Źle skonstruowany feedback lub jego brak to jeden z najczęstszych błędów popełnianych przez rekruterów. Z przeprowadzonego przez nas na początku zeszłego roku badania wynika, że 57% kandydatów zniechęca do potencjalnego pracodawcy właśnie brak informacji zwrotnej odnośnie procesu rekrutacyjnego. Dlaczego konstruktywny feedback jest tak ważny i w jaki sposób komunikować, żeby wyjść „z twarzą” z każdej sytuacji?
Feedback ma ogromny wpływ na wizerunek pracodawcy
Tak samo jak kandydat jest oceniany przez rekrutera, tak samo rekruter, jak i cała firma znajdują się pod bacznym okiem kandydata. I to jeszcze na długo po zakończeniu rozmowy kwalifikacyjnej. Oczywiste jest, że kandydat, który otrzyma pracę będzie mówił o swoim nowym pracodawcy raczej w samych superlatywach. Co innego osoba, która nie zostanie zatrudniona. Jak wówczas sprawić, żeby mimo wszystko zapamiętała naszą firmę jako uczciwą i rzetelną instytucję? Jak wzbudzić w takiej osobie nić sympatii pomimo negatywnej decyzji? To zadanie ciężkie, ale wykonalne. Właśnie dlatego konstruktywny feedback jest tak ważny. Umiejętnie dobrane słowa i działania potrafią czynić cuda.
Niby wszyscy powinni o tym wiedzieć, a jednak statystyki nie wyglądają zbyt dobrze.
Według wyników drugiej edycji badania Candidate Experience [1], 68% pracodawców nie podtrzymuje żadnych relacji z kandydatami, którzy nie przeszli do ostatniego etapu rekrutacji, a jedynie zachowuje ich dane w bazie. Tylko 29% ankietowanych wysyła informację zwrotną o przebiegu rekrutacji do wszystkich aplikujących. Z perspektywy kandydatów wygląda to następująco: 55% badanych nigdy nie dostało informacji zwrotnej dotyczącej ich kompetencji i doświadczenia, po otrzymaniu odmownej decyzji w procesie rekrutacji.
Wyobraźmy sobie sytuację,…
w której nasz kolega ma zaprezentować najnowszy produkt firmy przez zagranicznym inwestorem. Jesteśmy obecni na tym spotkaniu. Kolega jest świetnie przygotowany pod kątem merytorycznym, ma idealnie zrobioną prezentację. Mimo to nieco zjada go stres: mówi szybko, często się waha, nie patrzy na zebranych, zbyt dużo gestykuluje… Koniec spotkania. Widzicie się z kolegą na lunchu. Pyta o Waszą opinię na temat swojego wystąpienia. Chcemy dobrze, więc mówimy o wszystkich nieprawidłowościach, jakie udało nam się zaobserwować: Widać było, że trochę się stresowałeś, bo mówiłeś za szybko, ręce Ci czasem drżały. Unikałeś też kontaktu wzrokowego z grupą, przez co niektórzy w połowie spotkania zaczęli rozmawiać i zaglądać do swoich telefonów.
Niby sama prawda, a jednak nie brzmi za dobrze. Efekt okaże się najprawdopodobniej odwrotny do zamierzonego. Nasz kolega zamiast popracować nad tym, co nie wyszło, będzie zawstydzony i zdemotywowany. W najgorszym razie tak się do nas zrazi, że zacznie nas nawet unikać. A przecież nie o to chodziło.
Chociaż sam proces rekrutacji różni się od sytuacji przedstawionej powyżej, w przypadku feedbacku może być podobnie. Nie decydujemy się zatrudnić kandydata, coś więc poszło nie tak. Jak powinniśmy o tym poinformować, żeby reakcja drugiej strony była pozytywna?
Co powinien zawierać przemyślany feedback?
1. Pilnujmy terminów. Jeśli obiecaliśmy, że damy ostateczną odpowiedź w przeciągu tygodnia, ale proces decyzyjny się przedłuża – poinformujmy o tym i wyznaczmy nowy termin na odpowiedź.
2. Zadbajmy o systematyczność relacji. Informujmy o przebiegu każdego etapu rekrutacji.
3. Każdy odbiorca powinien być potraktowany indywidualnie. Wiadomość przekażmy w taki sposób, aby kandydat nie poczuł, że dostał rutynowego maila.
4. Podkreślmy dobre strony, np. zrobiłaś na mnie wrażenie kiedy…, świetnie przygotowałaś ten program, bardzo szybko znalazłeś błąd w kodzie…
5. Unikajmy oceny samego kandydata np. jego cech charakteru.
6. Ogromnym nietaktem jest porównywanie do innych kandydatów.
7. Dobrze widzianą praktyką jest zapytanie kandydatów o cały proces rekrutacji, tuż po jego zakończeniu czyli tzw. badanie candidate experience. Jeśli nie mamy dużego budżetu, wystarczy krótka ankieta złożona z kilku pytań. Kandydat czuje wtedy, że jego opinia jest ważna.
8. Wiadomość zakończmy pozytywnie. Jeszcze raz wspomnijmy o dobrych aspektach i wyraźmy szczere przeświadczenie, że następnym razem na pewno będzie lepiej.
I najważniejsze: jeśli osoba nie przeszła pomyślnie rekrutacji, powinniśmy to rzetelnie uzasadnić. Nazwijmy problem i podeprzyjmy go faktami. Jeśli uzasadnienie będzie szczere i wiarygodne, kandydat nie poczuje, że jego starania poszły na marne. Dowie się co powinien udoskonalać. Druga strona powinna czuć, że jesteśmy do niej życzliwie nastawieni i mamy dobre intencje.
Jeśli po zakończonym procesie rekrutacji nadal chcemy utrzymywać pozytywne wrażenie, możemy zapraszać kandydatów na wydarzenia organizowane przez firmę np. szkolenia czy konferencje branżowe. W przypadku kiedy chcieliśmy kogoś zatrudnić, ale nam odmówiono, warto z takimi osobami również być w stałym kontakcie. Odezwijmy się raz na kwartał z chociażby mailowym zapytaniem, co słychać. Dzięki takiemu przypomnieniu, być może dana osoba ponownie rozważy opcję pracy w naszej firmie.
Wróćmy jeszcze raz do opisanej wcześniej sytuacji z biura.
Najpierw zauważmy konkretne plusy, a później elementy, które trzeba poprawić, ale w pozytywnym świetle. Na koniec też dodajmy coś dobrego. Nasza odpowiedź mogłaby wyglądać w ten sposób: Dobra robota. Świetnie podkreśliłeś to, jak nasz produkt pomoże im zwiększyć obroty. Dawno nie widziałem lepszych grafik na prezentacji. Mógłbyś jednak mówić nieco wolniej i zrobić ze dwie małe przerwy. Wtedy wszyscy na pewno byliby bardziej skupieni. Warto też zastanowić się nad gestykulacją, tak żeby podkreślała tylko najważniejsze momenty wystąpienia. Ogólnie widziałem, że zrobiłeś na nich spore wrażenie, dobrze zaprezentowałeś produkt. Zauważyłem, jak po spotkaniu żywiołowo rozmawiali. Gratulacje! Brzmi zupełnie inaczej, prawda?
Feedback jest niezwykle ważny
Konstruktywny feedback nie zniechęca, ale motywuje do działania – mówi Barbara Kowalewska, CEO platformy rekrutacyjnej IT-Leaders. Kandydat, który nie został zatrudniony, ale otrzymał odpowiednią informację zwrotną poczuje, że wcale nie stracił czasu i został dostrzeżony. Dodatkowo zyska cenną wiedzę, nad czym powinien jeszcze popracować. I kto wie – być może w przyszłości chętnie weźmie udział w naszej kolejnej rekrutacji i poleci firmę swoim znajomym. Żeby tak to wyglądało, przekazywanie informacji zwrotnej powinno być standardem. Dlatego właśnie zachęcamy firmy do udzielania feedbacku wszystkim kandydatom. Na naszej platformie właśnie wprowadziliśmy nową funkcjonalność, która wymusza na pracodawcach informowanie kandydatów o wynikach rekrutacji. Dzięki temu każda biorąca udział w rekrutacji osoba dowiaduje się jak wypadła i czy ma szansę na pracę w danej firmie – podsumowuje Barbara Kowalewska.
[1] Wyniki badania Candidate Experience II: www.outsourcingportal.eu/pl/userfiles/image/raporty/2015/6/10/Raport_Candidate_Experience_II.pdf
Adrian Kończak