Pierwsze dni w nowym miejscu pracy nie są łatwe. Dla wielu pracowników, nawet tych doświadczonych, kojarzą się z dawką stresu, pomieszaną z nutą ekscytacji i niepewności. Jaka będzie nowa organizacja, jakim okaże się mój przyszły szef, jak dogadam się z kolegami z zespołu – te i inne pytania zadają sobie kandydaci. Aby dobrze powitać nową osobę w zespole musimy zadbać o to, by czuła się zaopiekowana i wyposażona w jak najwięcej informacji już na początku.

  • Jak zrobić to dobrze;
  • Kiedy właściwie można mówić o początku procesu on-boardingu, a w którym momencie się kończy;
  • Czy pracownice wracające po ponad roku z urlopu macierzyńskiego powinny być jeszcze raz wdrażane do firmy;
  • Jak pożegnać się z klasą…

 Zapraszamy do lektury artykułu, gdzie opowiemy więcej o skutecznym pre-, re- i off-boardingu i postaramy się odpowiedzieć na nurtujące wielu HRowców pytania.

On-boarding to inaczej szereg działań związanych z adaptacją nowego pracownika. Adaptacja to pojęcie bardzo szerokie i wiążą się z nią nie tylko działania formalne, takie jak: skierowanie na badania, przygotowanie i podpisanie umowy, dopięcie pozostałych formalności kadrowych, ale też szereg nieformalnych działań, bardziej wynikających z kultury organizacyjnej firmy.

Pre-boarding to rzadko używane pojęcie, jednak najważniejsze z punktu widzenia zrekrutowanej osoby. Zaczyna się już w momencie złożenia przez kandydata aplikacji. Obejmuje wszystkie doświadczenia z procesu rekrutacyjnego – od momentu pierwszego telefonu od rekrutera. Kandydat w procesie pre-boardingu zwraca uwagę takie elementy jak: spójność komunikacji firmy – a więc na ile informacje z ogłoszenia pokrywają się z usłyszanymi podczas wstępnej rozmowy. Ponadto sprawdza czy rekruter jest słowny, przesyłając obiecanego maila lub dzwoniąc o danej godzinie. Należy pamiętać, że suma doświadczeń kandydata z procesu rekrutacji (tzw. Candidate experience) ma kluczowe znaczenie w powiedzeniu magicznego „tak” pracodawcy. Jeszcze przed formalnym rozpoczęciem współpracy, wiele firm zaczyna pre-boarding, czyli działania mające na celu wzmocnienie więzi ze zrekrutowaną osobą. Pre-boarding może obejmować nieoczywiste działania, które zazwyczaj są bardzo miło odbierane, np.:

  • Spersonalizowany mail od przełożonego, witający nową osobę w zespole (niektóre firmy idą o krok dalej i nagrywają przekaz w formie video – efekt „wow” gwarantowany!). Nowy szef przekazuje kilka ciepłych słów, zapewnia, że wraz z teamem cieszy się na przybycie nowego pracownika, przedstawia siebie i zespół. Mail może być oczywiście szablonem, pamiętajmy jednak zawsze o właściwej personalizacji – jeśli nie w całej treści, to przynajmniej na początku.
  • Poinformowanie o tym, co czeka pracownika w pierwszym tygodniu pracy – nie musi być to szczegółowy plan, opisujący godzinę po godzinie, a jedynie ogólny zarys. Może to zabrzmi prozaicznie, ale warto napisać czy będą przewidziane lunche, czy pracownik musi zadbać o nie we własnym zakresie;
  • Określenie, jakich dokumentów będzie potrzebował Dział Kadr;
  • Bardzo rzetelne i dokładne maile, z datą, godziną, imionami i nazwiskami osób, a nawet informacja o tym z kim spotka się przy recepcji (w tym przypadku zasada „im mniej, tym lepiej” nie działa. Określmy godziny pracy, napiszmy jaki dress code preferujemy. W dzień przyjścia nowej osoby planujemy więcej zatrudnień? Dajmy o tym znać nowym osobom – zazwyczaj wśród takich pracowników nawiązują się trwałe relacje, mogące trwać przez cały stosunek pracy i dłużej.
  • KOMUNIKACJA is the King! Jeśli nowy pracownik ciągle ma pytania lub nie wszystkie kwestie są jasne – zadzwońmy, zapytajmy czy czegoś nie potrzebuje, wesprzyjmy dobrym słowem. Przyjazne: „będzie dobrze”, „czekamy na Ciebie z niecierpliwością”, „jesteśmy wraz z całym zespołem gotowi na Twoje przyjście” zadziała uspokajająco i napełni kandydata większą pewnością siebie.

Niektóre firmy idą jeszcze o krok dalej w budowaniu relacji z nowym kolegą/koleżanką. Czy zdarzyło się Wam dostać kosz pełen kwiatów, słodyczy lub worek firmowych gadżetów na adres domowy, jeszcze przed rozpoczęciem pracy? Jeśli nie, wszystko przed Wami, bo i takie praktyki przywędrowały do Polski z USA. Pionierami są firmy z branży IT, w których walka o zrekrutowanie i utrzymanie programisty jest ogromna, a zbudowanie zaangażowania to gra warta świeczki. Jedna z amerykańskich firm podczas rozmowy rekrutacyjnej wnikliwie pyta o hobby i zainteresowania kandydata, a później wysyła mu prezent, związany z jego pasją, jeszcze przed rozpoczęciem pracy 😊 Inne ślą kosze z kwiatami lub słodyczami dla partnerów nowego pracownika. Pamiętajmy, jeśli firma nie dysponuje budżetem na tego typu działania, szereg z nich można zrobić totalnie bez kosztowo, kierując się kreatywnością i pomysłem! Pre-onboarding to świetna okazja, by zacieśnić relacje między działami: HR i Marketingiem – co dwie głowy to nie jedna, a raczej co dwa działy, to nie jeden 😊.

Powroty nie takie straszne… ale tylko z dobrym re-boardingiem

Powroty pracowników do firmy już nie kojarzą się tylko z dłuższą absencją spowodowaną chorobą lub urodzeniem dziecka. Coraz więcej pracowników czuje potrzebę odbycia wolontariatu gdzieś w egzotycznych krajach, decydując się na urlop bezpłatny, wyjeżdża się kształcić za granicą lub (niestety mniej popularne w Polsce, ale na Zachodzie i w Stanach Zjednoczonych bardzo) decyduje się na przerwę zawodową z powodu wypalenia. Możemy też wskazać na sytuacje, kiedy pracownik zwalnia się, a później wraca „na stare śmieci”, bo jest rozczarowany nową firmą bądź nie odpowiada mu nowa kultura organizacyjna, bezpośredni przełożony, etc. Co w takim razie z matkami, które po ponad roku wracają z urlopu macierzyńskiego? Okazuje się, że firmy zapominają by zakomunikować to w organizacji, a kobiety pozostawione są samym sobie w pierwszych dniach. Powrót po przerwie zawodowej spowodowanej opieką nad nowym członkiem rodziny może być mniej bolesny z dobrze zaplanowanym programem re-boardingowym.

Jakie są korzyści z ponownego zatrudnienia?

Na korzyści wskazują zarówno HRowcy, jak i Managerowie, ponieważ powracający pracownik (w literaturze zwany boomerangiem) doskonale zna kulturę organizacyjną danej firmy i wie jak się w niej odnaleźć. Ponadto Przełożony wie jak pracuje i czego może od niego wymagać. Dla firmy to dużo mniejszy koszt zatrudnienia niż w przypadku klasycznej rekrutacji zewnętrznej. Uważa się, że powracający pracownik nie wymaga ponownego wdrożenia. Naszym zdaniem jest to błędne myślenie. Zależy oczywiście po jakim czasie wraca, ale jeśli jest to perspektywa dłuższa niż rok, ponowne wdrożenie będzie konieczne. W ciągu roku każda organizacja przechodzi szereg zmian, dochodzą nowi pracownicy, zmieniają się priorytety, pojawiają się nowe wyzwania, ewoluują klienci – w te wszystkie obszary należy wdrożyć powracającego pracownika – nawet jeśli mamy wrażenie, że wszystko wie. Dobrze zaplanowany proces re-boardingu jeszcze bardziej wzmocni morale boomeranga, a także całego zespołu – nasza firma będzie postrzegana, jako miejsce, gdzie dobrze się pracuje (lepiej niż u konkurencji) oraz jest możliwość powrotu.

Najczęstsze błędy re-boardingu to przede wszystkim jego brak – myślenie, że pracownik zna organizację, więc wdrożenie nie jest potrzebne. Niezwykle istotnym elementem, bardzo często pomijanym, jest właściwa komunikacja. Jest to kluczowy element, aby nie pojawiły się niepotrzebne plotki wśród zespołu. Warto porozmawiać o tym z boomerangiem – zapytać jak chciałby być przedstawiony, bo być może ma na to własny pomysł. Zadbajmy o jego komfort, a zespół wyposażmy w informację, dzięki czemu unikniemy szeptania przy ekspresie w kuchni i posądzania o nepotyzm, „kolesiostwo”. Kolejna kwestia to systemu IT – przypomnienie na jakich narzędziach pracujemy, sprawdzenie dostępów, sprzętu a także zwrócenie uwagi na nowości.  

Off – boarding, czyli jak pożegnać się z klasą

Firmę poznaje się po tym, jak żegna się z pracownikami. W przeciwieństwie do on-boardingu, off-boarding nie jest zbyt popularny w polskich spółkach, a może sporo namieszać…

Off-boarding to proces zarządzania doświadczeniami pracowników pod koniec ich współpracy z firmą, a więc od momentu zwolnienia/złożenia wypowiedzenia, aż do ostatniego dnia w firmie i pożegnania. Organizacje skupiają się bardzo mocno na procesie rekrutacji, pisząc piękne ogłoszenia rekrutacyjne, prowadząc przyjazną komunikację z kandydatami. Co więc nie gra na końcu, kiedy nadchodzi czas rozstania? Przyczyn można upatrywać w braku wiedzy jak rozstanie przeprowadzić, aby było jak najbardziej łagodne dla dwóch stron. Zdarza się, że rozstaniom towarzyszą negatywne emocje, dyskomfort, jaki niesie zwolnienie, a często – obrażenie się pracownika na firmę i odwrotnie – niedowierzanie jak dany pracownik mógł się zwolnić. Aby nie dać się ponieść emocjom w tak trudnym okresie, Działy HR powinny być wyposażone w jasne zasady postępowania, opatrzone check-listą, ponieważ odpowiednio zakomunikowane i przeprowadzone zwolnienie pozwala się rozstać w lepszej atmosferze, w poszanowaniu godności pracownika.

Off-boarding krok po kroku

Przebieg procesu jest podobny, niezależnie od której strony wyszła decyzja o rozstaniu. Przede wszystkim należy skupić się na kwestiach formalnych, takich jak decyzja o zwolnieniu z obowiązku świadczenia pracy, podpisanie dokumentów, wyliczenie zaległego urlopu i sposób jego wykorzystania. Bardzo ważnym aspektem jest komunikacja. Polecamy, aby była ona dość ogólna, ale konkretna i nie pozostawiająca miejsca na niedomówienia i plotki. W komunikacji nie podaje się zazwyczaj powodów rozstania, a informacje ważne dla zachowania ciągłości pracy, tj. do kiedy ta osoba pracuje, kto przejmie jej obowiązki. Zadbanie o transfer wiedzy i wyznaczenie zastępcy leży po stronie Managera. Ostatni dzień to czas na zdanie karty wstępu do biura lub klucza oraz wszystkich sprzętów, zgodnie z protokołem zdawczo-odbiorczym oraz zablokowanie dostępów i przekierowanie maila. Świetną okazją by dowiedzieć się co odchodzący pracownik myśli o organizacji jest przeprowadzenie „exit interview”. Nie zostawiajmy tego na ostatni dzień, a podczas samej rozmowy zadbajmy o komfort, neutralny grunt i atmosferę szczerości. Warto zapytać o prawdziwe powody odejścia, dobre i złe momenty w pracy, obszary do poprawy. Jeśli Dział HR ma taką możliwość, powinien zaproponować pomoc w napisaniu nowego CV oraz poszukiwaniach pracy (tzw. Outplacement). Nie należy być nachalnym i jeśli pracownik odmówi – trzeba uszanować jego decyzję. Pamiętajmy aby na koniec podziękować za współpracę i docenić trud włożony w codzienne obowiązki.

Pre-onboarding, re-onboarding i off-onboarding czyli nowe pojęcia na znane procesy – warte zapamiętania i wdrożenia przez Działy HR w firmie. Podstawą dla każdego z nich jest szczera, otwarta komunikacja oraz podejście na zasadzie „human tu human”. Pamietajmy, że po drugiej stronie stoi człowiek z całą gamą emocji, mniejszym lub większym bagażem doświadczeń, potrzebujący fair traktowania i jasnych zasad gry.

📣📣 Trwa emisja akcji Tech Hire S.A., właściciela platformy IT-Leaders. Dołącz i zostań akcjonariuszem. Sprawdź: www.emisja-itleaders.pl