Czas na zwinność, czas na Agile w HR

W świecie IT słowa „zwinny” nie trzeba nikomu zbytnio tłumaczyć. W dużym skrócie chodzi o wytwarzanie oprogramowania efektywniej i skuteczniej, a także dopasowanie pracy do szybko zmieniających się warunków – zarówno oczekiwań klienta, jak i rynku. Skąd więc tak duża popularność podejścia zwinnego do pracy HRowców? Tradycyjne podejście HRu do procesów musiało zostać zmienione ze względu na chociażby nowe pokolenie, które wkroczyło na rynek pracy, a także redefinicję Działów HR – z funkcji kadrowo-rekrutacyjnych, do partnerów w biznesie dla Managerów i Zarządów firm. Zacznijmy od początku, od wyjaśnienia czym jest podejście zwinne i jakie korzyści niesie wdrożenie go w organizacji.

Agile – definicja

Termin Agile ujrzał światło dzienne w 2001 roku za sprawą Manifestu Agile, który określał zasady szybkiego i zwinnego podejścia do programowania i testowania. Najważniejsze zasady głosiły:

Ludzie i interakcje ponad narzędziami;
Działające oprogramowanie ważniejsze niż obszerne dokumentacje;
Dialog pomiędzy klientami i zespołami ponad formalne ustalenia;
Szybka reakcja na zmiany zamiast sztywnego trzymanie się planu i podążania za nim.

Powyższe postulaty zrewolucjonizowały współpracę między zespołami programistycznymi, a także między firmą, a klientami. Komunikacja stała się szybsza, bardziej otwarta, reaktywna. Dzisiejsze przykłady firm, które komunikują się z klientami i pracownikami w stylu Agile, to między innymi: Netflix, Amazon, Spotify. Nie bez powodu powyższe spółki notują świetne wyniki na giełdzie i mają rzesze zadowolonych klientów.

Po co HRowi agile?

Za nasze case study posłuży klasyczna rekrutacja na stanowisko Specjalisty ds. sprzedaży. Jak to może wyglądać? Manager liniowy łapie przypadkowo koleżankę z Działu HR przy ekspresie do kawy mówiąc, że potrzebuje nowej osoby, bo Jasiek Kowalski się zwalnia. Oczywiście rekrutacja ma miano „ASAP”. Po tych słowach odchodzi, zostawiając HRowca z kubkiem kawy w dłoni i głową pełną pytań. W ten sam dzień Hrowiec wysyła maila do Managera z prośbą o szczegóły – kogo szukamy, o jakich kompetencjach, w jakim budżecie, etc… Mijają dni, a Manager ze względu na natłok pracy nie odpisuje. Tymczasem Rekruter prowadzi inne projekty. Po tygodniu Manager odzywa się z pytaniem kiedy może liczyć na pierwsze kandydatury… Rekruter dziwi się: „Ale jak to? Napisałem maila, czekam na odpowiedź. Nie wiem kogo mam rekrutować”… W konsekwencji mamy dwie strony, które roszczą do siebie pretensje, a przez brak właściwej komunikacji nie możemy mówić o sukcesie w projekcie. Mamy nadzieję, że w Waszych organizacjach takie sytuacje nie mają miejsca, a z drugiej strony – ręka do góry dla kogo nasza historyjka zabrzmiała jakby znajomo? 😊 I właśnie w tym przypadku mamy świetne pole do popisu wprowadzając Agile HR – aby działać mądrzej, szybciej i sprawniej.

Agilowy manifest HRowców

Całkiem niedawno także nasza działka doczekała się własnego manifestu – Manifesto for Agile HR Development, którego najważniejsze założenia to:

Współpraca zamiast hierarchiczności (budowanie sieci współpracy i równości zamiast skostniałych hierarchicznych struktur);
Przejrzystość w miejsce niejasnych zasad (transparentność w działaniach zamiast zatajania informacji);
Adaptacja do nowych okoliczności zamiast opierania się na znanych scenariuszach;
Zaangażowanie i sprawczość jednostki w przeciwieństwie do zaangażowania nakierowanego na otrzymanie nagrody;
Ambicja ponad zobligowaniem (wykonywanie obowiązków z powodu ambicji, a nie zobowiązania).

Zwinny HR, czyli jaki?

Nowoczesne działy HR opierają swoją codzienną pracę na zaufaniu różnych grup interesariuszy. Z jednej strony jest to wymagający Zarząd, z drugiej Managerowie i pozostali pracownicy. Bez zaufania nie można mówić o zwinności. Informacje zwrotne nt. pracy działów HR w zwinnej organizacji udzielane są na bieżąco, nie tylko podczas rocznej oceny okresowej danego działu. HR powinien bardzo szybko reagować na feedback i ulepszać/zmieniać to, co ocenione zostało najsłabiej. Oczywiście wymaga to zmiany podejścia, otwartości i gotowości na przyjmowanie informacji zwrotnej.

Czym powinien charakteryzować się zwinny feedback?

Prowadzony wewnętrznie, między różnymi grupami interesariuszy na bieżąco.

Zapomnijmy o feedbacku dawanym raz na kwartał, pół roku albo rok. Managerowie często ograniczają się właśnie do tych sztywnych ram. Jeśli chcemy budować kulturę feedbacku niezbędną dla osiągnięcia zwinności projektu, powinniśmy stworzyć okoliczności, a nawet zwyczaj jego udzielania znacznie częściej, a najlepiej na bieżąco. I to tyczy się oczywiście całej organizacji.

Jasno zdefiniowany cel

Zadajmy sobie pytanie co można osiągnąć poprzez ciągły feedback. Celem powinno być ciągłe ulepszanie zarówno działu HR, jak i całej organizacji. Feedback winien być ściśle zapętlony, powtarzalny.

Prowadzony wewnętrznie
Wyniki w czasie rzeczywistym, „akcja-reakcja”
Zależny od liderów i zespołów.

Jak to ugryźć?

Można zaryzykować stwierdzenie, że projekty IT i HR są do siebie bardzo podobne. W obydwu przypadkach liczy się czas, skuteczność i efekt końcowy. Skoro określone metodologie sprawdzają się w IT, z powodzeniem sprawdzą się w HR. Jeśli w HR mamy zorganizowane zwinne zespoły odpowiedniej wielkości, połączmy cele i wymagania organizacji w obszarze personalnym w jedną listę – możemy nazwać ją backlogiem 😊 Dla poszczególnych elementów trzeba ustalić ich priorytet i wartość biznesową oraz ustalić plan działania na kolejną iterację. Na koniec prezentujemy wyniki naszej pracy interesariuszom (czyli np. Zarządowi lub Managerom liniowym). Jeśli coś jest do poprawy, nie do końca spełnia oczekiwania naszej grupy odbiorców, powinniśmy to zidentyfikować i poprawić. Tylko regularna retrospekcja da rzetelny obraz obszarów do poprawy. Agile wyznaje zasadę małych kroków, komunikacji i ciągłego ulepszania. Pamiętajmy, że HR powinien działać tak, jak biznes w którym prosperuje.

W zespole siła!

Jednym z najważniejszych postulatów wspomnianego na początku artykułu Manifestu HR są ludzie i interakcje między nimi. To od ludzi wszystko się zaczyna, dlatego siła tkwi w zwinnej rekrutacji, onboardingu oraz dbaniu o pracownika przez cały cykl życia w firmie. Należy pamiętać, że najskuteczniejszym sposobem przekazywania informacji jest rozmowa „twarzą w twarz”, częste spotkania i wzajemny dialog. Z doświadczenia wiemy, że zespoły HRowe, które nie są dostępne, mało otwarte na ludzi i ich potrzeby, nie są agile i bardzo trudno będzie zmienić ten charakter pracy. HR, który kojarzony jest tylko z komunikacją mailową (i to często niedopasowaną do potrzeb organizacji) nigdy nie będzie agile, jeśli nie zmieni podejścia. Efektywność działań zawsze silnie związana jest z dojrzałością i gotowością do pracy w grupie. Zwinne zespoły zazwyczaj same organizują swoją pracę. To one planują, monitorują postępy i wprowadzają poprawki, jeśli coś nie działa.

Zwinność jest odpowiedzią na wiele wyzwań i potrzeb, jakie ma współczesny biznes. A ma ich całkiem sporo – znalezienie wartościowych kandydatów, dopasowanych do organizacji, utrzymanie wysokiego poziomu zaangażowania, zapobieganie rotacji i wiele innych, w zależności od sytuacji danej organizacji. Podejście agilowe nie jest chwilowym trendem, ponieważ zwinne transformacje dotykają całych organizacji, nie tylko działów IT. Już teraz na rynku możemy zaobserwować ogłoszenia, w których firmy poszukują takich kompetencji u HRowców, jak: zarządzanie projektami w metodykach zwinnych, znajomość standarów Agile, Scrum czy Managment 3.0.