uzgodnienie z wszystkimi organizacjami, należało będzie uzgodnić te zasady z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników. 

Gdy porozumienia nie uda się wypracować w terminie 30 dni, wtedy pracodawca będzie musiał przygotować regulamin pracy zdalnej. Będzie jednak musiał uwzględnić te ustalenia, które padły w toku uzgadniania ze związkami.

Pracodawca powinien przygotować regulamin także wtedy, gdy nie działają u niego zakładowe organizacje związkowe. Ale ten dokument powinien zostać wdrożony po konsultacji z przedstawicielami pracowników.  Jeżeli nie uda się wprowadzić porozumienia ze związkami lub regulaminu pracy zdalnej, wtedy o jej zasadach decyduje treść porozumienia z pracownikiem lub polecenia pracy zdalnej – w zależności od tego, który tryb zostanie zastosowany.

Treść porozumienia lub regulaminu

Co należy określić w porozumieniu, regulaminie, poleceniu pracy zdalnej lub indywidualnym porozumieniu z pracownikiem? Projekt ustawy przewiduje dość sporo elementów. Należą do nich w szczególności informacje o:

1. grupie lub grupach pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną (ten element musi się znaleźć tylko w porozumieniu z zakładową organizacją związkową lub w regulaminie, a już w dokumentach indywidualnie ustalanych z pracownikiem nie),
2. zasadach pokrywania przez pracodawcę kosztów ponoszonych przez pracownika,
3. zasadach ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu,
4. zasadach porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposobie potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,
5. zasadach kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,
6. zasadach kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
7. zasadach kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
8. zasadach instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Sprzęt, materiały i koszty pracy zdalnej

Także w tym zakresie na pracodawcy spoczywać ma sporo obowiązków. Po pierwsze to pracodawca powinien zapewnić pracownikowi sprzęt niezbędny do wykonywania pracy zdalnej i zapewnić ich instalację, serwis, konserwację albo pokryć ich koszty. Pracownik, pracując na sprzęcie pracodawcy powinien więc sygnalizować problemy związane korzystaniem z niego i oczekiwać zadbania o niezbędne naprawy lub wymianę sprzętu. Strony mogą ustalić także korzystanie przez pracownika ze swojego sprzętu dla celów służbowych. W takiej sytuacji pracodawca będzie także zobowiązany do pokrycia kosztów korzystania z nich.

Zobacz również: Stanowisko pracy dobrej jakości albo odchodzę

Pracodawca ma mieć obowiązek:

1. pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz połączeń telefonicznych i internetu niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub inne koszty określone w miejscu pracy (porozumieniu ze związkami, regulaminie, poleceniu pracy zdalnej lub porozumieniu z pracownikiem),
2. zapłaty na rzecz pracownika ekwiwalentu pieniężnego za korzystanie ze swojego sprzętu.

Zamiast pokrycia powyższych kosztów lub zapłaty ekwiwalentu pieniężnego pracodawca może wypłacić pracownikowi ryczałt. Do tego będzie konieczne określenie jakie mogą być przewidywane koszty ponoszone przez pracownika w celu wykonywania pracy zdalnej. Wydaje się, że ryczałt może być korzystniejszym rozwiązaniem i mniej obciążającym pracodawcę organizacyjnie. Dla jego ustalenia należy przyjąć sprawiedliwe kryteria i wziąć pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, udokumentowane ceny rynkowe i normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Moim zdaniem to najtrudniejszy element planowania pracy zdalnej, zwłaszcza gdy pracownicy pracują w różnych regionach i w różnych warunkach, co może wpływać na wysokość kosztów. Dlatego pracodawcy powinni już teraz zacząć planować te wydatki, bo czas na wdrożenie zmian po wejściu ustawy w życie może być znacząco za krótki. To zwłaszcza istotne dla pracodawców z branży IT, gdzie często pracuje się w modelu Bring Your Own Device (BYOD). Jeśli taki model funkcjonuje też w Twojej organizacji i posiadanie politykę BYOD, należało będzie ją zintegrować z dokumentami regulującymi pracę zdalną na nowych zasadach. Co ważne – planuje się, żeby pokrycie kosztów korzystania ze sprzętu, wypłata ekwiwalentu lub ryczałtu nie były rozumiane jako przychód pracownika. I kolejna ważna uwaga: obowiązek pokrycia kosztów nie dotyczy pracy zdalnej wykonywanej okazjonalnie w tzw. trybie home office.

Czy pracodawca może kontrolować pracownika podczas pracy zdalnej?

W pandemii okazało się, że można sprawnie organizować pracę bez prowadzenia nadmiernej kontroli. Bardziej bazujemy – i całe szczęście – na zaufaniu. Proponowane przepisy dają jednak – to też dobrze, dla zabezpieczenia pracodawcy przed problemami – prawo kontroli pracy zdalnej. Możliwa ma być:

1. kontrola wykonywania pracy zdalnej,
2. kontrola w zakresie BHP,
3. kontrola przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji i procedur ochrony danych osobowych.

Kontrola nie będzie mogła być przeprowadzona poza godzinami pracy pracownika. Co ważne, powinna być przeprowadzona po uzgodnieniu z pracownikiem i nie może naruszać prywatności pracownika lub innych osób, które w danym miejscu przebywają. Musi się więc ograniczać do faktycznego miejsca, w którym pracownik wykonuje pracę. Z proponowanych zmian wynika też, że pracodawca nie będzie mógł przeprowadzić kontroli z zaskoczenia. Także gdy wydarzy się wypadek przy pracy, termin oględzin miejsca musi być uzgodniony z pracownikiem lub jego domownikiem.

Podobnie, jak w przypadku telepracy – bo proponowane zmiany mocno na nich bazują – nie wszystkie obowiązki związane z bhp będą musiały być realizowane. Zniknąć mają m.in. obowiązki zapewnienia pierwszej pomocy w nagłych wypadkach, dbania o stan pomieszczeń, czy zapewnienie urządzeń sanitarnych – to oczywiste, bo byłyby one bezcelowe, gdy praca wykonywana jest np. z domu.

Nie można zapomnieć także o ochronie danych osobowych. Pracodawca ma mieć obowiązek wdrożenia procedur ochrony danych osobowych na potrzeby pracy zdalnej. Teraz jest doskonały moment na przegląd tych procedur. Jeżeli dotychczasowe wewnętrzne regulacje tego nie przewidywały lub były niedostateczne, należało będzie nad nimi popracować. Może powstać odrębna regulacja lub zostać zmodyfikowana np. polityka ochrony danych osobowych. W miarę potrzeby – jak to było już w przepisach dotyczących telepracy – pracodawca powinien przeprowadzić szkolenie i instruktaż w zakresie ochrony danych osobowych w odniesieniu do pracy zdalnej.

Ocena ryzyka

Ocena ryzyka zawodowego nie powstaje w jeden dzień, a najczęściej pracuje nad nią wiele osób. Dobrze już dzisiaj przygotować się i do tego, bo proponowane przepisy zakładają, że pracodawca będzie musiał taką ocenę przygotować w odniesieniu do poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej. Pracownik z kolei, przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej ma potwierdzić (papierowo lub elektronicznie – ale liczę, że i emailowo jednak) zapoznanie się z oceną ryzyka zawodowego i informacją o BHP co do pracy zdalnej i zobowiązać się do ich przestrzegania.

Zobacz również: L4 na wypalenie zawodowe

Zadbaj o zespoły zdalne i stacjonarne na równi

To najważniejsze informacje na temat planowanych zmian. Ale jeszcze na koniec jedna równie istotna kwestia – pracownik korzystający z pracy zdalnej nie może być nierówno traktowany w stosunku do innych pracowników. Dlatego poza dokumentami dotyczącymi pracy zdalnej konieczne jest usprawnienie procesów w firmie, aby nie faworyzować żadnej z grup. Oczywiście osoba pracująca zdalnie ma również prawo do przebywania na terenie firmy, korzystania z pomieszczeń i urządzeń – na tych samych zasadach, jak pracownicy wykonujący pracę stacjonarnie.

Dobrą praktyką jest przyjęcie np. że w organizacji, która pracuje hybrydowo domyślnie spotkania zespołów/grup odbywają się online – żeby każdy, czyj udział w danym spotkaniu jest konieczny, mógł w nim uczestniczyć. Dotyczy to też spotkań nieformalnych – jeśli Twoja organizacja jeszcze nie wdrożyła tego w swoich zespołach, zastanów się nad stworzeniem kanałów na komunikatorach lub wideokonferencji na tematy nieformalne. Bo nieformalne rozmowy budują mocniej poczucie przynależności i sprzyjają integracji pracowników. A to nie tylko sprzyja dobrym wynikom, ale i jest równie jak te wyniki ważne.

Autorka: