Wygląda na to, że pomimo zniesienia przez ustawodawcę większości restrykcji związanych z pandemią koronawirusa, praca zdalna, która zyskała na popularności podczas pandemii, pozostanie z nami na dłużej. Pracodawcy, wychodząc naprzeciw potrzebom pracowników, niejednokrotnie umożliwiają im również wykonywanie pracy zdalnej z zagranicy. To, co jeszcze dwa lata temu było szczególnym benefitem, dzisiaj jest już standardem. Jest to trend szczególnie widoczny w branży IT. Przed wyrażeniem zgody na tego rodzaju formę wykonywania pracy, pracodawcy powinni jednak pamiętać o tym, aby odpowiednio zabezpieczyć swoje interesy i zminimalizować potencjalne ryzyka. W przeciwnym wypadku grożą im kary, które oscylować mogą na poziomie kilkudziesięciu do nawet kilkuset tysięcy euro. Aby nieco ułatwić proces identyfikacji tych ryzyk, przedstawiamy podsumowanie najistotniejszych z perspektywy pracodawców zagadnień, związanych z umożliwieniem wykonywania pracy zdalnej z zagranicy.
1. Regulamin pracy zdalnej
Pracodawca, który umożliwia pracownikom wykonywanie pracy zdalnej z zagranicy powinien wprowadzić regulamin określający zasady wykonywania takiej pracy. W regulaminie warto określić, którzy pracownicy mogą korzystać z tej formy wykonywania pracy, w jaki sposób mogą o to zawnioskować oraz z jakim wyprzedzeniem powinni to zrobić. Rekomendowane jest także uregulowanie kwestii rozliczania kosztów prądu, Internetu oraz sprzętu. Co istotne, to, że Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej już od wczesnego etapu pandemii pracuje nad uregulowaniem pracy zdalnej w kodeksie pracy, nie stoi w sprzeczności z opracowaniem regulaminu. Wręcz przeciwnie, jeżeli pracownicy korzystają z pracy zdalnej, w tym z zagranicy, warto taki regulamin wprowadzić jak najszybciej, aby zabezpieczyć interesy pracodawcy.
2. Weryfikacja warunków pracy
Pracodawcy powinni być świadomi, że ich obowiązki mogą różnić się w zależności od tego, gdzie pracownik będzie wykonywał pracę w formie zdalnej. Między wewnętrznymi regulacjami dot. prawa pracy, obowiązującymi w poszczególnych krajach, występują bowiem istotne różnice. W skrajnych przypadkach może okazać się, że dopełnienie wszystkich formalności związanych z umożliwieniem pracownikowi wykonywania pracy zdalnej z innego kraju potrwa nawet do kilku miesięcy. Dlatego każdorazowo przed wydaniem zgody na wykonywanie pracy zdalnej z zagranicy pracodawcy powinni oni zweryfikować, jakich formalności należy dopełnić, a także oszacować koszty i realną datę, w której pracownik będzie mógł rozpocząć świadczenie pracy z zagranicy. Warto w tym celu wdrażać w organizacjach właściwy proces weryfikacji warunków pracy z innych miejsc świata.
3. Warunki BHP
Należy pamiętać, że nawet gdy pracownik wykonuje pracę w formie zdalnej z zagranicy, pracodawca wciąż odpowiada za zapewnienie mu bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Z uwagi na to, w regulaminie pracy zdalnej warto uregulować także kwestie związane z BHP i zobowiązać pracowników do tego, aby wykonując pracę w formie zdalnej zapewniali sobie warunki spełniające zasady BHP. Dobrą praktyką, pozwalającą na ograniczanie związanych z tym ryzyk jest także odbieranie od pracowników oświadczeń, w których pracownicy potwierdzą znajomość zasad BHP i stosowanie się do nich.
4. Ubezpieczenie pracownika
Pracodawca powinien zadbać o to, aby pracownik wykonujący pracę zdalną z zagranicy posiadał ubezpieczenie w celu pokrycia kosztów leczenia i ewentualnej hospitalizacji w kraju, w którym praca jest wykonywana. Rozwiązanie takie jest niezbędne w przypadku, gdy pracownik będzie wykonywał pracę zdalną poza terenem UE. Natomiast, mimo że w razie wykonywania przez pracownika pracy zdalnej na terenie UE pewne zabezpieczenie daje już uzyskanie przez pracownika karty EKUZ, rekomendujemy zobowiązanie go do tego, aby wykupił także kompleksową polisę.
5. Kontrola wykonywania pracy zdalnej
W regulaminie pracy zdalnej można również uregulować kwestie dotyczące zasad kontroli przestrzegania przez pracowników ustalonych reguł związanych z wykonywaniem pracy zdalnej z zagranicy. Uważamy, że pracodawca powinien przynajmniej zobowiązać pracowników do każdorazowego informowania go o miejscu, w którym wykonują oni pracę w formie zdalnej – rozwiązanie to pozwoli zachować kontrolę nad tym, czy pracownik przestrzega ustalonych warunków.
Oczywiście potencjalnych ryzyk i formalności związanych z pracą zdalną z zagranicy jest znacznie więcej, ale już sama uważność na powyższe kwestie pomoże podjąć decyzję o tym, czy w ogóle umożliwiać pracownikom wykonywanie obowiązków w takim trybie oraz uświadomić z jakiego rodzaju konsekwencje mogą się z tym wiązać.
Za wpis dziękujemy serdecznie ekspertom z kancelarii PCS Paruch Chruściel Schiffer | Litter Global.
Autorki:
- Kinga Ciosk, prawniczka w kancelarii PCS Paruch Chruściel Schiffter | Littler Global;
- Kinga Polewka-Włoch, prawniczka w kancelarii PCS Paruch Chruściel Schiffter | Littler Global w biurze w Katowicach.
.
