Przemyślany i dopracowany workflow, czyli przepływ pracy, może znacznie ułatwić codzienne zadania. I to niezależnie od tego, czy chodzi o pracę w pojedynkę, czy w zespole.
Workflow (przepływ pracy), czyli innymi słowy proces wykonywania zadań, ma bardzo duże znaczenie w codziennym funkcjonowaniu. Wyobraźmy sobie, że realizujemy projekt, ale wiele zadań wykonujemy w mało wydajny sposób, czyniąc rzeczy trudniejszymi niż można. Gdy tak jest, nasz workflow zdecydowanie wymaga poprawek.
Zobacz: Język programowania Go
Istnieje wiele rodzajów przepływów pracy. Są zarówno te popularne, jak Getting Things Done, jak i po prostu spersonalizowane procesy, które wymyślamy z konieczności i pasują tylko do naszych osobistych potrzeb. Tak czy inaczej, przemyślany i skuteczny workflow może dać ogromną przewagę w miejscu pracy.
Workflow dobrej klasy, czyli jaki?
Co wyróżnia wysokiej jakości, dopracowany workflow? To na pewno:
- Wszyscy pracownicy są na tej samej stronie, nie ma nieporozumień, zamieszania, frustracji i miejsca na błędną interpretację
- Eliminujemy wąskie gardła i pracownicy mogą optymalnie wykorzystywać czas i zasoby. Warto zauważyć, że nawet 68% pracowników marnuje czas na czekanie na informacje od współpracowników – i tak marnujemy średnio 3,5 godz. w każdym tygodniu
- Dobrej klasy workflow usprawnia te rzeczy, które wszyscy robimy regularnie – często zadania są też częściowo lub całkowicie automatyzowane, np. za pomocą aplikacji IFTTT lub Zapier
- Zespół skupia się przede wszystkim na rzeczach, które mają znaczenie – reszta jest oczywista i jasna od samego początku
Aby ustalić i wypracować odpowiedni workflow, musimy najpierw przetestować i przeanalizować istniejące procesy. Znajdziemy wiele narzędzi i taktyk, aby tworzyć skuteczne przepływy pracy. Kluczowa zasada brzmi jednak: prostota.
Workflow potrzebuje sprzyjającego środowiska pracy
Kiedy mamy poczucie kontroli i sprawczość, możemy wnosić do pracy dużo energii i koncentracji. Dobry workflow powinien właśnie to zapewniać – powinniśmy czuć, że możemy działać samodzielnie i kontrolujemy to, co mamy do zrobienia, podejmując odpowiednie decyzje. Taki przepływ pracy pokazuje, że nasza praca ma znaczenie i stanowi drogę do stworzenia zmotywowanego i produktywnego zespołu.
Czytaj także: React vs Angular
Aby workflow był dobrej jakości, upewnijmy się, że wszyscy rozumieją misję firmy i sposób, w jaki ich rola przyczynia się do sukcesu całej organizacji. Z badań wynika, że nawet 71% uważa, iż menedżerowie nie poświęcają wystarczająco dużo czasu na wyjaśnianie celów i planów – zwłaszcza w kontekście pracy wykonywanej przez poszczególne osoby. Zadbajmy więc o odpowiednią komunikację wewnętrzną.
Ponadto bezpośrednio w przepływie pracy powinniśmy uwzględniać cele swojego zespołu. Upewnijmy się, aby przy każdym wyznaczonym celu pomyśleć o tym, w jaki sposób pomoże on osiągnąć cele biznesowe organizacji. I dalej – aby zadbać o sprawczość i poczucie autonomii – ustalmy hierarchię podejmowania decyzji dla każdego projektu. Ta hierarchia powinna określić kto jest właścicielem poszczególnych elementów pracy: kto podejmuje decyzje, kto jest recenzentem, a kto współpracownikiem. Dzięki temu każda osoba zyska niezbędną wiedzę co do tego, kiedy działać samodzielnie, a kiedy decyzje podejmuje ktoś inny.
Workflow musi być również skonstruowany w taki sposób, aby możliwa była otwartość i przekazywanie feedbacku. Kiedy mamy pomysły na poprawę jakiegoś procesu, albo konkretne obawy, powinna być łatwa możliwość, by przekazać informacje zwrotne. Zadbajmy więc o to, aby odpowiednie mechanizmy do komunikacji znalazły się w przepływach pracy stosowanych na co dzień.
Nie myl procesu z workflow
Warto też wiedzieć, że workflow opisuje przede wszystkim sekwencję zadań. Tymczasem proces biznesowy to szerszy termin, który obejmuje również dane, formularze, raporty i powiadomienia wymagane do tego, aby konkretny „element pracy” mógł zostać zrealizowany od początku do końca w ustrukturyzowanym środowisku.
I tak, przepływ pracy dla zakupu firmowego może wyglądać tak: inicjator -> zatwierdzenie przez kierownika -> złożenie zamówienia. Proces natomiast będzie obejmował również zestaw danych zatwierdzonych dostawców do wyboru, indywidualny numer sekwencyjny przypisany do zamówienia zakupu, sposób powiadomienia o zaopatrzeniu, dostępny budżet i wiele innych czynników, często z różnych działów w firmie.
Jednocześnie workflow nie jest też listą kontrolną (checklista). Listy są jedynie podstawową wersję przepływu pracy i najczęściej świetnie sprawdzają się dla pojedynczych osób. Listy utrudniają natomiast np. śledzenie elementów, które muszą wrócić do wcześniejszego etapu, a także często niezbyt dobrze nadają się do współpracy z innymi osobami.
IT-Leaders.pl to pierwsza w Polsce platforma łącząca Specjalistów IT bezpośrednio z pracodawcami. Anonimowy, techniczny profil i konkretnie określone oczekiwania finansowe to tylko niektóre z cech wyróżniających platformę. Zarejestruj się i zobacz jak Cię widzi pracodawca.