Wszystko wskazuje na to, że w niedługiej perspektywie czasu 4-dniowy tydzień pracy nie będzie już nieosiągalnym marzeniem, lecz realną możliwością dla wielu pracowników. W ostatnim czasie wiele firm na całym świecie zdecydowało się na testowanie albo wręcz docelowe wprowadzenie skróconego wymiaru pracy. Co ciekawe ich pracownicy zgłaszają nie tylko poprawę jakości życia prywatnego, ale także większą produktywność i zaangażowanie w pracy. Czy zatem 4-dniowy tydzień pracy to tylko kolejny trend, czy może rzeczywiście przyszłość pracy?
Pracuj mądrze, nie ciężko
Pracuj mądrze, nie ciężko – to hasło, które coraz częściej słyszymy w kontekście skracania wymiaru czasu pracy. Truizm, ale ma głębszy sens;)
Zanim przejdziemy do omówienia konkretnych sposobów na skrócenie czasu pracy, warto zwrócić uwagę na wszelkie rozpraszacze, które towarzyszą nam podczas pracy. Często sięgamy po media społecznościowe, odpowiadamy na wiadomości lub słuchamy rozpraszającej muzyki, nie zdając sobie sprawy z tego, że negatywnie wpływają one na naszą produktywność.
Rozpraszamy się, ponieważ potrzebujemy przerwy od intensywnego obciążenia intelektualnego. Nie zawsze jednak nam to pomaga, a czasem wręcz szkodzi. Może się okazać, że po tym rozproszeniu w pracy niewiele zrobiliśmy i musimy zostać dłużej lub odrobić część zadań w domu. To się po prostu nie opłaca.
W artykule przyjrzymy się 3 technikom zarządzania czasem – Kanban, Pomodoro i Getting Things Done – które pomogą nam pracować mniej i osiągać więcej, niezależnie od długości tygodnia pracy.
Kanban – optymalizacja procesów
Kanban to japońska metoda zarządzania (rozwinięta w fabryce Toyoty), która zyskała na popularności w świecie biznesu i pracy w ciągu ostatnich kilku lat. Jej główne założenie opiera się na zapisaniu wszystkich zadań, na przykład na kolorowych karteczkach, a następnie umieszczenie ich na tablicy podzielonej na kategorie – zadania do zrobienia, zadania w toku i zadania ukończone.
Podstawowym elementem Kanban jest tablica z zadaniami (Tablica Kanban – w dosłownym tłumaczeniu „tabliczka z informacjami”) , którą dzielimy na kolumny w zależności od etapu realizacji zadania. Na początku mamy kolumnę Do zrobienia (to do), następnie W trakcie (in progress), a na końcu Zrobione (done). Do tablicy przypisujemy karty z informacjami o zadaniach, które muszą być wykonane. Na kartach umieszczamy nazwę zadania, opis, termin wykonania i inne istotne informacje.
Tablice, stosowane w tej metodzie zarządzania czasem, ograniczają możliwość posiadania niezliczonej liczby zadań „w toku”, przez co wymuszają skupienie się na konkretnym zadaniu.
Aby zastosować Kanban w pracy, należy rozpocząć od stworzenia tablicy z zadaniami. Następnie podzielić zadania na mniejsze kroki i przyporządkować je odpowiednim kolumnom na tablicy.
Każdego dnia rano należy przejrzeć tablicę i określić, jakie zadania należy zrealizować w ciągu dnia. Zadania powinny być przesuwane między kolumnami w zależności od postępu prac. Na koniec dnia pracy warto dokonać krótkiego podsumowania, co zostało zrobione, a co wymaga jeszcze uwagi.
Kanban jest bardzo elastyczny i może być stosowany w różnych dziedzinach życia. Może to być zarówno narzędzie usprawniające pracę, jak i sposób na zorganizowanie domowych obowiązków. Wizualizacja efektów, czyli przenoszenie zadań do sekcji „wykonane” wywołuje u nas satysfakcję, co jest dodatkową motywacją do dalszej pracy:)
Pomodoro – efektywna organizacja czasu
Pomodoro, metoda zarządzania czasem opracowana przez Francesco Cirillo, swoją nazwę zawdzięcza kuchennemu czasomierzowi w kształcie pomidora.
Metoda Pomodoro pozwala na skuteczne zarządzanie czasem i koncentrację na zadaniach. Polega na podziale pracy na cykle – każdy z nich trwa 25 minut, po których następuje krótki odpoczynek. Po każdych 4 cyklach przewidziana jest dłuższa przerwa.
Pracę w myśl techniki Pomodoro możesz zorganizować wg 6 kroków:
- Stwórz listę zadań i uporządkuj je według ważności
- Ustaw czasomierz na 25 minut (cykl pomodoro)
- CZAS INTENSYWNEJ PRACY NAD ZADANIEM (bez przerw) PRZEZ 25 MINUT !
- Zakończ wykonywanie zadania po upływie 25 minut
- Zrób 5-minutową przerwę między kolejnymi pomodoro
- Przystąp do kolejnego zadania lub powróć do zadania niezrealizowanego w czasie poprzedniego pomodoro
Po 4 pomodoro robimy dłuższą, trwającą od 15 do 30 minut przerwę. W jej trakcie wykonujemy zajęcie, które nie jest związane z zadaniem. Pomodoro skutecznie oddziałuje na naszą psychikę – o wiele łatwiej jest nam się skupić w całości na zadaniu kiedy wiemy, że będziemy pracować nad nim „tylko” 25 minut.
Według badań przeprowadzonych przez Pomodoro Technique, Inc. oraz University of Catania, metoda ta może zwiększyć produktywność o 25%. Zastosowanie tej metody może przyczynić się do skrócenia czasu pracy w danym dniu lub tygodniu, ponieważ wymusza ona pracę w krótkich, intensywnych blokach czasu.
Getting Things Done – doprowadzenie zadania do końca
Getting Things Done (GTD) jest metodą zarządzania czasem opracowaną przez Davida Allena, który szczegółowo opisał ją w swojej książce pod tym samym tytułem (w Polsce dostępna jako „Sztuka efektywności. Skuteczna realizacja zadań”). W ogólnym ujęciu, GTD określa sposób zarządzania zadaniami, którego celem jest „doprowadzenie roboty do końca”. W jaki sposób?
Poprzez uchwycenie wszystkich spoczywających na nas zadań w ramy logicznego i niezawodnego systemu, który jednocześnie nie zaprząta naszej głowy i nie odwraca myśli od działania. Proces zarządzania czasem w technice GTD zadaniami składa się z 5 etapów:
Etap 1: Gromadzenie – aby uwolnić głowę od kłębiących się w niej zadań, należy zgromadzić je w jednym miejscu. Na przykład w formie tradycyjnych notatek lub w aplikacji na telefonie.
Etap 2: Analizowanie – zebrane zadania poddajemy wstępnej analizie. Wszystkie z nich przydzielamy do jednej z kategorii: zadania, których wykonanie zajmuje nie więcej niż 2 minuty; zadania, których wykonanie jest bardziej czasochłonne; zadania, które nie mają określonego czasu wykonania; zadania, które nie wymagają już działania, ale zawarte w nich informacje mogą być przydatne w przyszłości; zadania, które nie wymagają działania i do niczego się już nie przydadzą.
Etap 3: Porządkowanie – na tym etapie rozdzielamy zadania, których realizacja zajmuje więcej niż 2 minuty. Przypisujemy je do kategorii: projekty (zadania składające się z mniejszych zadań); najbliższe działania (zadania, które muszą być wykonane jak najszybciej); oczekiwane (zadania, których realizacja wymaga dostarczenia informacji przez inne osoby); kalendarz (zadania z określonym czasem wykonania).
Etap 4: Przeglądanie – przynajmniej raz w tygodniu przeglądamy wszystkie zebrane zadania, w razie potrzeby zmieniamy położenie starych zadań i dodajemy do listy nowe.
Etap 5: Realizacja – realizujemy zadania z listy. Pamiętajmy, że ich planowanie powinno zależeć od trzech czynników: sytuacji, w której się znajdujemy, czasu, jakim dysponujemy w danym momencie oraz energii, jaką aktualnie posiadamy.
Podsumowanie
Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na to, o ile można skrócić czas pracy z wykorzystaniem poszczególnych technik. Ostateczny efekt skracania czasu pracy zależy od wielu czynników, takich jak rodzaj pracy, ilość zadań do wykonania, organizacja czasu, indywidualna produktywność itp. . Z pewnością jednak wprowadzenie skracania czasu mieć pozytywny wpływ na produktywność i zaangażowanie pracowników i warto eksperymentować z różnymi metodami skracania czasu i dostosowywać je do indywidualnych potrzeb i warunków pracy.
Zobacz też:
Czy Polacy chcą 4-dniowego tygodnia pracy?
4-dniowy tydzień pracy – z czym się wiąże dla firm i pracowników (poradnik prawny)
Czy polskie firmy są gotowe na skrócenie godzin pracy? – wywiad z Franciszkiem Georgiewem z Tigers