Chcąc pracować zdalnie i robić to w sposób możliwie jak najbardziej efektywny, osiągając zamierzone rezultaty bez strachu o to, że coś jest poza naszą kontrolą, powinniśmy odpowiednio zadbać o swoje warunki pracy. A konkretnie o to, aby nic nie było w stanie nas zaskoczyć.
Rzecz nie tyczy się takich oczywistości jak to, że wychodzenie z domu bez laptopa, przenośnego Internetu, telefonu komórkowego zsynchronizowanego ze wszystkimi potrzebnymi aplikacjami jest pozbawione sensu. Problemu organizacji nie rozwiąże także zakup popularnego zegarka typu smartwatch, który niezawodnie informuje nas o wszystkim, co dzieje się na telefonie, gdy akurat nie mamy go pod ręką – np. gdy prowadzimy auto. Sęk tkwi właśnie w samych aplikacjach i programach, które ułatwiają nam wykonywanie poszczególnych zadań. Koniec z karteczkami na biurku, z rysowaniem harmonogramów pracy w podręcznych notatnikach. Czas pójść kilka kroków do przodu.
Narzędzia pracy zdalnej – przydatne aplikacje
Poniżej, w oparciu o własne doświadczenia oraz rekomendacje, którymi chcieli się z nami podzielić specjaliści z branży IT, przygotowaliśmy listę najbardziej przydatnych programów i aplikacji ułatwiających pracę zdalną. Za kryterium podziału wzięliśmy pełnioną przez nie funkcję. Ciekawi, co znalazło się na naszej liście must-have?
-
Ewidencja czasu pracy
Rejestracja podejmowanych działań umożliwia monitorowanie czasu wykonywania swoich zadań. Użytkownik jest w stanie w łatwy sposób kontrolować, który z projektów zajął mu najwięcej czasu, dzięki czemu w przyszłości wie, jak powinien się organizować, aby dotrzymać terminów poszczególnych zleceń.
Do najpopularniejszych aplikacji do time trackingu należy np. platforma Toggl, ale świetnie sprawdzają się także TimeCamp lub TraskLife, itd. Z pewnością każdy znajdzie coś w sam raz dla siebie.
-
Lista rzeczy do zrobienia i zarządzanie projektami
Coraz popularniejsze stają się programy, w których można tworzyć listy poszczególnych zadań i kontrolować postępy prac, dzielić się nimi ze współpracownikami. Jednym z najbardziej intuicyjnych narzędzi tego typu jest platforma Trello. W szybki sposób można sprawdzić na jakim etapie pracy są pozostałe osoby z zespołu, co zostało już wykonane, a nad czym trzeba jeszcze popracować. Wśród podobnych aplikacji tego typu znajdzie się chociażby Wunderlist, Google Keep, Asana lub Todolist.
-
Dostęp do danych i obieg dokumentów
Pracując w sposób zdalny, trzeba liczyć się z tym, że nie ma możliwości podejścia do kolegi z pracy i przekopiowania potrzebnego dokumentu na swój komputer. Wszystko musi być w sieci. O ile nad dokumentem pracuje jedna osoba i potrzebny jest nam jedynie ewentualny dostęp do pliku, wówczas zastosowanie znajdzie jeden z popularniejszych programów – Dropbox lub platforma iCloud. Wiele osób zachwala sobie również Basecampa, jednak jeśli jakiś plik jest tworzony przez kilku współpracowników, wówczas potrzebny jest do niego bieżący dostęp. Wtedy na pomoc przychodzi Google Drive i sprawdza się w tym doskonale.
-
Kontrola haseł
Pracownicy zdalni korzystając z wielu programów ułatwiających im pracę, niejednokrotnie napotykają problem… z zapamiętaniem poszczególnych haseł. Nie ma w tym nic dziwnego! Na szczęście z pomocą przychodzi aplikacja 1Password, która umożliwia zarządzanie hasłami i bezpieczeństwem w zespołach. Często wspomina się także o jej odpowiedniku – KeePass. Kolejny problem z głowy!
-
Przechowalnia online
Pozostając w podróży lub przemieszczając się podczas pracy, ciężko o gwarancję ciągłego pozostawania w trybie online, przez co napotykamy się z (dłuższą lub krótszą) chwilą bezproduktywności. W końcu bez Internetu nie możemy działać. Jednak i na to znajdzie się rozwiązanie. Robiliśmy research i nie zdążyliśmy zapoznać się z wynikami swoich poszukiwań? Mamy do przeczytania ważny artykuł? Wystarczy skorzystać z aplikacji Pocket i umieścić tam to, do czego chcemy zajrzeć później. Bez względu na to czy łącze internetowe na to zezwoli.
-
Zdalny dostęp do komputera
Idealne rozwiązanie dla tych, którzy łączą pracę stacjonarną ze zdalną, pracując na kilku komputerach. Dzięki programowi Teamviewer, który działa w tle sprzętu, na jakim został zainstalowany, możemy z łatwością korzystać z plików, które się na nim znajdują, bez konieczności wcześniejszego ich udostępniania. Idealna opcja dla nieco roztargnionych lub pracujących pod dużą presją czasu.
-
Komunikacja
Aby móc w możliwie jak najwygodniejszy sposób komunikować się z zespołem, będąc poza siedzibą firmy, dzielić się ekranem, organizować wideokonferencje i omawiać poszczególne zadania z taką wygodą jak siedząc w tym samym biurze – wystarczy skusić się na cenioną przez specjalistów IT aplikację appear.in. Wiele firm nadal korzysta jednak z programu Skype lub pozostaje przy takich rozwiązaniach jak Google Talk czy Google Hangouts.
-
Wyszukiwanie miejsc spotkań
Dla osób, których zadaniem w pracy są spotkania z klientami lub partnerami biznesowymi, zdecydowanym ułatwieniem codzienności może okazać się platforma Workfrom. Jeśli znajdą się w miejscu, którego jeszcze nie znają, a chcą zrobić profesjonalne wrażenie i umówić rozmowę w ściśle biznesowym miejscu, aplikacja wyszuka odpowiednie, znajdujące się w pobliżu.
-
Planowanie wysyłki powiadomień i maili
Jest to punkt szczególnie istotny dla wszystkich firm i przedsiębiorstw, które utrzymują kontakt zagraniczny, niejednokrotnie z partnerami biznesowymi z innej strefy czasowej. Dbając o profesjonalizm i dobrą organizację, można zaplanować wysyłkę poszczególnych maili, komunikatów na określoną godzinę, tak aby nie przychodziły one do odbiorcy w środku nocy. Jest to także dobra opcja dla tych, którzy po prostu mają nienormowany czas pracy i lubią pracować o niestandardowych porach. Nocne Marki – to dla Was jest aplikacja Boomerang! [nie myląc oczywiście z tą służącą zapętlaniu serii zdjęć w celu utworzenia animacji na serwisy społecznościowe] ; )
-
Zarządzanie korespondencją e-mail
Korzystanie z programu zarządzającego pocztą e-mail jest świetnym rozwiązaniem dla tych, którzy dostają dziennie mnóstwo maili, nie mają wiele czasu na ich selekcję, a chcą uporać się z korespondencją od różnych nadawców w miarę sprawnie. Dodatkowo mając możliwość tworzenia swojej listy stałych kontaktów.
Do najbardziej popularnych należą: Thunderbird, Mailbird, Mailspring lub Inbox.
Co sądzicie o naszej liście?
Wszystkich zafascynowanych stylem życia bohaterów z amerykańskich seriali informujemy, że powyższe narzędzia rozwiązują wszelkie problemy pracy zdalnej! Co to znaczy? Wstawanie o dogodnej porze i poświęcanie się pracy przy kawie w ulubionej sieciowej kawiarni jest już na wyciągnięcie ręki. Przy dobrej znajomości i codziennym użytkowaniu tych aplikacji, nie musimy bać się wadliwego systemu planowania i tego, że wpadniemy w sidła zbyt dużej swobody. Problemy tego typu żegnamy na zawsze- od teraz możemy pracować, gdziekolwiek jesteśmy. Bez trudu i bez obaw.
IT-Leaders.pl – to platforma rekrutacyjna dla sektora IT, która odwraca tradycyjne role: Kandydat – Rekruter. Szybki sposób kojarzenia kandydatów z pracodawcami i z góry znane oczekiwania finansowe sprawiają, że strony nie tracą czasu na rozmowy z niedopasowanymi firmami czy kandydatami.