Konflikt interesów jest zjawiskiem, które dotyka pracodawców wszystkich branży. Bardzo często z pozoru niewinne korelacje prywatne pracowników mogą mieć przełożenie na funkcjonowanie całej organizacji.
Pamiętajmy, że konflikt interesów może mieć wpływ nie tylko na atmosferę
w firmie, a co za tym idzie relacje między pracownikami, ale przede wszystkim na wizerunek pracodawcy i jego pozycję na rynku jako partnera biznesowego. Dotyczy to także branży IT, w której zdarza się, że pracownicy podejmują współprace z różnymi podmiotami jednocześnie lub są „delegowani” do pracy na projektach dla różnych kontrahentów. Warto więc wiedzieć jakie działania podjąć, by zapobiec konfliktowi interesów, a w razie jego wystąpienia skutecznie nim zarządzić.
Poniżej przybliżamy czym jest konflikt interesów oraz dzielimy się wskazówkami i przemyśleniami, jak mu zapobiegać.
Kiedy dochodzi do konfliktu interesów w miejscu pracy?
Najogólniej mówiąc z konfliktem interesów mamy do czynienia w sytuacji, kiedy interesy prywatne pracowników kolidują lub są całkowicie sprzeczne z interesami pracodawcy,
a dodatkowo mogą mieć wpływ na podejmowane przez pracowników będących w konflikcie decyzje.
Overemloyment a korzystanie ze sprzętu służbowego
Najpopularniejszym przykładem konfliktu interesów jest pozostawanie w związku współpracowników lub spokrewnienie. Szczególnie niebezpieczne jest to w sytuacji, kiedy jedna z osób odpowiedzialna jest za podejmowanie decyzji personalnych w obszarze, w którym pracuje bliska jej osoba. Mamy tu na myśli np. przyznawania premii, podwyżek, awansów, dokonywanie redukcji etatów itd. Jednak nie tylko relacje rodzinne mogą prowadzić do takich konfliktów. Również w sytuacji, kiedy pracownik wykonuje pracę zarobkową na rzecz różnych podmiotów bądź pozostaje z nimi w relacjach biznesowych także poza firmą, może dojść do konfliktu interesów.
Obowiązujące przepisy nie odnoszą się bezpośrednio do kwestii konfliktu interesów. Brak jest zarówno definicji legalnej, która umożliwiałaby pełną charakteryzację zjawiska, jak również kompleksowych uregulowań, które dawałyby pracodawcom możliwość podejmowania konkretnych działań. Pracodawcy powinni więc wewnętrznie, samodzielnie wprowadzić odpowiednie uregulowania, które pozwolą zabezpieczyć ich własne interesy, a także interesy wszystkich pracowników.
Jakie działanie powinien podjąć Pracodawca?
Kwestie związane z zapobieganiem konfliktom interesów oraz działaniami podejmowanymi w przypadku ich identyfikacji powinny zostać uregulowane już na poziomie przepisów wewnątrzzakładowych. W tym celu najlepszym rozwiązaniem jest przygotowanie
i wprowadzenie specjalnej procedury, która określałaby sposób działania w razie wystąpienia ewentualnego konfliktu interesów.
Pamiętajmy, że każda procedura powinna zostać dopasowana indywidualnie do potrzeb danego pracodawcy. Kwestia konfliktu interesów może bowiem wyglądać inaczej
w zależności od specyfiki danego podmiotu. Niemniej jednak można wskazać na pewne elementy wspólne.
Po pierwsze pracodawca powinien właściwie zdefiniować pojęcie „konfliktu interesów”, podając przy tym konkretne przykłady, tak by uniknąć wątpliwości już na etapie kwalifikacji, czy rzeczywiście w danych okolicznościach do niego dochodzi. Definicja konfliktu interesów powinna być więc jasna i przejrzysta przede wszystkim z perspektywy pracowników.
Należy określić także sposób, w jaki pracownicy będą zobowiązani informować pracodawcę o zaistnieniu ewentualnego konfliktu interesów. Procedura może przewidywać zdjęcie z pracodawcy obowiązku weryfikacji czy dany pracownik pozostaje lub może potencjalnie pozostawać w konflikcie interesów i przeniesienie go na samego pracownika, którego można zobowiązać do aktywnego raportowania o potencjalnym konflikcie interesów.
Takie rozwiązanie daje pracodawcy możliwość wyciągania ewentualnych konsekwencji wobec pracowników, którzy pomimo pozostawania w konflikcie interesów, nie ujawnili tego faktu, co jest działaniem wbrew obowiązującej procedurze. Tym samym odchodzimy od wyciągania konsekwencji z powody zaistnienia konfliktu interesów (gdy interesy pracodawcy są jedynie potencjalnie zagrożone). Skupiamy się bowiem na niewywiązaniu się przez pracownika z obowiązku poinformowania pracodawcy o tego rodzaju sytuacji.
Co najważniejsze pracodawca powinien podjąć działania, które zapewnią przestrzeganie przez pracowników postanowień przewidzianej procedury. Mamy tutaj na myśli
w szczególności włączenie do treści procedury przykładowego katalogu sytuacji, które prowadzą do konfliktu interesów, a także regularne szkolenia dla całej załogi, które pomogą pracownikom nie tylko zidentyfikować potencjalny konflikt, ale również przybliżą konsekwencje jego ignorowania i niezastosowania się do obowiązującej procedury.
Autorzy:
Michał Bodziony, Kinga Ciosk, Katarzyna Kuta – PCS | Littler