Inspirujące historie, Strefa Pracodawcy, Wywiady IT-Leaders

Efektywność w pracy niejedno ma imię i dla każdego może oznaczać zupełnie coś innego. Z reguły informuje nas o skuteczności, a co ważniejsze, opłacalności działań podejmowanych w organizacji. Z naszym dzisiejszym gościem, Łukaszem Szymulą – Country Managerem CEE & Poland w Tradedoubler poruszamy tematy biznesowe… i sportowe, bo jak się okazuje to całkiem korzystne połączenie:) Co ciekawe, Łukasz jest pierwszym w Polsce managerem, który z sukcesem wprowadził
6-godzinny dzień pracy w zarządzanym przez niego oddziale.

O czym porozmawiamy?

  • O fenomenie autorskiego programu Zaangażowanie 3.0
  • Wnikliwym okiem przeanalizujemy biznesowe KPI polskiego oddziału Tradedoubler po wprowadzeniu 6-godzinnego dnia pracy;
  • Dlaczego branie odpowiedzialności jest kluczowe dla powodzenia projektu;
  • Co wspólnego ma nurkowanie z prowadzeniem biznesu;
  • …  o tym, o czym myśli Łukasz podczas biegania;-)

Barbara Kowalewska, CEO IT-Leaders.pl: Jesteś doświadczonym managerem, trenerem biznesu, twórcą autorskiego programu „Zaangażowanie 3.0”, które zostało w 2019 roku wyróżnione w konkursie TOP HR Manager in Action”, przybliż proszę, do kogo jest adresowany?

Łukasz Szymula, Country Manager CEE & Poland Tradedoubler: Program „Zaangażowanie 3.0” wdrożyłem w firmie którą zarządzam – Tradedoubler. Jeśli chodzi o wdrożenie (a wcześniej tworzenie jego koncepcji, działań i zakresu) korzystałem ze swojego doświadczenia jako trener biznesu, mentor, coach i oczywiście jako menadżer. Jest to program, który odwołuje się w głównym stopniu do analizy wewnętrznych potrzeb pracowników (zarządzanie przez indywidualizację).

Do jego kluczowych elementów należą m.in.:

  • Wykorzystanie narzędzi FRIS Style Myślenia i Reiss Motivation Profile na wszystkich etapu cyklu rozwoju Pracownika – od rekrutacji do off-boardingu;
  • Wprowadzenie kultury coachingowej w firmie;
  • Rozwój umiejętności miękkich pozwalających na rozwój inteligencji emocjonalnej i empatii;
  • Wprowadzenie cyklicznych spotkanie współpracowników z przełożonym – PERFORMANCE EMPOWERMENT TALKS;
  • Odpowiednia zmiana modelu bonusowego (znalezienie równowagi pomiędzy potrzebami pracowników a potrzebami biznesowymi organizacji);
  • Skuteczne wdrożenie corocznego badania zaangażowania IC-Potential i co-kwartalnego badania Gallup Q12. Wszystkie wyniki badania są przepracowywane w formie warsztatów i wdrażane przez zespoły i menadżerów;
  • Wszyscy menadżerowie przechodzą Treningi Budowania Relacji;
  • Wdrożyliśmy regularne coroczne badania satysfakcji naszych klientów i partnerów biznesowych i w oparciu o wyniki warsztatowo pracujemy nad zmianami, innowacyjnymi rozwiązaniami etc.;
  • Wprowadziliśmy indywidulany budżet szkoleniowy – pracownicy sami proponują, czego chcieliby się uczyć (a co jest potrzebne do ich rozwoju kompetencji na zajmowanym stanowisku), i otrzymują całość lub część dofinansowania;
  • Na 3 lata przed pandemią wdrożyliśmy możliwość pełnego korzystania z home office;
  • Wprowadziliśmy badanie kultury organizacyjnej (wykorzystujemy metodę OCAI) oraz dystrybucję celów biznesowych w oparciu o metodę OKR.

Jaki jest cel tego programu i na czym polega jego fenomen?

Tych celów Programu jest więcej;) a do najważniejszych – program jest kontynuowany z nieznacznymi zmianami – należą:

  • Utrzymanie wzrostu biznesu – kontynuacja szybkiego rozwoju biznesu poprzez wzrost zaangażowania i lojalności pracowników. Lepsze wykorzystanie zasobów i zwiększona wydajność i produktywność;
  • Work-Life balance – trzymanie dobrej równowagi między życiem zawodowym a prywatnym, lepsze samopoczucie pracowników, więcej czasu na prywatne życie;
  • Employer branding – umacnianie wizerunku Tradedoubler jako wiodącej firmy w polskim marketingu cyfrowym;
  • Retencja pracowników, przyciąganie talentów – skrócony czas pracy jako istotny benefit, ale również jako platforma wyzwalająca innowacyjność w zespole;
  • realizacja celów biznesowych (KPIs);

Myślę, że fenomen naszego projektu przejawia się w tym, że odpowiedzialność za niego na koniec dnia wzięli odpowiedzialność sami pracownicy, zespoły i menadżerowie, co pozwoliło na osiąganie świetnych wyników biznesowych, a same indeksy zaangażowania daleko wybiegają przed wyniki średnie na rynku europejskim czy dla naszej branży.

Brzmi nieźle! Te wyniki na pewno cieszą i dają motywację do kontynuowania programu. Od 12 lat pracujesz dla polskiego oddziału Tradedoubler w Polsce, wprowadzając w nim rewolucję na światową skalę. Jako pierwszy w Polsce i jeden z niewielu na świecie wprowadziłeś 6-godzinny tryb pracy. Jakie są efekty tego wdrożenia?

W maju 2019 roku (a więc znowu sporo przed lockdown) rozpoczęliśmy wdrożenie 6-godzinnego czasu pracy. W pierwszej fazie (maj-sierpień) przygotowywaliśmy organizację do tej dużej zmiany (firma działa na polskim rynku od 15 lat, więc jest to duża zmiana organizacyjna) wprowadzając przejściowo 7-godzinny tryb pracy. W okresie transformacji „wyłapywaliśmy” wszystkie nieefektywne procesy, działania, zmienialiśmy proces pracy i współpracy, tworzyliśmy wiele innowacyjnych rozwiązań i projektów. We wrześniu 2019 roku w pełni i skutecznie rozpoczęliśmy pracę w modelu 6-godzinnym.

Główne zasady 6-godzinnego czasu pracy:

  • Praca 6 godzin dziennie;
  • Dostępność pracownika (online lub offlline) w godzinach 10-14;
  • Zakaz organizowania spotkań wewnętrznych w godzinach 9-10 i po 15;
  • Wszystkie spotkania bieżące nie powinny trwać dłużej niż 30 minut;
  • Pracownicy nie tracą żadnych swoich benefitów oraz nie ma redukcji wynagrodzenia;
  • W pełni swobodny home office – pracownicy sami decydują czy pracują zdalnie czy w biurze (biuro jest dostępne 24/7);
  • Brak dodatkowych kosztów (np. zwiększanie etatów) wynikających ze zmniejszonej ilości godzin pracy.

Efekty są bardzo dobre – wszystkie cele (KPI) zostały praktycznie przekroczone. Poniżej pokazuję wykresy dla kluczowych parametrów biznesowych. Oczywiście dla okresu 2020 należy brać poprawkę na efekty lock-down – działamy w obszarze digital marketingu (sprzedaż online) i jesteśmy beneficjentami zmian jakie nastąpiły w wyniku pandemii.

Liczby mówią same za siebie. Jestem wielką fanką rzetelnego przedstawiania wyników na twardych danych. Opowiedz co tkwi w sukcesie wprowadzonego modelu?

I znowu jak w przypadku programu „Zaangażowanie 3.0” (6-godzinny model pracy jest wprost efektem wdrożenia tego programu) sukces tego rozwiązania zawdzięczamy temu, że za jego wdrożenie, pomysły, działania pełną odpowiedzialność wzięli sami pracownicy. To tak naprawdę ich projekt, a ja jako menadżer dałem przestrzeń to wdrożenia tak dużych zmian.

Wzięcie odpowiedzialności za swoje działania w firmie to duża rzecz. Jak pracownicy zareagowali na tę transformację?

Łukasz Szymula: Przeszliśmy klasyczny cykl zmiany, z tą różnicą że na początku była euforia i radość, a dopiero potem pojawiły się wątpliwości. Jednak mając tak zaangażowany zespół oraz wysoki poziom wzajemnego zaufania, szybko zaczęliśmy pracować nad wieloma aspektami, pozwalającymi nam na skuteczne wdrożenie skróconego czasu pracy.

Mieliście obawy  jak skrócenie czasu pracy wpłynie na efektywność zespołu, a przede wszystkim na wyniki finansowe?

Oczywiście, że tak. Dlatego we wstępnej fazie wdrożenia projekt ten był realizowany jako projekt badawczy w modelu „evidence based”. Do naszych największych wyzwań należało:

  • Wykonywanie codziennych, tych samych zadań w skróconym i elastycznym czasie pracy;
  • Realizacja planów finansowych budżetowych, sprzedażowych etc.;
  • Synchronizacja pracy polskiego zespołu z zespołami w innych europejskich biurach (projekt jest wdrożony w polskim oddziale Tradedoubler);
  • Ograniczona synchronizacja współpracy z klientami i partnerami biznesowymi;
  • Ograniczenie życia społecznego pracowników – naszą kulturą organizacyjną w metodzie OCAI jest Klan, co oznacza, między innymi dużą potrzebę spędzania czasu ze sobą;
  • Potencjalne niezadowolenie wybranych pracowników – niesprawiedliwość społeczna („Tak, pracuję więcej niż inni”);
  • Aspekty prawne – umowy SLA, bieżące umowy z pracownikami, uregulowania w zakresie home office etc.

Wyzwań było sporo, a jeszcze więcej się zmieniło – i to na wielu płaszczyznach.Kiedy doszedłeś do tego momentu, że jest to dobra decyzja biznesowa?

Wiele miesięcy koncepcja rozwijała się w mojej głowie. Ważnym momentem, który wspierał moją decyzję było podsumowanie programu „Zaangażowanie 3.0” i uświadomienie sobie, że zespół jest gotowy na taką zmianę.

Wspominałeś już wcześniej, że projekt wdrożony został w modelu „evidence based” czyli pełnej mierzalności. Co dokładnie mierzycie i w jaki sposób?

Nie ma dobrze (no może poza jednym…) opisanego studium przypadku wdrożenia skróconego czasu pracy na świecie i w Polsce. Skontaktowałem się z szefami kilku firm na świecie, które wdrożyły skrócony czas pracy i odkryłem, że praktycznie, żadna z tych firm nie prowadziła takiej zmiany w pełni badając jak wpływa ona na organizacje. Szczególnie te organizacje, które dłużej działają na rynku i nie są startupem, gdzie łatwiej od początku tworzyć kulturę krótszego czasu pracy. Miałem, też sporo własnych obaw dlatego od początku chciałem, aby w pierwszej fazie był to projekt badawczy w modelu „evidence based”. Wybrałem kilka wskaźników KPIs do sprawdzania wpływu zmiany na pracowników, klientów, biznes, sprzedaż etc. Poniżej prezentuję tabelę głównych wskaźników:

Czy ów model działa tylko w Polsce, czy w szerszej skali?

Tradedoubler działa globalnie na kilkunastu rynkach. Skrócony czas pracy został wdrożony tylko w polskim oddziale. Obecnie na podstawie naszych lokalnych doświadczeń wprowadzamy szereg zmian globalnie analizujemy możliwość wdrożenia skróconego czasu pracy w całej firmie.

Jestem bardzo ciekawa efektów dalszych zmian. A gdybyś miał przeprowadzać tę zmianę jeszcze raz, czy coś zrobiłbyś inaczej?

Teraz z perspektywy czasu uważam, że powinienem wprowadzić tę zmianę 1-2 lata wcześniej 🙂

Szkoda, że czasu nie da się cofnąć;) Przeskoczmy na chwilę do Twoich prywatnych zainteresowań. Internet podpowiada, że jesteś zapalonym nurkiem. Czy sport i biznes idą ze sobą w parze?

Łukasz Szymula: Tak, jestem nurkiem technicznym (nurkuję na wrakach, w jaskiniach i kopalniach) i jest to moja wielka pasja.  Oczywiście, że sport, pasja i biznes idą ze sobą w parze –  dowodzą tego badania naukowe, z których wynika, że posiadanie hobby, uprawianie sportu wpływa na nasze dobre samopoczucie, pozytywny nastrój oraz ogólne poczucie szczęścia. Największy wpływ pasji na działanie w biznesie widzę w takich obszarach jak: budowanie poczucia autonomii, samorealizacja, tworzenie siły mentalnej, budowanie nowych kompetencji, poznawanie nowych ludzi i tym samym zaspokajania swoich potrzeb kontaktów społecznych. Pasja zwiększa siły witalne, automotywację i zaangażowanie. I przede wszystkim wspiera kondycję psychiczną i fizyczną.

Dodatkowo, w szczególności nurkowanie uczy mnie też dobrego planowania, komunikacji w zespole, odwagi i zdrowego rozsądku. No i jest świetnym reduktorem stresu 🙂

Tak jak w wyścigach F1, jednym z najważniejszych elementów wpływających na możliwość wygranej (lub przegranej) jest dobre zaplanowanie pit stop (zatankowanie, zmiana opon, wytarcie szybki, etc.), tak i w biznesie dobre zaplanowanie momentu naładowania baterii jest absolutnie niezbędne w indywidualnej efektywności biznesowej

O tak! podpisuję się obiema rękami – sporty od zawsze były dla mnie silnym motorem napędowym do codziennych działań:) Na koncie masz już kilka maratonów. Czy to sposób na odreagowanie pracy? A może przeciwnie – podczas biegania powstają w Twojej głowie nowe koncepcje biznesowe?

Przez kilka lat byłem zapalonym triatlonistą, wystartowałem w kilkunastu zawodach triatlonowych, maratonach i innych zawodach biegowych. Była to moja druga pasja obok nurkowania. Obecnie, ze względów rodzinnych i czasowych zajmuję się nurkowaniem, a kondycję fizyczną buduję crossfitem. Koncepcje biznesowe tworzą się w różnych momentach mojego życia – najczęściej w rozmowie z innymi. W czasie biegania raczej koncentruję się na relaksie, chociaż zdarza mi się prowadzić w czasie biegania filozoficzne dysputy samym ze sobą:)

Na koniec pytanie specjalne: Jakie 3 główne rady dałbyś managerowi, który rozważa skrócenie pracy swojego zespołu?

Po pierwsze pamiętaj, że nie jest to tylko Twój projekt. To przede wszystkim jest projekt Twojego zespołu. Twój zespół doskonale wie, co należy zrobić, zmienić, usprawnić, aby skrócony czas pracy był efektywny. I miej odwagę, motywację, pokorę i gotowość do wprowadzenia zmian proponowanych przez zespół.

Po drugie – pamiętaj, że jest to niekończący się projekt. Trzeba, być ciągle gotowym na wprowadzanie zmian i usprawnień.

Po trzecie – ciągle badaj, badaj i badaj. I wyciągaj wnioski. I wdrażaj je.

W nurkowaniu masz 4 rodzaje nurków: plażowicz, snorkel, nurek rekreacyjny i nurek głębinowy. I tylko nurek głębinowy może najwięcej zobaczyć, co jest pod wodą. Analogicznie we wdrożeniu takiego projektu musisz być jak nurek głębinowy – budować umiejętność strategicznego myślenia poprzez dokładne pogłębianie tematów i ich dobre zrozumienie. A po „wynurzeniu” dzielić się z innymi swoimi przeżyciami:)

Każdemu managerowi życzę, żeby był właśnie takim nurkiem głębinowym i dostrzegał nie tylko to, co widać, ale też to, co głęboko w sercach i głowach pracowników. Bardzo dziękuję za podzielenie się z nami cennym doświadczeniem i przemyśleniami i oczywiście życzę Ci samych dalszych sukcesów:)