Coraz więcej obywateli Ukrainy pracuje w branży IT. Rozważając opcję ich zatrudnienia trzeba jednak przede wszystkim zwrócić uwagę na to, że zapewnienie legalnej pracy może wiązać się dla pracodawcy z dokonaniem pewnych formalności imigracyjnych. Obecne przepisy, a w szczególności ustawa z dnia 12 marca 2022 r. o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa (potocznie zwana „Specustawą”) znacząco ułatwiają procedurę zatrudnienia cudzoziemców z tego państwa. Pewne dodatkowe obowiązku nadal ciążą na pracodawcy i ich zakres zależy od tego, czy obywatel Ukrainy na pełen dostęp do rynku pracy w Polsce i na jakiej podstawie obywatel Ukrainy przebywa w Polsce.
Pełen dostęp do rynku pracy
Pierwsza grupa to osoby mające pełen dostęp do polskiego rynku pracy. Są one zwolnione z obowiązku uzyskiwania zezwoleń na pracę. Dotyczy to m.in. obywateli Ukrainy, którzy posiadają zezwolenie na pobyt stały, zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego Unii Europejskiej lub niektóre rodzaje zezwoleń na pobyt czasowy bądź osób, które są studentami albo absolwentami polskich studiów stacjonarnych lub są posiadaczami Karty Polaka. Ich zatrudnienie nie będzie się wiązało z powstaniem żadnych dodatkowych formalności imigracyjnych dla pracodawcy. Pracodawca musi jedynie upewnić się, że cudzoziemiec jest zwolniony z posiadania zezwolenia na pracę (czyli posiada pełen dostęp do polskiego rynku pracy) i może przebywać w Polsce legalnie. W tym celu należy poprosić obywatela Ukrainy o okazanie dokumentów to potwierdzających, np. dyplomu studiów stacjonarnych i ważne zezwolenie na pobyt. Co istotne, pracodawca musi także monitorować ważność tych dokumentów i przed ich wygaśnięciem uzyskać od cudzoziemca nowe dokumenty.
Przyjazd do Polski w związku z wojną
Odmienna sytuacja powstanie w przypadku, gdy pracodawca zatrudni obywatela Ukrainy, który nie ma pełnego dostępu do polskiego rynku pracy, np. przyjechał do Polski w związku z wybuchem wojny i chce tutaj podjąć pracę. Wspomniana wyżej Specustawa wprowadziła dodatkową, uroszczoną możliwość podejmowania zatrudnienia przez wszystkich obywateli Ukrainy, którzy przebywają legalnie w Polsce. Jest ona dostępna również dla Ukraińców, którzy mieszkali w Polsce jeszcze przed wybuchem wojny.
W tej sytuacji podmiot zatrudniający musi upewnić się przed zatrudnieniem, że obywatel Ukrainy może legalnie przebywać w Polsce, a następnie w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia pracy przez obywatela Ukrainy złożyć stosowne powiadomienie do Powiatowego Urzędu Pracy (PUP) właściwego ze względu na siedzibę pracodawcy. Spełnienie łącznie tych 2 obowiązków powoduje, że zatrudnienie cudzoziemca będzie legalne.
Złożenie powiadomienia jest dość prostą formalnością. Powiadomienie do PUP składa się wyłącznie elektroniczne poprzez portal praca.gov. Co istotne, z ww. trybu zatrudnienia mogą korzystać tylko pracodawcy posiadające siedzibę, miejsce zamieszkania albo oddział lub zakład w Polsce. Pracodawcy zagraniczni nie mogą zatrudniać obywateli Ukrainy w Polsce na podstawie powiadomienia.
Weryfikacja legalności pobytu obywatela Ukrainy
W praktyce więcej kłopotu pracodawcom sprawia weryfikacja, czy obywatele Ukrainy mogą legalnie przebywać w Polsce, a to jest warunek legalnej pracy. Najczęściej cudzoziemcy mają polską wizę, zezwolenie na pobyt czasowy albo przebywają w Polsce na podstawie tzw. Specustawy. W tych dwóch pierwszych przypadkach (posiadanie wizy lub zezwolenia na pobyt) pracodawca musi zweryfikować ważność tych dokumentów. Jeżeli są one ważne to można zatrudnić cudzoziemca na podstawie powiadomienia do PUP.
Niektórzy cudzoziemcy mogą przebywać w Polsce pod pewnymi warunkami także na podstawie wygasłej już wizy lub wygasłego zezwolenia na pobyt czasowy. Pozwalają na to regulacje przyjęte w Polsce w związku z epidemią Covid, które przedłużają ważność dokumentów imigracyjnych. W takim przypadku również możliwe jest zatrudnienie obywatela Ukrainy na podstawie powiadomienia. Prowadzone są już jednak prace nad zakończeniem obowiązywania ważności przedłużonych dokumentów cudzoziemców (obecnie planowaną datą końcową jest 24 sierpnia 2023 r.). Powinni oni zadbać odpowiednio wcześniej o złożenie np. wniosku o zezwolenie na pobyt czasowy by zachować prawo do pobytu w Polsce i kontynuacji pracy.
Większość obywateli Ukrainy przebywa obecnie w Polsce na podstawie Specustawy, która dała osobom uciekającym przed wojną prawo do pobytu w Polsce do 24 sierpnia 2023 r.. Uprawnienie to wynika z samej Specustawy, jednak jej potwierdzenie wymaga zbadania sytuacji cudzoziemca Weryfikacja niestety nie może ograniczać się do potwierdzenia, że cudzoziemiec posiada potwierdzenie rejestracji PESEL z dopiskiem UKR jako osoba przybyła z Ukrainy w związku z wojną
Podsumowując, zasady zatrudniania obywateli Ukrainy zostały w ostatnim roku znacząco uproszczone. Na pracodawcy jednak nadal ciążą pewne obowiązki imigracyjne, których dopełnienia ma istotne znaczenie dla zapewnienia legalnej pracy. Istotne jest również monitorowanie ważności dokumentów imigracyjnych rzez cały okres zatrudnienia.
Autor: Karolina Schiffter, adwokat, partner PCS Paruch Chruściel Schiffter Stępień | Kanclerz | Littler