Jednym z największych wyzwań, z jakimi przyszło się firmom zmierzyć w czasie pandemii jest zdalna rekrutacja. Dziś przybliżamy w jaki sposób EY , jedna z czołowych firm światowych, zorganizowała procesy rekrutacji i onboardingu w trybie online.
EY to międzynarodowy koncern, należący do tzw. wielkiej czwórki, świadczący profesjonalne usługi doradcze i audytorskie z główną siedzibą w Londynie. To jednocześnie jedna z bardziej zaawansowanych firm w obszarze działań HR. Doświadczeniami w zakresie organizacji zdalnej rekrutacji podzieliła się z nami Liudmyla Prochko, Senior Recruitment Specialist w EY.
Praca zdalna, czyli „new normal„
Jeszcze na początku marca tego roku w większości firm praca zdalna była dodatkowym benefitem, z którego część pracowników korzystała, a część nie. Przez ostatnie tygodnie sytuacja się zmieniła i trzeba było się dostosować do nowej rzeczywistości. Rzeczywistości „Online” w dobie COVID-19. Chcielibyśmy znowu móc spotkać się przy kawie w kuchni w czasie przerwy, ale tymczasem pracujemy całkowicie zdalnie..
Procesy takie jak rekrutacja, onboarding nowych pracowników czy budowanie wizerunku firmy weszły na zupełnie nowy poziom. W nowej rzeczywistości rekruter oraz kandydat nie spotykają się bezpośrednio na żadnym etapie rekrutacji. Ale nadal liczy się czas, efektywność oraz empatia. Przy czym rozumienie drugiej strony jest tu najważniejsze. A kawa z kolegami i koleżankami z pracy jest możliwa do wypicia, tylko wirtualnie:)
Talent Team w EY od początku marca pracuje nad tym, by proces rekrutacji w wersji online był jak najbardziej bezstresowy, szybki i skuteczny. Wypracowaliśmy już wiele dobrych praktyk i ulepszyliśmy narzędzia, które używaliśmy wcześniej.
HireVue – sprawdzony sposób na zdalny proces rekrutacji
Koronawirus spowodował cyfrową transformację, której świat jeszcze nie widział. Firmy z całego świata z dnia na dzień musiały wdrożyć rozwiązania, które zapewniłyby im ciągłość pracy. Z tego powodu popyt na użycie komunikatorów internetowych wzrósł nawet o kilkaset procent. Największymi wygranymi wśród komunikatorów okazały się Skype, Microsoft Teams czy Zoom. Jednak ze względu na to, że liczba użytkowników każdej z tych platform zwiększyła się prawie o 100% w przeciągu dwóch tygodni nie obyło się bez problemów. Użytkownicy wskazywali na słabą jakość połączenia, problemy z dołączeniem do trwającej rozmowy lub po prostu nie mogli połączyć się z samym komunikatorem.
W EY od dawna pracujemy na platformie HireVue , natomiast w ostatnim czasie zaczęliśmy wykorzystywać dodatkowo kilka nowych funkcjonalności, które pozwoliły nam szybko dostosować proces do zmienionej rzeczywistości i używać jako wirtualną alternatywę dla rozmów rekrutacyjnych. Plusem platformy jest to, że w razie potrzeby kandydat również może nagrać odpowiedzi na niektóre pytania w formie video w dowolnym, wybranym przez siebie momencie. Nawet szybka weryfikacja języka angielskiego w takiej formie może być łatwiejsza.
Optymalizacja procesu rekrutacji
Proces rekrutacji najczęściej składa się z kilku etapów. Kandydaci oczekują szybkich decyzji i feedbacku po każdym spotkaniu. Dzięki wprowadzonym narzędziom udało nam się znacznie usprawnić również te elementy procesu. W czasie pandemii ilość obowiązków się nie zmniejszyła, a wręcz odwrotnie. Oszczędzamy czas na dojazd do pracy (średnio o 1,5-2 godziny dziennie), ale to nie znaczy, że pracujemy mniej. Robimy o wiele więcej, łącząc obowiązki domowe i zawodowe. Biorąc pod uwagę te aspekty planujemy spotkanie z kandydatem w taki sposób, by na jednym interview zweryfikować jak najwięcej obszarów umiejętności. Co z kolei ma wpływ na możliwość szybszego podjęcia decyzji odnośnie następnych kroków w procesie.
Zdalny onboarding i kawa na Teamsach:)
Również proces wdrożenia nowych pracowników całościowo jest zarządzany w trybie zdalnym. Nowy pracownik kurierem dostaje sprzęt i pakiet powitalny. Nie jest konieczna już osobista obecność w biurze. Szkolenia wdrożeniowe również odbywają się online.
Nie brakuje też pierwszej kawy z zespołem.. Na Teamsach co prawda nie czuć aromatu, ale smakuje równie dobrze (chociaż trochę inaczej);)
Aktywności w Social Media
EY od zawsze jest obecny na targach, wydarzeniach branżowych, konferencjach, podczas których można porozmawiać z rekruterem osobiście, opowiedzieć o swoim doświadczeniu zawodowym i podpytać o aktualne oferty pracy.
Zauważamy, że zainteresowanie ofertami pracy nie zmniejszyło się, a kandydaci chętnie zapoznają się z możliwościami rozwoju swojej kariery. Dlatego zdecydowaliśmy się na organizację czatów z rekruterami na Facebook’u i Instagramie. W czasie trwania wydarzenia, osoby zainteresowane mogą napisać do nas i porozmawiać o otwartych rekrutacjach, szczegółach oferty oraz kompetencjach wymaganych na konkretne stanowisko lub do wybranego działu EY. Takie dyżury rekrutacyjne cieszą się wysokim zainteresowaniem wśród potencjalnych kandydatów, co więcej pozwalają na budowanie długoterminowych relacji.
Dodatkowo organizujemy webinary o rozwoju kariery, na bieżąco informujemy o nowych i trwających projektach rekrutacyjnych, dzielimy się wiedzą specjalistyczną oraz techniczną.
Wirtualne targi pracy
Targi pracy również otrzymały nową odsłonę w tym sezonie. Zespół Talent Team EY w ciągu ostatniego miesiąca był obecny na kilku tego typu wydarzeniach. Z pewnością można powiedzieć, że różnią się one od stacjonarnych targów, ale forma online wydarzenia tego typu ma swoje zalety. Targi odbywają się w formie wideo czatów z przedstawicielami firm. Dodatkowym atutem jest to, że uczestnicy rejestrując się na taką rozmowę, podają łącze do swojego profilu Linkedin. Rekruter jest więc w stanie szybko sprawdzić doświadczenie, zainteresowania danej osoby i w odpowiedni sposób dopasować oferty, które będą odpowiadać oczekiwaniom kandydata.
Empatia, wyrozumiałość i włączona kamerka
Globalna sytuacja spowodowana COVID-19, wiadomości w mediach, brak stabilności – to wszystko powoduje, że każdy z nas w większym lub mniejszym stopniu odczuwa stres. Mamy też świadomość, że nasi kandydaci, mogą mieć wiele obowiązków nie tylko zawodowych, ale również domowych. To powoduje, że naturalnie może być zmęczony. W obecnej sytuacji klasyczne pytania rekrutacyjne mogą być zadane w bardziej luźniejszej formie. Co więcej trzeba być przygotowanym, że rozmowa może potrwać krócej lub dłużej niż planowaliśmy. Poza tym, po głównej części interview rozmowa płynnie może przejść na tematy ogólne, niekoniecznie związane z pracą. Lepiej więc zawsze zarezerwować sobie więcej czasu na takie spotkanie.
Aby stworzyć prawdziwą atmosferę spotkania, najlepiej aby rozmowa odbywała się z włączoną kamerką. To nic, że może się pojawić w tle niespodziewany obserwator rozmowy – kotek, czy piesek. Takie elastyczne podejście pozwala na lepsze poznanie kandydata i zbudowanie z nim długoterminowych relacji .
Liudmyla Prochko
Senior Recruitment Specialist w EY
