W ramach nadchodzącej dużej nowelizacji Kodeksu Pracy po raz pierwszy w polskim porządku prawnym zostanie kompleksowo uregulowane pojęcie pracy zdalnej. Choć w dobie pandemii pojęcie to zostało już odmienione przez wszystkie przypadki, to tak naprawdę praca zdalna określona została w art. 3 ustawy z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych [tzw. ustawa covidowa] w bardzo lakoniczny sposób.
Przepis ten przewiduje jedynie możliwość polecenia pracownikowi przez pracodawcę wykonywania przez oznaczony czas pracy określonej w umowie o pracę poza miejscem jej stałego wykonywania. Co ważne, jest to rozwiązanie jedynie tymczasowe, ponieważ funkcjonuje wyłącznie w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii, ogłoszonego z powodu COVID-19 i do momentu upływu 3 miesięcy po ich odwołaniu.
Dotychczas najbardziej zbliżonym do pracy zdalnej i uregulowanym w przepisach rozwiązaniem była telepraca. Telepraca, zgodnie z art. 67[5] Kodeksu Pracy, może być wykonywana regularnie poza zakładem pracy, z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej w rozumieniu przepisów o świadczeniu usług drogą elektroniczną. W takim układzie pracy zasadą jest, że pracownik przekazuje swojemu pracodawcy wyniki pracy za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.
Czym będzie, w rozumieniu nowych przepisów, praca zdalna?
Zgodnie z projektem jest to praca wykonywana całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Różnice są więc widoczne gołym okiem już na poziomie definicji prawnej. Jeśli dodać do tego, że w przypadku pracy zdalnej pracodawca będzie miał obowiązek zapewnienia pracownikowi niezbędnego sprzętu (lub zapłacić mu ekwiwalent, za użytkowanie sprzętu prywatnego) oraz pokryć koszty tej pracy, np. energii elektrycznej – to można powiedzieć, że czeka nas prawdziwa rewolucja.
To może Cię zainteresować: Rewolucja w pracy zdalnej – zobacz jak się do niej przygotować
Co dalej z telepracą?
Praca zdalna uregulowana na poziomie Kodeksu pracy zastąpi „telepracę” oraz przepisy dot. pracy zdalnej znajdujące się w tzw. ustawie covidowej (ograniczona zostanie możliwość jednostronnego polecania pracy zdalnej). Dotychczasowe zasady dotyczące telepracy będą mogły być stosowane w okresie 6 miesięcy od dnia wejścia w życie nowelizacji. W przypadku pracodawców, którzy stosowali taką formę pracy warto zatem będzie do tego czasu zawrzeć nowe porozumienia określające warunki pracy zdalnej.
Co z pracodawcami zagranicznymi?
Telepraca stanowiła szczególnie praktyczne rozwiązanie dla pracodawców zagranicznych, niemających oddziału lub spółki powiązanej w Polsce. W przypadku takich pracodawców w związku z likwidacją telepracy będzie zatem konieczne uregulowanie stosunków pracy z uwzględnieniem nowej konstrukcji pracy zdalnej. W tym kontekście warto także pamiętać o umowach o przejęcie przez pracownika obowiązków płatnika, aby przejście z telepracy na pracę zdalną nie doprowadziło do wątpliwości co do tego, na kim ciążyć będą te obowiązki.
To może Cię zainteresować: Praca zdalna z zagranicy
Co należy przygotować zgodnie z nowymi przepisami?
Każdy pracodawca powinien pamiętać o obowiązku wprowadzenia wymaganych dokumentów. Do tych podstawowych należą regulamin pracy zdalnej albo indywidualne porozumienia o pracy zdalnej, które będą regulowały kompleksowo wszystkie kluczowe kwestie wykonywania pracy zdalnej. Należy pamiętać także o odpowiednim przystosowaniu do pracy zdalnej polityki bezpieczeństwa informacji oraz przeprowadzeniu w tym zakresie szkolenia. Z pewnością zalecanym działaniem będzie przeprowadzenie audytu celem wyeliminowania wszelkiego ryzyka i odpowiedniego przygotowania się do nowych przepisów.
Autor: Mariusz Maksis, adwokata, prawnik w PCS Paruch Chruściel Schiffter Stępień Kanclerz | Littler
