Praca zdalna na dużą skalę pojawiła się w Polsce wraz z początkiem epidemii SARS-CoV-2 w marcu 2020 roku. Aktualne przepisy specustawy covidowej mają charakter przejściowy i tylko fragmentarycznie regulują kwestie związane ze świadczeniem pracy spoza firmy.
W maju 2021 roku pojawił się długo wyczekiwany projekt zmian w Kodeksie pracy, które mają kompleksowo i na stałe uregulować zasady pracy zdalnej. Projekt wciąż budzi szereg pytań i wątpliwości, dlatego we współpracy z kancelarią PCS Paruch Chruściel Schiffter | Littler Global wybraliśmy 8 pytań, które są najczęściej zadawane przez pracodawców z branży IT.
1. W jaki sposób stosować pracę zdalną na nowych zasadach?
O stosowaniu pracy zdalnej strony umowy o pracę będą mogły zdecydować w przy zawieraniu umowy albo w trakcie zatrudnienia. Co do zasady, praca w formie zdalnej wymagać będzie zgody pracownika. W wyjątkowych sytuacjach, określonych w Kodeksie pracy, praca zdalna będzie mogła być polecana przez pracodawcę jednostronnie.
Ogólne zasady pracy zdalnej będą uregulowane na poziomie zakładowym, w drodze porozumienia lub regulaminu.
2. Co jeśli pracownik oświadczy, że nie ma warunków do pracy zdalnej?
Polecenie pracy zdalnej może dotyczyć tylko takich pracowników, którzy oświadczą, iż mają odpowiednie warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnie.
3. Czy z tytułu pracy zdalnej pracownik uprawniony jest do dodatkowych świadczeń?
Jeśli pracownik będzie wykorzystywał do pracy własny sprzęt, może on liczyć na zwrot poniesionych kosztów z tego tytułu. Dodatkowo, pracodawcy będą zobowiązani partycypować w ponoszonych przez pracownika zdalnego kosztach energii elektrycznej i dostępu do łączy telekomunikacyjnych (internetu).
Wszelkie inne koszty (np. zwiększone zużycie wody, środki higieny, itp.) mogą być rekompensowane, o ile zostanie tak ustalone na poziomie zakładowym albo w indywidualnym porozumieniu.
Zwrot takich kosztów może być określony umówioną kwotą stałego ryczałtu, co z pewnością ułatwi rozliczenia pomiędzy stronami.
4. Czy praca zdalna może przybrać formę pracy hybrydowej?
Tak. Nowe regulacje pozwalają na łączenie pracy z domu z pracą z biura. Nie ma zatem przeciwwskazań, aby pracownik pojawiał się w biurze np. na dwa dni w tygodniu, a przez pozostały czas pracował spoza firmy. Powinno to zostać jednak wyraźnie uregulowane, aby uniknąć konfliktów na tym tle.
5. Czy pracodawca ma prawo kontrolować pracownika w trakcie pracy zdalnej?
Kontrola taka może być przeprowadzona w miejscu i w godzinach wykonywania pracy zdalnej zgodnie z ustalonymi zasadami wykonywania pracy zdalnej. Kontrola pracodawcy powinna być proporcjonalna (tj. nie nadmierna), a także nie może naruszać prawa pracownika i innych osób do prywatności.
6. Czy pracodawca musi wyposażyć stanowisko pracy pracownika zdalnego w biurko, krzesło i inne meble? Kto odpowiada za bezpieczne i ergonomiczne stanowisko pracy?
Nie. Obowiązek zorganizowania stanowiska pracy spoczywa na pracowniku. To pracownik decyduje jak wyglądać będzie jego stanowisko pracy.
Dopuszczenie pracownika do wykonywania pracy zdalnej jest uzależnione od złożenia przez niego oświadczenia potwierdzającego, że stanowisko pracy zdalnej zapewnia mu bezpieczne i higieniczne warunki pracy.
7. Czy w związku z pracą zdalną pracodawca musi sporządzać indywidualną ocenę ryzyka zawodowego dla każdego pracownika skoro warunki pracy w każdym domu są inne?
Nie, na szczęście przepisy przewidują możliwość sporządzenia tzw. uniwersalnej oceny ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk. Oznacza to, że nie ma potrzeby indywidualnej weryfikacji zagrożeń dla pracowników.
8. Kiedy wejdą w życie nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej?
Po upływie 3 miesięcy od dnia odwołania stanu epidemii lub zagrożenia epidemicznego ogłoszonego w związku z SARS-CoV-2. Nowe przepisy zastąpią dotychczasowe rozwiązania wynikające ze specustawy covidowej.
Niezależnie od tego, kiedy to faktycznie nastąpi, warto już teraz przygotować się
do wdrożenia zmian wynikających z planowanych przepisów.
Autor tekstu: Bartosz Tomanek, adwokat, starszy prawnik PCS Paruch Chruściel Schiffter | Littler Global
