Feedback… temat rzeka. Nieudzielanie informacji zwrotnej to jeden z “grzechów głównych” rekruterów, ale z drugiej strony źle skonstruowany feedback może narobić dużo szkody. Z przeprowadzonego przez nas niegdyś badania wynika, że 57% kandydatów zniechęca do potencjalnego pracodawcy właśnie brak informacji zwrotnej odnośnie procesu rekrutacyjnego. Dlaczego konstruktywny feedback jest tak ważny i w jaki sposób go komunikować, żeby wyjść „z twarzą” z każdej sytuacji? Mamy dla Was kilka podpowiedzi na co zwrócić uwagę, a czego bezwzględnie unikać.
Feedback ma ogromy wpływ na candidate experience
Firmy, o których dziś mówimy, że są tzw. “pracodawcami z wyboru” mają opanowane do perfekcji tworzenie lojalności, więzi i zaangażowania. Nie tylko w relacji firma-klient, ale przede wszystkim firma-kandydat. Zastanów się przez chwilę, co czujesz, kiedy organizacja podjęła wysiłek aby Cię poznać i dowiedzieć się kim jesteś? Twoja relacja nabiera wówczas innej, emocjonalnej barwy i zaczynasz myśleć “ciepło” o marce. Taka relacja przekłada się na bezpośrednio na lojalność wobec danego przedsiębiorstwa oraz na to czy polecamy je dalej swoim znajomym czy też nie. I nie dotyczy to tylko klientów – emocjonalny związek z organizacją przekłada się bowiem także na bardziej lub mniej efektywne rekrutacje. Ręka w górę kto tego doświadczył…
Jak to wygląda w praktyce?
Okazuje się, że nie tak różowo, jakbyśmy sobie tego życzyli. Pomimo tego, że od kilku lat dużo i głośno mówi się o wrażeniach kandydatów z procesu rekrutacji, aż 79% kandydatów ma poczucie, że nie zapoznano się w ogóle z ich aplikacją. 62% uważa, że pracodawcy w Polsce nie dbają o relacje z nimi podczas procesu rekrutacyjnego, a 47% zmienia swoje nastawienie do produktów lub usług firmy, która nie zrobiła dobrego wrażenia podczas procesu. Więcej ciekawych danych w badaniu Wyzwania HR.
Na czym oprzeć szczery feedback?
Informacja zwrotna powinna zawierać fakty, a nie opinie.
Fakty są zawsze prawdziwe, dotyczą tego, co się rzeczywiście wydarzyło. Opinie natomiast to Twój subiektywny osąd na dany temat. Dobrym pomysłem jest stworzenie arkusza oceny kandydata, dokumentu, w którym oceniamy kandydatów wg. tych samych kompetencji i postaw, wymaganych na dane stanowisko. Ważne, aby bazować na rzetelnej ocenie każdej osoby biorącej udział w procesie oceny kandydata.
Dodatkowo do rzetelnej oceny konieczne jest również ograniczenie błędów poznawczych, przez które rzeczywistość postrzegamy w sposób nieracjonalny. Błędy te wpływają na nasz ogląd sytuacji oraz na formułowanie naszych poglądów.
Najczęściej spotykane błędy w rekrutacji, to:
- Efekt pierwszego wrażenia – pozytywne lub negatywne pierwsze wrażenie może wpływać na nasz dalszy osąd kandydata.
- Efekt pewności wstecznej – na podstawie, np. CV, listu motywacyjnego lub profilu na LinkedIN mamy już wyrobione oczekiwania co do kandydata. Następnie robimy wszystko, by tylko się w nich utwierdzić.
- Efekt podobieństwa – lubimy osoby, które są podobne do nas. W związku z tym możemy je faworyzować podczas rozmowy.
Co składa się na dobry proces feedbacku?
1. Pilnuj terminów. Jeśli obiecałeś wrócić z informacją zwrotną w przeciągu tygodnia, ale proces decyzyjny się przedłuża – poinformuj o tym i wyznacz nowy termin na odpowiedź. Jeśli nie masz czasu na telefon, napisz smsa lub krótką wiadomość na LinkedIN.
2. Buduj relacje od początku kontaktu. Spersonalizowana wiadomość, odniesienie się do indywidualnych osiągnięć kandydata, przyjazna komunikacja. To tylko kilka elementów na które warto zwrócić uwagę.
3. Zadbaj o systematyczność relacji. Informuj o przebiegu każdego etapu rekrutacji. Kandydatom bardzo zależy na tym, aby wiedzieć jaki jest ich status i kiedy mogą spodziewać się informacji o dalszym etapie.
4. Każdy kandydat powinien być potraktowany indywidualnie. Wiadomość przekaż w taki sposób, aby kandydat nie poczuł, że dostał rutynowego maila.
5. Podkreśl dobre strony, doceń. Jak? Na przykład takimi słowami: zrobiłaś na mnie wrażenie kiedy…, świetnie przygotowałaś ten program, bardzo szybko znalazłeś błąd w kodzie…, Twoja prezentacja zawierała wszystkie kluczowe aspekty…, Cieszę się, że zwróciłaś uwagę właśnie na ten aspekt…, Widzę, że włożyłeś dużo trudu w rzetelne przygotowanie zadania.
6. Zapytaj o wrażenia z procesu rekrutacji tuż po jego zakończeniu czyli tzw. badanie candidate experience. Jeśli nie mamy dużego budżetu, wystarczy krótka ankieta złożona z kilku pytań. Kandydat czuje wtedy, że jego opinia jest ważna, a Ty dodatkowo zyskujesz bardzo cenne informacje, co wymaga poprawy w Twoim procesie.
7. Wiadomość zakończmy pozytywnie. Jeszcze raz wspomnijmy o dobrych aspektach i wyraźmy szczere przeświadczenie, że następnym razem na pewno będzie lepiej. Życzmy powodzenia na rynku pracy.
…i jeszcze więcej dobrych praktyk 🙂
Bazuj na faktach
Jeśli osoba nie przeszła pomyślnie rekrutacji, powinieneś to rzetelnie uzasadnić. Nazwij problem i podeprzyj go faktami. Jeśli uzasadnienie będzie szczere i wiarygodne, kandydat nie poczuje, że jego starania poszły na marne. Dowie się co powinien udoskonalać. Druga strona powinna czuć, że jesteśmy do niej życzliwie nastawieni i mamy dobre intencje.
Pisz kreatywnie
Istnieje wiele bezpiecznych zwrotów, które możesz użyć i są “bezpieczne” w komunikacji. “Zdecydowaliśmy się przyjąć osobę z większym doświadczeniem w naszej branży”, “postawiliśmy na bardziej zróżnicowany zestaw kompetencji”, “ zależało nam na większym doświadczeniu w obszarze… “. Niestety, są kandydaci mocno wyczuleni na tego typu “frazesy” i mogą zarzucić, że zachowujesz się zbyt eufimistycznie. Zamiast używać tych pustych zwrotów, podaj szczegóły prawdziwych przykładów z wywiadu i zaproponuj porady dotyczące poprawy. Prowadzenie notatek przydaje się, zwłaszcza jeśli odbywa się to podczas ustrukturyzowanego procesu rozmowy kwalifikacyjnej, który koncentruje się na pytaniach związanych z pracą.
Bądź taktowny
Miejmy nadzieję, że niewielu rekruterów powiedziałoby kandydatowi, że „jest do bani w pracy zespołowej” 😉 Ale są też inne sposoby na bycie nieświadomie niegrzecznym. Na przykład, jeśli mowa ciała kandydata sugerowała, że jest nadmiernie zdenerwowany, osoby przeprowadzające rozmowę kwalifikacyjną mogą pokusić się o stwierdzenie „zauważyliśmy, że nie czujesz się komfortowo w kontakcie twarzą w twarz, więc jest mało prawdopodobne, że odniesiesz sukces w naszym zespole sprzedaży”. Zamiast tego możesz spróbować udzielić bezpośredniej porady: „Pracuj nad mową ciała i upewnij się, że Twoje ruchy wyrażają entuzjazm”.
Staraj się pomóc
Informacja zwrotna powinna dawać wartość kandydatowi. Zastanów się konkretnie, co mógłby zmienić, aby następnym razem lepiej wypaść podczas rozmowy. Kandydat, który nie został zatrudniony, ale otrzymał odpowiednią informację zwrotną poczuje, że wcale nie stracił czasu i został dostrzeżony. Dodatkowo zyska cenną wiedzę, nad czym powinien jeszcze popracować. I kto wie – być może w przyszłości chętnie weźmie udział w naszej kolejnej rekrutacji i poleci firmę swoim znajomym.
Zautomatyzowany proces feedbacku w platformie IT-Leaders.pl
W platformie IT-Leaders zachęcamy firmy do udzielania szybkiej informacji zwrotnej wszystkim kandydatom. Już od początku postawiliśmy na zautomatyzowany proces feedbacku, który wymusza na pracodawcach informowanie kandydatów o wynikach rekrutacji. Dzięki temu każda biorąca udział w rekrutacji osoba dowiaduje się jak wypadła i czy ma szansę na pracę w danej firmie. Feedback działa dwustronnie. Kandydat ma możliwość zdecydowania jednym kliknięciem czy chce wziąć udział w procesie, a jeśli nie, podać powód odmowy. Szybko i sprawnie.
Tego unikaj!
- Nie porównuj do innych kandydatów
- Unikaj błędów poznawczych
- Nie budź fałszywych nadziei!
- Protekcjonalność? W żadnym wypadku!
- Nie dyskryminuj! Na przykład: „Chcieliśmy kogoś bez zobowiązań poza pracą, który mógłby być stale pod telefonem”. Jeśli odrzucona kandydatka jest pracującą matką lub jest w ciąży, może to oznaczać kłopoty…
Co na to eksperci?
Jak czytamy na blogu Maja Gojtowska: “Z moich obserwacji wynika, że ten negatywny feedback jest w zdecydowanej większości przypadków przyjmowany pozytywnie. Ba! On jest sposobem do budowania pozytywnych wrażeń kandydatów. Wciąż daje go tak mało firm, że kandydaci przyjmują go… z pozytywnym zaskoczeniem.
Dowody? Proszę bardzo! (Znalezione w czeluściach LinkedIN):
Drodzy Rekruterzy! Dbajcie o informację zwrotną w 2022! Jesteśmy pewni, że kandydaci to docenią.
Autorka tekstu: Joanna Tarnawska-Durda
to pierwsza w Polsce platforma łącząca Specjalistów IT bezpośrednio z pracodawcami. Anonimowy, techniczny profil i konkretnie określone oczekiwania finansowe to tylko niektóre z cech wyróżniających platformę. Zarejestruj się i zobacz jak Cię widzi pracodawca.