Czy można zwolnić pracownika przez maila, telefon lub komunikator? A jeśli już pracodawca to zrobi, to co dalej? Jak może zachować się pracownik? A jakie możliwości ma pracodawca? O te inne kwestie związane z rozwiązaniem umowy o współpracy spytaliśmy Radcę Prawną – Monikę Wieczorek.
Barbara Kowalewska, CEO IT-Leaders: W dobie lockdownu, wiele firm wysyła powiadomienie o rozwiązaniu umowy drogą emailową. Czy jest to właściwe?
Monika Wieczorek: W sieci krąży masa artykułów na ten temat, a ich nagłówki mogą wprowadzić spory chaos informacyjny. Znajdziemy zarówno głosy na „tak”, jak i na „nie”. Wynika to pewnie z tego, że w okresie epidemii trochę zostaliśmy pozbawieni poczucia pewności prawa. Przepisy prawa interpretujemy zgodnie ze wskazówkami, które wynikają z orzeczeń sądowych, a tych w odniesieniu do tych nowych okoliczności związanych z epidemią oczywiście jeszcze nie ma.
Mamy za to stres w wielu miejscach pracy, także w IT, a stres jak wiemy jest złym doradcą. I wielu pracodawcom niestety doradził zwalnianie pracowników online. A to w większości przypadków jest nieprawidłowe i pracodawca może w konsekwencji np. zapłacić odszkodowanie.
Barbara Kowalewska: Dlaczego tak jest?
Monika Wieczorek: Bo oświadczenie o rozwiązaniu umowy o pracę musi być złożone w formie pisemnej. Wynika to wyraźnie z art. 30 § 3 kodeksu pracy. Część pracodawców, i to dzieje się niestety nadal, decyduje się na zwolnienie pracownika przez maila lub nawet sms. Ale to nie jest forma pisemna i dlatego jest to nieprawidłowe działanie.
Formą pisemną jest, zgodnie z art. 78 § 1 kodeksu cywilnego, dokument opatrzony własnoręcznym podpisem. Zwykły mail lub sms takiego podpisu nie zawiera. Widzę, że coraz więcej firm zwalnia w ten sposób, że mailem wysyłają skan oświadczenia o rozwiązaniu umowy. Jednak skan też nie jest formą pisemną – skan to tylko kopia dokumentu. Zwolnienie pracownika przez wysłanie mu mailem skanu np. wypowiedzenia umowy o pracę jest więc też nieprawidłowe.
Barbara Kowalewska: Czy zatem oznacza to, że drogą online nie można zwolnić pracownika?
Monika Wieczorek: I tak i nie. Jeśli mówimy to zwolnieniu przez wiadomość mailową, to takie zwolnienie pracownika jest skuteczne, ale wadliwe – czyli do zwolnienia dochodzi, ale z naruszeniem przepisów o rozwiązywaniu umów. I w takiej sytuacji pracownik może odwołać się do sądu. Ma na to 21 dni od poinformowania go o rozwiązaniu umowy. Jeśli to zrobi, to sąd może orzec o odszkodowaniu lub przywróceniu do pracy.
Ale to nie znaczy, że każde zwolnienie online będzie nieprawidłowe. Formę pisemną oświadczenia o rozwiązaniu umowy można zapewnić także w sposób cyfrowy. Wystarczy, że oświadczenie o rozwiązaniu umowy będzie podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Taki dokument będzie traktowany tak samo, jak dokument wręczony osobiście lub doręczony pocztą lub przesyłką kurierską. Kwalifikowany e-podpis jest równoważny podpisowi własnoręcznemu. Pracodawca może więc zwolnić pracownika online, ale będzie to poprawne dopiero wtedy, kiedy podpisze pismo kwalifikowanym e-podpisem. Potwierdzają to sądy, np. słynny już wyrok Sądu Najwyższego z 2009 r. (wyrok SN z 24.08.2009 r., I PK 58/09).
Barbara Kowalewska: Co w sytuacji, jeśli jako pracodawca nie posiadam kwalifikowanego podpisu elektronicznego?
Monika Wieczorek: W takiej sytuacji najlepiej ograniczyć ryzyko i jeśli już redukcja zatrudnienia jest konieczna, to przeprowadzić ją zgodnie z zasadami i doręczyć tradycyjny dokument w formie pisemnej. Poza tym poinformowanie mailem lub sms o rozwiązaniu umowy moim zdaniem jest oznaką braku szacunku do pracownika. I zwłaszcza w tych trudnych czasach dobrze jest pomyśleć o tym, jaką kulturę pracy takim działaniem tworzymy. Powtórzę tu cytat z Patricka Lencioni, który w jednym z Twoich wywiadów już padł – „to, co zrobisz, to jak się zachowasz w ciągu najbliższych tygodni ludzie zapamiętają na lata. Właśnie budujesz prawdziwą kulturę Twojej firmy”. Redukcje są elementem życia firmy, ale styl, w jakim się to robi nie tylko wpływa na wizerunek pracodawcy na zewnątrz, ale i zaufanie zespołu, którego redukcja omija.
Uzyskanie kwalifikowanego e-podpisu jest naprawdę proste i nie tak drogie, jak się sądzi. Zdecydowana większość pracodawców może sobie na to pozwolić. Jest coraz więcej możliwości uzyskania kwalifikowanego podpisu elektronicznego w prosty sposób.
Barbara Kowalewska: A przez komunikator lub videokonferencję? Czy w trakcie rozmowy/ po rozmowie muszę jeszcze dosłać dokument w formie pisemnej?
Monika Wieczorek: Te same reguły dotyczą rozwiązywania umowy o pracę przez komunikator lub w trakcie videokonferencji. Nieprawidłowe będzie więc zakomunikowanie pracownikowi zwolnienia w ten sposób, jak również wysłanie dodatkowo tym kanałem skanu podpisanego oświadczenia o rozwiązaniu umowy o pracę. To wciąż za mało.
Aby zwolnienie pracownika w ten sposób było zgodne z przepisami, załączony dokument musi być opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Dokument w tej formie można też przesłać po zakończeniu chatu lub videokonferencji, podczas której wyjaśnimy powody rozwiązania umowy o pracę.
Barbara Kowalewska: A co w sytuacji, jeśli pracodawca wysłał już dokument z rozwiązaniem umowy drogą elektroniczną, ale nie załączył podpisu elektronicznego? Czy może to naprawić?
Monika Wieczorek: Przepisy prawa nie precyzują tego czy i w jakim terminie można swój błąd naprawić. Z pomocą przychodzi nam jednak bardzo ważny wyrok Sądu Najwyższego, z którego wynika, że jeżeli do pracownika najpierw dotarło oświadczenie w formie elektronicznej, np. jako załącznik do maila, a dopiero potem w wersji pisemnej, to takie działanie jest zgodne z art. 30 § 3 kodeksu pracy. Będzie tak w szczególności wtedy, kiedy w kulturze firmy było przesyłanie wiadomości służbowych pocztą elektroniczną. Pracodawca może więc w ten sposób naprawić swój błąd, jeśli powstał jeden dokument, którego skan wysłano elektronicznie, a następnie doręczono oryginał. Byłabym tu jednak ostrożna i nie zwlekała z dosłaniem wersji pisemnej.
Barbara Kowalewska: W związku z sytuacją epidemiologiczną wielu z nas pozostawało w domach. Fakt ten nie ominął pracodawców, którzy unikając ryzyka, nie dostarczyli pracownikom wypowiedzenia tradycyjną pocztą. Czy można się spodziewać, że Sąd będzie uwzględniał taką argumentację przy ewentualnym odwołaniu się pracownika?
Monika Wieczorek: Trudno powiedzieć, jak będą tę kwestię interpretowały sądy, ale można spodziewać się wpływu epidemii na orzecznictwo sądów pracy. Moim zdaniem pracodawca, w większości sytuacji, nie może skutecznie zasłaniać się brakiem możliwości doręczenia wypowiedzenia, bo aktualnie dostępne cyfrowe narzędzia od dawna już pozwalają podpisywać elektronicznie dokumenty. Kwalifikowany e-podpis jest co prawda przyszłością w obszarze zawierania umów, ale nie jest nowością. Pracodawcom, zwłaszcza w obszarze IT, to dobrze znane rozwiązanie i przy jego wykorzystaniu można dokonywać redukcji zatrudnienia.
Skoro więc pracodawca z łatwością może podpisać dokument kwalifikowanym podpisem elektronicznym, to myślę, że odpada usprawiedliwienie go aktualną sytuacją i przedłużającą się kwarantanną. Idea paperless zaczyna nam coraz bardziej towarzyszyć, a prawo w dużym stopniu już dzisiaj umożliwia jej stosowanie.
Barbara Kowalewska: Czy dotyczy to również rozwiązywania umów B2B?
Monika Wieczorek: Wiem, że rzesze kontraktorów będą teraz niepocieszone, ale przy umowach B2B ta reguła pisemności nie obowiązuje domyślnie. Wszystko zależy od tego, jak w umowie określiliśmy kwestię jej rozwiązania. Forma pisemna – tradycyjna lub przy użyciu kwalifikowanego e-podpisu będzie niezbędna wtedy, kiedy zastrzegliśmy, że rozwiązanie umowy musi nastąpić w tej formie pod rygorem nieważności. Jeśli umowa milczy na ten temat, wtedy dopuszczalne jest jej rozwiązanie także w formie elektronicznej, np. w wiadomości mailowej lub wysyłając skan pisma. Warto więc zwrócić uwagę na ten aspekt zawierając umowę B2B.
Monika Wieczorek – radca prawny, Partner w kancelarii Wieczorek Kilarska. Doradza i szkoli w zakresie prawa HR, nowych technologii, własności intelektualnej i ochrony danych osobowych. Wykładowca na Politechnice Warszawskiej. Autorka licznych publikacji, m.in. książki „Prawo dla startupu“.