„To co zrobisz, to jak się zachowasz w ciągu najbliższych tygodni, ludzie zapamiętają na lata. Właśnie budujesz prawdziwą kulturę Twojej firmy” – Patrick Lencioni.
O tym jak komunikować się z pracownikami w czasie kryzysu, jak obecnie zadbać o wizerunek firmy i stworzyć przewagę na czas, gdy wrócimy do normalnego funkcjonowania rozmawiamy z Martą Pawlak-Dobrzańska, z Great Digital.
Barbara Kowalewska, CEO IT-Leaders: Jak pokazują doświadczenia poprzednich kryzysów, w sytuacji, gdy firmy odnotowują straty, jednym z pierwszych działów, w którym przeprowadza się cięcia jest HR. Czy Twoim zdaniem w obecnej sytuacji firmy powinny zredukować wydatki na działania HRowe?
Marta Pawlak-Dobrzańska: Myślę, że dużo będzie tutaj zależało od branży, w jakiej działa nasza firma. Inaczej sytuacja będzie wyglądała w branży turystycznej czy eventowej, które przeżywają obecnie bardzo trudny czas, a inaczej np. w ecommerce, który szybko się rozwija.
Warto też oczywiście podejść krytycznie do ponoszonych i zaplanowanych wydatków. To dobry moment, aby ocenić efektywność działań HR, np. źródeł rekrutacji czy prowadzonych szkoleń. Trzeba umieć oczywiście to zrobić i łatwiej będzie taki proces optymalizacji przeprowadzić firmom, którym już wcześniej nie obca była analityka w HR i praca z danymi.
Barbara Kowalewska: Na jakich działaniach firmy powinny więc szczególnie się skupić?
Marta Pawlak-Dobrzańska Efektywne dysponowanie dostępnym budżetem to ważna i ceniona, w szczególności przez właścicieli firm czy dyrektorów finansowych, kompetencja. Teraz szczególnie warto ją rozwijać. Wiem, że pewnym wyzwaniem bywa oczywiście przełożenie dostępnych budżetów na tzw. miękkie aspekty w HR i pokazanie, że opłaca się inwestować (nie tylko pieniądze, ale także czas) na przykład w sposób prowadzenia rekrutacji, dbanie o candidate experience, doświadczenia pracowników (employee experience) czy prowadzenie skutecznej komunikacji wewnętrznej. Na szczęście są mierniki, które pozwalają to zweryfikować.
Barbara Kowalewska: Jakie to mogą być mierniki?
Marta Pawlak-Dobrzańska: Możemy zacząć tutaj od pracy z najprostszymi miernikami, takimi jak wskaźnik NPS (Net Promoter Score) i eNPS (Employee Net Promoter Score), które pokazują skłonność kandydatów do polecania aplikowania do naszej firmy oraz skłonność pracowników do polecania pracy w naszej firmie. Oba te wskaźniki pozwolą upewnić się, że mimo kryzysu w dalszym ciągu nasi kandydaci i pracownicy są dobrze traktowani, dobrze mówią o firmie i nie pracują w niej z tylko z konieczności. Ma to ogromne znacznie. Pracodawcy będą odczuwać różnicę pomiędzy zatrudnianiem pracowników, a zatrudnianiem zmotywowanych i zaangażowanych pracowników. Pracownicy z kolei będą rozumieć, co znaczy pracować u „jakiegoś” pracodawcy, a pracować u pracodawcy, który mnie szanuje i docenia. Co ważne, te przejawy poszanowania i doceniania pracowników nie zawsze będą z kolei wiązały się z większym budżetem, dlatego warto weryfikować co na nie wpływa i nie działać po omacku.
Barbara Kowalewska: Jak przeprowadzić offboarding, w sytuacji, gdy jako przełożony nie mamy możliwości spotkać się „w cztery oczy” z pracownikiem?
Marta Pawlak-Dobrzańska: Sytuacja zwolnienia pracownika to trudna emocjonalnie sytuacja dla obu stron. W sytuacji pracy zdalnej warto zadbać chociaż o możliwość przeprowadzenia spotkania online, koniecznie z opcją video. Przy czym, tak jak w sytuacji „zwykłego” offboardingu istotne będą nie tylko sam przebieg spotkania, podczas, którego musimy przekazać pracownikowi trudną informację, jej powody i konsekwencje, ale też cała komunikacja z tym związana. Mam tutaj na myśli komunikację zwolnienia, jaka trafi do zespołu pracownika i reszty firmy, czas i kolejność przekazywania tych informacji, a także zapewnienie możliwości komunikacji zwalnianego pracownika z zespołem i dania mu możliwości pożegnania się z firmą. Źle przeprowadzona komunikacja będzie powodowała, że wielu pracowników pomyśli „czy ja będę następny(a) i jak szybko to nastąpi”? Ciężko z takimi myślami efektywnie pracować, dlatego komunikacja i sposób przeprowadzenia offboardingu wpłynie nie tylko na osobę, z którą się rozstajemy, ale wielu innych pracowników.
Barbara Kowalewska: A jak zadbać o morale tych, którzy zostają w firmie?
Marta Pawlak-Dobrzańska: Tak jak w przypadku „normalnego” funkcjonowania firmy wiele problemów i nieporozumień bierze się z błędów w komunikacji (nie prowadzenia jej w sposób systematyczny, szczery, w odpowiednim czasie, z pomocą narzędzi dostosowanych do potrzeb pracowników itd), tak w przypadku, gdy spora część zespołu albo cały zespół pracuje zdalnie, komunikacja staje się jeszcze ważniejsza. Warto pomyśleć o różnych sposobach jej prowadzenia i regularności komunikacji – w wymiarze pracownik-przełożony, w zespole i między zespołami, a także na linii kierownictwo-pozostali pracownicy. W niepewnych czasach, w jakich się obecnie znaleźliśmy, gdy sporo z nas ma wiele pytań w głowie, szczególnego znaczenia będą nabierały możliwości zapytania dosłownie o wszystko, najlepiej w formie live – podczas spotkań online czy sesji typu „Ask Me Anything” z kierownictwem czy przełożonym. Warto umożliwić pracownikom dostęp do takich form komunikacji.
Barbara Kowalewska: Co Twoim zdaniem zmieni się w relacjach pracowniczych, gdy sytuacja wróci do ‘normy’ ?
Marta Pawlak-Dobrzańska: Wiele firm i pracowników po raz pierwszy bierze udział w szerokim eksperymencie dotyczącym pracy zdalej i pracy z domu. Dzięki temu mają naprawdę szansę poczuć i zrozumieć zalety i wady takiego rozwiązania. Już teraz wiele firm wspomina o tym, że zakłada w przyszłości mniej „stałych” biurek i więcej hot desków. Możemy przekonać się, że sporo spraw może zostać załatwionych bez spotkań bezpośrednich, miejmy nadzieję, że będzie to oznaczało także mniej bezproduktywnych spotkań w biurze. Najważniejszy test dotyczy jednak relacji pracownik-przełożony. Jak powiedział niedawno Patrick Lencioni, światowy autorytet w dziedzinie przywództwa: „To co zrobisz, to jak się zachowasz w ciągu najbliższych tygodni, ludzie zapamiętają na lata. Właśnie budujesz prawdziwą kulturę Twojej firmy”.
Barbara Kowalewska: Jak na te zmiany już dziś się przygotować?
Marta Pawlak-Dobrzańska: Myślę, że warto zacząć właśnie od zmian w podejściu do pracowników i innej komunikacji z nimi. Komunikacji bardziej transparentnej, szczerej i prowadzonej na bieżąco. Nie bać się przy tym mówienia „w tej chwili nie wiem, nie wiemy tego”. Warto też włączać pracowników w opracowanie różnych scenariuszy, proponować, aby sami przygotowali propozycje oszczędności dla firmy, pomysły na nowe produkty, działania i strategie wyjścia z kryzysu. To zdecydowanie lepszy pomysł niż uczynienie pracowników jedynie odbiorcami końcowymi podjętych wysoko na górze decyzji.
Barbara Kowalewska: Jak słyszymy z różnych źródeł, nawroty pandemii mogą utrzymać się jeszcze nawet parę lat, czy wpłynie to na politykę benefitów w firmie?
Marta Pawlak-Dobrzańska: Już wpłynęło. Owoce w biurze i masaże nie mają w momencie pracy zdalnej większej racji bytu, pewnie w części firm znikną albo zostaną mocno ograniczone także po powrocie do biur. Pojawia się dużo większe zainteresowanie wsparciem dla pracowników wykraczającym poza kategorię „fit-fun-food”, takimi jak wsparcie psychologiczne czy finansowe dla pracowników (w postaci rozwiązań finansowych takich jak możliwość wcześniejszej wypłaty wynagrodzenia czy niskooprocentowanej pożyczki oferowanej przez pracodawcę). Firmy w mocniejszym stopniu zaczęły dostrzegać rodziny i domowników, z którymi mieszkają na co dzień pracownicy. Już nie dziwi nas dziecko czy pies przemykający w trakcie trwającego spotkania online. Wreszcie, pracownicy bardzo mocno doceniają rozwiązania, które są przejawem dbania o ich bezpieczeństwo i zdrowie. Wysłane przez jedną z korporacji zestawy w postaci rękawiczek jednorazowych, maseczek i płynów odkażających zostały przez pracowników dużo mocniej docenione niż czekoladki czy wspomniane owoce. Firmy przygotowują się obecnie na inny rodzaj pracy w momencie, gdy jakaś część pracowników wróci do biur. Zakłada się m.in. większe odstępy pomiędzy biurkami pracowników, inne zasady korzystania z części wspólnych w biurze czy pracę rotacyjną w biurze, tak, aby mniej osób niż do tej pory stykało się bezpośrednio ze sobą.
Marta Pawlak-Dobrzańska
Założyciel/Strateg i Analityk HR w Great Digital z 15-letnim doświadczeniem w branży (w tym ponad 11 lat w Pracuj.pl). Wspiera firmy w zwiększaniu efektywności procesów HR m.in. poprzez realizację badań candidate i employee experience oraz wdrożenia nowych technologii poprawiajacych doświadczenia kandydatów i pracowników. Prelegent na konferencjach i wykładowca na studiach podyplomowych Talent Management in Tech Companies na AGH. O innowacyjnym podejściu do HR pisze m.in na blogu Great Digital