Zupełnie inaczej zarządza się energią podczas spotkań stacjonarnych, a całkiem inaczej wirtualnie. Jest wiele różnic pomiędzy obiema formami, które mogą przysporzyć wiele trudności. O to jak skutecznie przeprowadzać zdalne spotkania i warsztaty spytaliśmy Joannę Ostafin z Project People .

Barbara Kowalewska, CEO IT-Leaders: Znaleźliśmy się w sytuacji pandemii, kiedy wiele firm musiało przenieść swoje działanie do świata wirtualnego. Czy to jest trudne? 

Joanna Ostafin: Wiele firm stanęło przed bardzo dużym wyzwaniem, ponieważ musiały one przenieść wszystkie swoje procesy w formę zdalną. Wszystkie te aktywności, które mieliśmy do tej pory, przenieśliśmy w świat online. W momencie, kiedy ktoś na co dzień nie pracował w ten sposób, to może to być bardzo trudne. Okazuje się bowiem, że nie znamy narzędzi, nie znamy możliwości, nie wiemy jak takie coś zorganizować. Zupełnie inaczej zarządza się energią podczas spotkań stacjonarnych, a całkiem inaczej wirtualnie. Jest wiele różnic pomiędzy obiema formami, które mogą przysporzyć wiele trudności. 

Barbara Kowalewska: Jakie problemy mogą się pojawić?

Joanna Ostafin: Mogę wymienić trzy najważniejsze problemy, które wyłaniają się z badań z naszymi klientami i rozmów z różnymi zespołami. Pierwszy problem to przede wszystkim mniejsze zaangażowanie uczestników. W momencie, kiedy jesteśmy wszyscy w jednym biurze, w jednym miejscu, to bardzo łatwo jest utrzymać zaangażowanie. Np. standup, albo daily – wszyscy stoją, wszyscy są sfokusowani na tym, co druga osoba mówi. Natomiast w momencie, kiedy jesteśmy zdalnie, to ta interaktywność jest dużo mniejsza, wszyscy się rozpraszają, zwracają uwagę na rzeczy nieistotne. 

Kolejny problem związany jest z utrzymaniem interaktywności. To jest zawsze duże wyzwanie. Kiedy zespoły pracują ze sobą stacjonarnie, wtedy korzystają z różnych artefaktów, które są dostępne, np. roadmapy, tablice, karteczki. W przypadku, kiedy muszą przejść w tryb online, to nagle staje się to trudne. I często wtedy wiele rzeczy przekazywanych jest w jak najprostszy sposób, przez to jest mało interaktywnie i angażująco. 

Trzecim problemem jest nieznajomość narzędzi. Kiedy osoby pierwszy raz korzystają z jakiegoś narzędzie, to dużo więcej czasu zajmuje ustawienie takiego spotkania i rozpoczęcie go. Zanim wszystkie osoby włączą się, zrozumieją narzędzie i wszystkie elementy techniczne będą w porządku może minąć wiele czasu.

Barbara Kowalewska: Sama również prowadzisz takie warsztaty zdalnie, jak sobie radzisz z rozwiązywaniem tych problemów, które wymieniłaś?

Joanna Ostafin: Prowadzę bardzo dużo warsztatów online, ponieważ na co dzień pracujemy również z klientami zagranicznymi, więc dla nas to norma. I w oparciu o to doświadczenie jestem w stanie wymienić kilka zasad, o których warto pamiętać. 

Pierwszy aspekt to narzędzia. Warto korzystać z kilku narzędzi i to jest w porządku, jednak na początku polecam wysłać uczestnikom taki przewodnik po tych, z których będziemy korzystać. I tutaj jest wiele różnych metod, ponieważ możemy wysłać po prostu instrukcję do tych narzędzi, możemy również zlecić, żeby osoby zapoznały się z nimi  oraz (najbardziej interaktywnie) możemy zorganizować ćwiczenie rozgrzewkowe, które pozwoli przetestować narzędzie i dzięki temu zagospodarujemy ten temat.

Kwestia interaktywności i zaangażowania trochę wiąże się z tymi narzędziami. Ja jestem dużą przeciwniczką spotkań, które polegają tylko na video-rozmowie, jeśli trwają ponad 30 minut. Jeśli nie chcemy tylko i wyłącznie czegoś omówić, ale chcemy podyskutować i podjąć jakieś akcje, to rozmawiając cały czas patrząc się na siebie może nam być trudno utrzymać uwagę. Ja wtedy wolę pracować z różnymi narzędziami, które pozwolą uatrakcyjnić rozmowę. Narzędzia pomagają z jednej strony w uporządkowaniu informacji czy podsumowaniu spotkań, z drugiej poprawiają interaktywność.

Barbara Kowalewska: Nie bez kozery zwracasz tak dużą uwagę na narzędzia, ponieważ sama jesteś autorką e-booka na temat narzędzi do warsztatów zdalnych. Możesz zdradzić nam coś więcej?

Joanna Ostafin: Tak jak wspominałam, jako firma bardzo dużo pracujemy zdalnie z naszymi klientami. Więc taka sytuacja, która ostatnio się wydarzyła, tzn. że musieliśmy przejść na pracę zdalną, nie była dla nas niczym nowym. Inicjatywa e-booka wyszła w zasadzie od zespołu. Powstał pomysł, że dobrze byłoby wykorzystać narzędzia, z których my korzystamy na co dzień – uporządkować je i zarekomendować innym osobom pracującym w formie zdalnej. A jednocześnie chcieliśmy uczynić trochę dobra, ponieważ 50% przychodów ze sprzedaży e-booka przeznaczymy na Szpital Uniwersytecki w Krakowie.

Zebraliśmy siły całego zespołu i wydaliśmy e-booka. Przygotowaliśmy strategię promocji, zaczęliśmy udostępniać i oto jest. 

Barbara Kowalewska: Co czytelnicy mogą znaleźć w środku?

Joanna Ostafin: Starałam się zagospodarować trzy główne tematy, które uważam, że są taką pigułką wiedzy, która pozwala zacząć prowadzić efektywne spotkania online, które nie są tylko video-rozmowami. 

Pierwszy obszar to jest tips & tricks – wskazówki na co warto zwracać uwagę, żeby przeprowadzić dobre spotkanie i to się wiąże z najczęstszymi problemami, które się pojawiają – utrzymanie uwagi, narzędzia, długość warsztatu. I to jest w pierwszej części.

W drugiej części lista +25 narzędzi, które warto stosować właśnie do spotkań online. To nie są tylko i wyłącznie narzędzia do komunikacji typu Zoom czy Google Hangouts. Bardziej skupiłam się na tych narzędziach, które pozwalają nam pracować zdalnie na takich spotkaniach, czyli zorganizować jakiś brainstorming, feedback session i tym podobne interakcje. Co ważne, posegregowaliśmy te narzędzia w różne kategorie i do każdego napisaliśmy rekomendację, do jakiego typu warsztatów warto je wykorzystać. Wybraliśmy tylko te narzędzia, które są w jakiś sposób w wersji darmowej, tak by każdy z czytelników mógł je sobie przetestować.

I ostatnia część tego e-booka zawiera dodatek od nas – przepis na kick-off projektu w momencie, kiedy przeprowadzamy go zdalnie. Jest to w formie scenariusza warsztatu, gdzie rekomendujemy z jakich etapów powinien się składać, ile te etapy powinny trwać oraz jakich narzędzi użyć do ich realizacji. Zazwyczaj podajemy 2-3 narzędzia, by każdy mógł wybrać takie, które najbardziej mu odpowiada.

Barbara Kowalewska: Z myślą o jakiej grupie osób tworzyliście tego e-booka?

Joanna Ostafin: E-book może przydać się z jednej strony tym, którzy na co dzień prowadzą warsztaty i musieli przenieść je teraz do świata online, a z drugiej strony tym, którzy zajmują się projektowaniem – UX/ UI Designerzy, Service Designerzy oraz osoby, które organizują takie procesy czyli Product Ownerowie, Scrum Masterzy. W zasadzie cała branża IT. Ale nie tylko. 

Wszystkie osoby, które prowadzą warsztaty i chciałyby to robić online, znajdą w e-booku narzędzia, które mogą im w tym pomóc. Polecam również wszystkim, którzy chcą po prostu prowadzić bardziej efektywne spotkania. Na przykład na rozmowie sprzedażowej, aby w zmapować wszystkie problemy potencjalnego klienta i to, w jaki sposób można by je rozwiązać. Zastosowanie jest szerokie, od HR’u i sprzedaży, przez branżę IT po branżę kreatywną. 

Barbara Kowalewska: A czy planujesz wydanie jakiś kolejnych e-booków?

Joanna Ostafin: Ten e-book wyszedł trochę z potrzeby chwili, bardzo spontanicznie. Całym zespołem zmotywowaliśmy się, by go opublikować. Wiedzę na temat prowadzenia warsztatów zdalnych mamy już skumulowaną w zespole, więc było to dużo łatwiejsze. Natomiast gdzieś to było zawsze moje małe marzenie, by dzielić się w ten sposób wiedzą. Jeśli więc taka forma się przyjmie, na pewno będę to kontynuować w obszarach, którymi zajmuję się na co dzień, czyli właśnie prowadzenia warsztatów i projektów oraz badania.

Barbara Kowalewska: Jakich 3 rad udzieliłabyś osobie, która chciałaby zamienić warsztaty stacjonarne na zdalne?

Joanna Ostafin: Z racji tego, że teraz bardzo dużo pracujemy zdalnie (i pewnie jeszcze będziemy) oraz ze względu na obecną sytuację, to skusiłabym się na tym, by uczynić te spotkania bardziej interaktywne, ponieważ wtedy stają się bardziej wartościowe. Im bardziej się angażujemy, tym mocniej i szybciej chłoniemy wiedzę. 

Kolejną poradą jest określenie agendy, by każde spotkanie miało swój cel, konkretny przebieg i wynik, jaki chcemy osiągnąć. I tutaj znowu możemy korzystać z różnych narzędzi – notatek, tablic, mapy myśli. Ważne, by kończyć konkretnym podsumowaniem tego, co dana osoba powinna dalej zrobić.

I myślę, że taka trzecia zasada to to, by spotkania były proste, konkretne i na temat. Trochę wiąże się to z tym, by miały one określoną agendę. Warto zastanowić się, jak dany temat jesteśmy w stanie zorganizować w formie zdalnej w sposób najbardziej efektywny. 

Joanna Ostafin Lean UX Strategist & Co-founder at Project: People  ||  Co-founder at DesignWays Conf & KID  ||  UX & Startups & Workshops [PL] Bardzo krótkie bio: Na co dzień zajmuje się niezgadzaniem się ze swoimi klientami – pomaga przejść od innowacyjnego pomysłu do realnego produktu, wspierając klientów w zakresie weryfikowania kolejnych hipotez. Szczerze zakochana w podejściu Lean (Lean Startup & Lean UX). Współzałożycielka Project: People i Krakowskiej Inicjatywy Designerskiej. Organizatorka DesignWays Conf. Fanka kalisteniki, biegów z przeszkodami i… ludzi.