BPM to skrót od business process management, czyli zarządzania procesami biznesowymi. Brzmi skomplikowanie? Powinno, bo to całe spektrum rozwiązań do optymalizacji i zarządzania procesów, które sprawiają, że dana firma funkcjonuje możliwie najlepiej. Od analizy, przez modelowanie działań w różnych scenariuszach, aż po wprowadzanie ulepszeń i późniejsze monitorowanie tych ulepszeń. Wszystko to zawiera się w BPM.
Sprawdź: Benefity pozapłacowe
Sam proces biznesowy to po prostu czynność lub zestaw aktywności, które pozwalają osiągnąć konkretny cel organizacji. BPM z kolei nie jest jednorazowym zadaniem, lecz raczej czynnością, która wymaga ciągłego przeprojektowywania procesów.
Na rynku znajdziemy wiele software’owych rozwiązań BPM, ale BPM samo w sobie nie jest technologią. To bardziej konkretne podejście do automatyzacji zadań i tworzenia przepływów pracy. Organizacje, które polegają na BPM, wybierają zwykle różne metodologie BPM obejmujące np. Six Sigma czy Lean Management. Krótko mówiąc, chodzi o rozwiązanie wykorzystywane do bieżącego doskonalenia procesów w firmie.
Sam proces z kolei obejmuje przeróżne zadania. Kilka przykładów? Bardzo proszę: realizacja zamówienia produktu; aktualizacja kont; zatwierdzenie i przekazanie faktury.
BPM pozwala na lepszą pracę
BPM zmniejsza chaos w przepływach pracy, upraszcza zadania, sprawia też, że są bardziej spójne. Dobre zarządzanie prowadzi również do tego, że procesy w firmie nie będą realizowane ad hoc. Niemal na wszystko znajdzie się „instrukcja” i nie będziemy musieli radzić sobie z nieplanowanymi niespodziankami. Rezultat? Jeśli zatroszczymy się o procesy, stworzymy firmę, która lepiej dostarcza produkty i usługi. I która świetnie dostosowuje się do zmieniających się potrzeb.
BPM zapewnia też szereg korzyści, a trzy najpopularniejsze to:
Popełniamy mniej błędów
Jeśli korzystamy tylko z e-maila czy arkusza kalkulacyjnego, błędy są prawie nieuniknione. Nie ma też łatwego sposobu na to, aby upewnić się, że dane są możliwie najbardziej aktualne – dotyczy to pracy z innymi osobami.
Zobacz: Testy manualne vs automatyczne
Jeśli zadbamy o odpowiednią praktykę BPM, występowanie błędów ograniczymy do minimum. Do tego osoby zaangażowane w konkretne procesy i projekty są informowane o swoich obowiązkach i mamy pewność, że spełniają określone kryteria. W momencie, gdy mimo wszystko pojawiają się błędy, sprawdzimy też co konkretnie je spowodowało.
Lepsza zgodność z polityką firmy
To może dotyczyć bezpieczeństwa, postępowania na home office, czy przestrzegania konkretnych przepisów. Niezależnie od polityki, odpowiednie rozwiązania BPM zapewni nam jasną strukturę i zgodność z wewnętrznymi zasadami. Personel będzie wiedział, jakie procesy istnieją, co jest oczekiwane, co należy opanować itp.
Odpowiednie zarządzanie procesami biznesowymi jest konieczne zwłaszcza w branżach, w których występuje dużo regulacji prawnych. Odpowiednie systemy BPM pozwolą śledzić konkretne umowy i postanowienia, a także zapewnią powiadomienia, gdy dojdzie do pewnych zmian.
Mniejsze mikrozarządzanie
Mikrozarządzanie jest destrukcyjne dla firm. Przekona się o tym każdy menedżer, który zdecyduje się na taką praktykę. Jednak często wydaje nam się, że nie mamy wyjścia i musimy „mówić innym, co mają robić – i to krok po kroku”. Co wtedy?
Sprawdź: 4-dniowy tydzień pracy
Jeśli wcześniej stworzymy odpowiednie procesy i instrukcje, zadania będą wykonywane na poziomie oczekiwanym przez organizację. My z kolei nie będziemy musieli „prowadzić za rączkę” danego pracownika. Win-win.
Warto więc rozważyć BPM i jasne dokumentowanie konkretnych procesów i procedur operacyjnych.
IT-Leaders.pl to pierwsza w Polsce platforma łącząca Specjalistów IT bezpośrednio z pracodawcami. Anonimowy, techniczny profil i konkretnie określone oczekiwania finansowe to tylko niektóre z cech wyróżniających platformę. Zarejestruj się i zobacz jak Cię widzi pracodawca.