Jednym z istotnych skutków pandemii jest znacząca zmiana rynku pracy – jeszcze kilka lat temu trudno było wyobrazić sobie sytuację, w której pracodawca widzi swoich pracowników tylko przez oko kamery komputera, zaś obecnie taki sposób pracy nie jest niczym nietypowym.
Obecnie technologia pozwala nam pracować z niemal każdego miejsca na ziemi – niekoniecznie tego samego, w którym zlokalizowany jest pracodawca. Standardem jest, że zarówno rekrutacja, jak i cała współpraca z pracownikiem odbywa się online.
Tymczasem polskie przepisy nadal wymagają, aby umowa o pracę była zawierana w formie pisemnej.
Zgodnie z uregulowaniami kodeksu cywilnego oznacza to konieczność złożenia własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść umowy zarówno przez pracodawcę, jak i pracownika. W coraz liczniejszych przypadkach wiąże się to z przymusem organizowania jedynego spotkania pracodawcy z pracownikiem wyłącznie w celu podpisania umowy, co zdaje się być rozwiązaniem zupełnie nieracjonalnym.
W praktyce dla wielu, w szczególności zagranicznych pracodawców, wymóg ten stanowi nie lada wyzwanie. Dla przykładu trudno sobie wyobrazić, aby osoba upoważniona do zawierania umów, pracująca z głównej siedziby firmy w Japonii, musiała osobno przyjeżdżać do siedziby w Polsce dla każdego nowozatrudnionego pracownika wyłącznie w celu złożenia podpisu pod jednym dokumentem. Zwłaszcza, gdy mowa o spółkach zatrudniających tysiące osób na całym świecie.
Nieoptymalnym rozwiązaniem jest również przesyłanie umowy pocztą. Wymaga to przecież w pierwszej kolejności nadania podpisanej przez pracodawcę umowy przesyłką poleconą, co wiąże się z niekiedy nawet kilkutygodniowym oczekiwaniem na dojście egzemplarza do pracownika, który następnie sam musi złożyć podpis pod dokumentem, a następnie nadać go z powrotem do pracodawcy tak, by umowa mogła finalnie trafić do akt osobowych pracownika. Cały proces jest niezwykle czasochłonny i zupełnie nieopłacalny.
Dlatego też z pomocą przychodzą podpisy elektroniczne. Pracodawcy muszą jednak zachować czujność – podpis podpisowi nierówny i nie każda umowa podpisana elektronicznie będzie spełniała wymogi polskiego prawa.
1. Kwalifikowany podpis elektroniczny
Zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego równoważną do formy pisemnej jest forma elektroniczna, do której zachowania konieczne jest opatrzenie dokumentu kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
Jest to szczególny podpis poświadczony specjalnym certyfikatem kwalifikowanym, który umożliwia weryfikację składającej podpis osoby. Tylko ta osoba, do której podpis i certyfikat są przyporządkowane, może go używać.
Kwalifikowany podpis elektroniczny należy kupić u certyfikowanego dostawcy, których lista opublikowana jest na stronie internetowej Narodowego Centrum Certyfikacji.
Aby zawrzeć umowę o pracę w formie elektronicznej zgodnie z przepisami, konieczne jest posiadanie kwalifikowanego podpisu zarówno przez pracodawcę, jak i pracownika. W praktyce, o ile pracodawcy często posługują się takim podpisem, o tyle pracownicy zwykle go nie posiadają. Jest to usługa płatna i na ten moment niewykorzystywana na szerszą skalę w życiu codziennym. Dlatego też pracodawca musi pamiętać, że nawet jeżeli firma posługuje się podpisem kwalifikowanym, nie oznacza to automatycznie, że również pracownik może podpisać umowę o pracę elektronicznie.
W sytuacji nieposiadania przez pracownika podpisu kwalifikowanego dopuszczalne jest podpisanie umowy w formie elektronicznej przez pracodawcę i przesłanie jej mailowo pracownikowi. Wówczas pracownik musi umowę wydrukować, własnoręcznie podpisać oraz przesłać pracodawcy pocztą.
Takie rozwiązanie wciąż jest korzystne z perspektywy szybkości zawarcia umowy, która odbywa podróż tylko raz zamiast krążyć w obie strony. Dlatego też pracodawcom opłaca się zaopatrzyć w kwalifikowany podpis elektroniczny nawet jeżeli ich pracownicy nie zawsze będą posiadali swoje.
2. Inne podpisy elektroniczne
Dostawcy oferują nie tylko podpisy kwalifikowane, ale również inne formy podpisów elektronicznych. W wielu organizacjach powszechne jest poświadczanie dokumentów przy użyciu różnorakich form podpisów elektronicznych – np. zaawansowanych z potwierdzeniem SMS, podpisów osobistych itp. Warto jednak podkreślić, że taka praktyka może mieć zastosowanie tylko w ramach wewnętrznych procedur i nie może być wykorzystywana tam gdzie dana czynność powinna mieć formę pisemną. Należy bowiem pamiętać, że na gruncie polskiego prawa jedynie podpis kwalifikowany umożliwia zawarcie umowy o pracę z pominięciem etapu zdobywania własnoręcznych podpisów.
Na zakończenie warto podkreślić, że niezachowanie formy pisemnej czy równoważnej jej formy elektronicznej nie czyni zawartej umowy o pracę nieskuteczną. Umowa, choć wadliwa, jest ważna. Uchybienie obowiązkowi co do formy umowy wiąże się jednak z ryzykiem kary finansowej w przypadku wykrycia tej nieprawidłowości w toku potencjalnej inspekcji pracy. Dlatego warto zadbać o zachowanie wszelkich wymaganych standardów dotyczących podpisów elektronicznych na gruncie polskiego prawa.
IT-Leaders.pl to pierwszy w Polsce ekosystem rekrutacyjny, łącząca Specjalistów IT z pracodawcami. Anonimowy, techniczny profil i konkretnie określone oczekiwania finansowe to tylko niektóre z cech wyróżniających platformę. Zarejestruj się i zobacz jak Cię widzi pracodawca.