Nowe reguły pracy zdalnej – to już ostatnia chwila na zmianę procedur

Po kilku latach batalii legislacyjnej o pracę zdalną możemy wreszcie powiedzieć, że przepisy o pracy zdalnej znajdą się, już niebawem, w Kodeksie pracy. Pracodawcy muszą przygotować się do nowych reguł jak najszybciej, bo zmiana prawa wchodzi w życie już 7 kwietnia. Otoczenie prawne w zakresie pracy zdalnej poważnie się zmienia, bo nowe przepisy wprowadzają sporo ograniczeń, np. co do możliwości pracy w ramach tzw. home office na wniosek pracownika, gdzie w wielu miejscach zasady pracy z domu w przypadku potrzeby pracownika nie były wewnętrznie regulowane. Dotychczasowa, pandemiczna praca zdalna, którą poznaliśmy w 2020 roku też ulega znacznym zmianom i będzie jednym z kilku trybów organizowania pracy zdalnej, stosowanym tylko w szczególnych sytuacjach.

To już najwyższy czas, żeby zacząć zmieniać wewnętrzne procedury dotyczące pracy zdalnej, bo decyzji do podjęcia w związku z nowymi przepisami jest dość sporo.

Ważne zmiany w definicji pracy zdalnej

Praca zdalna będzie oznaczać pracę w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą, w tym pod adresem zamieszkania pracownika, w szczególności, gdy ma być wykonywana z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość – np. przez mail, komunikatory internetowe, systemy informatyczne, do których pracownik ma dostęp z ustalonego miejsca. Ale pracą zdalną może być także praca wykonywana bez wykorzystania komputera, np. pracownik może z ustalonego miejsca analizować dokumenty lub wykonywać inne czynności będąc offline.

W pojęciu pracy zdalnej zawierać się będzie też pojęcie pracy hybrydowej, bo ustawa przewiduje wykonywanie pracy zdalnej całkowicie lub tylko częściowo z uzgodnionego miejsca. Możliwe będzie więc zdalne wykonywanie pracy przez kilka dni w tygodniu lub miesiącu. Dopuszczalne będzie także ustalenie sposobu wybierania dni, w jakich pracownik będzie pracował zdalnie, bez konieczności sztywnego ustalenia dni tygodnia lub miesiąca, w jakich praca zdalna mogłaby być wykonywana. Cała sztuka polegać tu będzie na stworzeniu strategii pracy zdalnej, gdzie przyjmiemy sprawiedliwe kryteria dotyczące tego jakie grupy pracowników będą mogły z pracy zdalnej korzystać.

Zmienić ma się też kwestia wyboru miejsca wykonywania pracy zdalnej. Dotychczasowe przepisy pozwalają na dokonanie wyboru tego miejsca przez pracodawcę. Tymczasem nadchodzące zmiany zakładają, że to pracownik wybiera miejsce, z którego ma być świadczona praca i następnie uzgadnia to z pracodawcą. Nowa propozycja nie daje co prawda pracownikom pełnej swobody w wyborze miejsca, ale nie pozwala też na jego narzucenie przez pracodawcę.

Jak zorganizować pracę zdalną

Dotychczasowe regulacje, czyli dotyczące telepracy oraz pracy zdalnej w dobie epidemii zostają zastąpione właśnie pracą zdalną, która będzie mogła być organizowana w następujący sposób:

1) na podstawie uzgodnienia między pracownikiem a pracodawcą (w umowie o pracę lub w drodze porozumienia, które – uwaga – nie będzie wymagane w formie pisemnej, więc wystarczające będzie uzgodnienie w postaci emailowej),

2) na podstawie polecenia pracodawcy – rozwiązanie dotychczasowe, ale od 7 kwietnia ulegnie znacznym zmianom, bo na tej podstawie praca zdalna będzie mogła być organizowana tylko w 2 przypadkach:

• w okresie stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii (uwaga: nie tylko COVID) i w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu,
• kiedy z powodu działania siły wyższej nie będzie możliwe czasowo zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy (np. pożar, zalanie),

3) na wniosek złożony m.in. przez pracownicę w ciąży, pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia, pracownika opiekującego się innym członkiem najbliższej rodziny lub przez osobę posiadającą orzeczenie o niepełnosprawności,

4) jako tzw. home office – czyli okazjonalna praca zdalna na wniosek pracownika w wymiarze do 24 dni w roku.

W przypadku polecenia pracy zdalnej dochodzi nowy obowiązek: pracownik będzie musiał złożyć – przed wydaniem polecenia – oświadczenie w formie papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej. Jeżeli w trakcie wykonywania pracy zdalnej zmienią się warunki lokalowe i techniczne, np. w przypadku awarii sieci lub zmiany mieszkania, to pracownik będzie musiał o tym poinformować pracodawcę, a ten będzie miał obowiązek cofnąć polecenie pracy zdalnej.

Cofnięcie polecenia pracy zdalnej może nastąpić w każdym momencie, z co najmniej dwudniowym wyprzedzeniem. Pracownik, który zorganizuje sobie pracę w miejscu, np. oddalonym o wiele kilometrów od miejsca pracy, będzie musiał liczyć się z tym, że w każdym czasie może zostać odwołane polecenie i konieczne będzie stawienie się w pracy. Pracownicy wykonujący pracę zdalną na polecenie pracodawcy powinni pamiętać więc, że sytuacja może dynamicznie się zmienić. Ten wariant wykonywania pracy zdalnej może być jednak stosowany wyjątkowo, tylko w okresie stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii (i w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu) lub z powodu siły wyższej wpływającej na brak możliwości zapewnienia przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Pracodawcy chcąc organizować pracę zdalną w sposób stały będą zatem musieli przyjąć określone zasady korzystając z trybu jej ustalenia w postaci uzgodnienia.

Co jeżeli pracownik lub pracodawca będą chcieli zakończyć wykonywanie pracy zdalnej? Jeżeli jest wykonywana na podstawie polecenia, to pracownik może zwrócić się o to do pracodawcy, ale ten nie ma obowiązku uwzględniania tego wniosku – wyłącznie do pracodawcy należy decyzja w sprawie cofnięcia polecenia.

Jeżeli jednak praca zdalna jest wykonywana na podstawie indywidualnego porozumienia z pracownikiem, wówczas reguła ta ulega zmianie:

• zarówno pracownik, jak i pracodawca mogą wystąpić do drugiej strony z wiążącym wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków wykonywania pracy. Nie trzeba więc czekać na zgodę pracownika lub pracodawcy. Tu strony mogą negocjować termin od kiedy ta zmiana zacznie obowiązywać -mają na to 30 dni od otrzymania wniosku (w formie papierowej lub elektronicznej), a gdy nie dojdą do porozumienia, to uznaje się, że zmiana wchodzi w życie następnego dnia po upływie tych 30 dni,
• pracodawca nie może jednostronnie zdecydować o zaprzestaniu wykonywania pracy zdalnej przez osoby ze szczególnymi uprawnieniami np. pracownicę w ciąży lub pracownika opiekującego się innym członkiem najbliższej rodziny, chyba że dalsze wykonywanie pracy zdalnej nie byłoby możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.

Co szczególnie ważne, odmowa wyrażenia zgody na zmianę warunków pracy co do pracy zdalnej, złożenie wniosku o jej wykonywanie przez osobę ze szczególnymi uprawnieniami lub zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej nie mogą być przyczyną uzasadniającą wypowiedzenie umowy o pracę.

Porozumienie czy regulamin pracy zdalnej

Zasady wykonywania pracy zdalnej należy określić w porozumieniu, które zawiera pracodawca z zakładową organizacją związkową (lub gdy jest ich więcej – ze wszystkimi zakładowymi organizacjami związkowymi). Gdy u pracodawcy nie działają organizacje związkowe, reguły pracy zdalnej określa się w regulaminie lub w indywidualnym uzgodnieniu z pracownikiem.

Uwaga: gdy nie będzie możliwe uzgodnienie z wszystkimi organizacjami, należało będzie uzgodnić te zasady z organizacjami związkowymi reprezentatywnymi, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników.

Gdy porozumienia nie uda się wypracować w terminie 30 dni, wtedy pracodawca będzie musiał przygotować regulamin pracy zdalnej. Będzie jednak musiał uwzględnić te ustalenia, które padły w toku uzgadniania ze związkami.

Pracodawca powinien przygotować regulamin także wtedy, gdy nie działają u niego zakładowe organizacje związkowe. Ale ten dokument powinien zostać wdrożony po konsultacji z przedstawicielami pracowników. Jeżeli nie uda się wprowadzić porozumienia ze związkami lub regulaminu pracy zdalnej, wtedy o jej zasadach decyduje treść porozumienia z pracownikiem lub polecenia pracy zdalnej – w zależności od tego, który tryb zostanie zastosowany.

Treść porozumienia lub regulaminu

Co należy określić w porozumieniu, regulaminie, poleceniu pracy zdalnej lub indywidualnym porozumieniu z pracownikiem? Projekt ustawy przewiduje dość sporo elementów. Należą do nich w szczególności informacje o:

1) grupie lub grupach pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną (ten element musi się znaleźć tylko w porozumieniu z zakładową organizacją związkową lub w regulaminie, a już w dokumentach indywidualnie ustalanych z pracownikiem nie),

2) zasadach pokrywania przez pracodawcę kosztów ponoszonych przez pracownika,

3) zasadach ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu,

4) zasadach porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposobie potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,

5) zasadach kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną,

6) zasadach kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,

7) zasadach kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;

8) zasadach instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Sprzęt, materiały i koszty pracy zdalnej

Także w tym zakresie na pracodawcy spoczywać będzie sporo obowiązków. Po pierwsze to pracodawca powinien zapewnić pracownikowi sprzęt niezbędny do wykonywania pracy zdalnej i zapewnić ich instalację, serwis, konserwację albo pokryć ich koszty. Pracownik, pracując na sprzęcie pracodawcy powinien więc sygnalizować problemy związane korzystaniem z niego i oczekiwać zadbania o niezbędne naprawy lub wymianę sprzętu. Strony mogą ustalić także korzystanie przez pracownika ze swojego sprzętu dla celów prywatnych. W takiej sytuacji pracodawca będzie także zobowiązany do pokrycia kosztów korzystania z nich.

Pracodawca będzie mieć obowiązek:

1) pokrycia kosztów energii elektrycznej oraz połączeń telefonicznych i internetu niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub inne koszty określone w miejscu pracy (porozumieniu ze związkami, regulaminie, poleceniu pracy zdalnej lub porozumieniu z pracownikiem),

2) zapłaty na rzecz pracownika ekwiwalentu pieniężnego za korzystanie ze swojego sprzętu

Zamiast pokrycia powyższych kosztów lub zapłaty ekwiwalentu pieniężnego pracodawca może wypłacić pracownikowi ryczałt. Do tego będzie konieczne określenie jakie mogą być przewidywane koszty ponoszone przez pracownika w celu wykonywania pracy zdalnej. Wydaje się, że ryczałt w wielu miejscach pracy może być korzystniejszym rozwiązaniem i mniej obciążającym pracodawcę organizacyjnie. Dla jego ustalenia należy wziąć pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, udokumentowane ceny rynkowe i normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

Ustalenie wysokości zwrotu kosztów to najtrudniejszy – obok zabezpieczenia danych i informacji poufnych – element planowania pracy zdalnej, zwłaszcza gdy pracownicy pracują w różnych regionach i w różnych warunkach, co może wpływać na wysokość kosztów. To zwłaszcza istotne dla pracodawców z branży IT, gdzie często pracuje się w modelu Bring Your Own Device (BYOD). Jeśli taki model funkcjonuje też w Twojej organizacji i posiadanie politykę BYOD, należało będzie ją zintegrować z dokumentami regulującymi pracę zdalną na nowych zasadach. Co ważne – pokrycie kosztów korzystania ze sprzętu, wypłata ekwiwalentu lub ryczałtu według projektu ustawy nie będą rozumiane jako przychód pracownika. I kolejna ważna uwaga: obowiązek pokrycia kosztów nie dotyczy pracy zdalnej wykonywanej okazjonalnie w tzw. trybie home office – pracownik będzie mógł korzystać z tego wariantu do 24 dni w roku, składając w tym celu wniosek.

Czy pracodawca może kontrolować pracownika podczas pracy zdalnej

W pandemii okazało się, że można sprawnie organizować pracę bez prowadzenia nadmiernej kontroli. Bardziej bazujemy – i całe szczęście – na zaufaniu. Proponowane przepisy dają jednak – to też dobrze, dla zabezpieczenia pracodawcy przed problemami – prawo kontroli pracy zdalnej. Możliwa ma być:

1) kontrola wykonywania pracy zdalnej,

2) kontrola w zakresie BHP,

3) kontrola przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji i procedur ochrony danych osobowych.

Kontrola nie będzie mogła być przeprowadzona poza godzinami pracy pracownika. Co ważne, powinna być przeprowadzona po uzgodnieniu z pracownikiem i nie może naruszać prywatności pracownika lub innych osób, które w danym miejscu przebywają. Musi się więc ograniczać do faktycznego miejsca, w którym pracownik wykonuje pracę. Z proponowanych zmian wynika też, że pracodawca nie będzie mógł przeprowadzić kontroli z zaskoczenia. Także gdy wydarzy się wypadek przy pracy, termin oględzin miejsca musi być uzgodniony z pracownikiem lub jego domownikiem.

Podobnie, jak w przypadku telepracy, która tymi regulacjami o pracy zdalnej zostanie zastąpiona, nie wszystkie obowiązki związane z bhp będą musiały być realizowane. Zniknąć mają m.in. obowiązki zapewnienia pierwszej pomocy w nagłych wypadkach, dbania o stan pomieszczeń, czy zapewnienie urządzeń sanitarnych – to oczywiste, bo byłyby one bezcelowe, gdy praca wykonywana jest np. z domu.

Nie można zapomnieć także o ochronie danych osobowych. Pracodawca będzie zobowiązany do wdrożenia procedur ochrony danych osobowych na potrzeby pracy zdalnej. Teraz jest doskonały moment na przegląd tych procedur. Jeżeli dotychczasowe wewnętrzne regulacje tego nie przewidywały lub były niedostateczne, należało będzie nad nimi popracować. Może powstać odrębna regulacja lub zostać zmodyfikowana już istniejąca np. polityka ochrony danych osobowych. W miarę potrzeby – jak to było już w przepisach dotyczących telepracy – pracodawca powinien przeprowadzić szkolenie i instruktaż w zakresie ochrony danych osobowych w odniesieniu do pracy zdalnej.

Ocena ryzyka zawodowego

Nadchodzące przepisy zakładają, że pracodawca będzie musiał przygotować ocenę ryzyka zawodowego w odniesieniu do poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej. Powinna ona zawierać:

1) zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem zasad ergonomii,

2) zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej,

3) czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej,

4) zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego.

Pracownik z kolei, przed dopuszczeniem do wykonywania pracy zdalnej ma potwierdzić (papierowo lub elektronicznie) zapoznanie się z oceną ryzyka zawodowego i informacją o BHP co do pracy zdalnej i zobowiązać się do ich przestrzegania.

Zadbaj o zespoły zdalne i stacjonarne na równi

To najważniejsze informacje na temat nadchodzących zmian. Ale jeszcze na koniec jedna równie istotna kwestia – pracownik korzystający z pracy zdalnej nie może być nierówno traktowany w stosunku do innych pracowników. Dlatego poza dokumentami dotyczącymi pracy zdalnej konieczne jest usprawnienie procesów w firmie, aby nie faworyzować żadnej z grup. Oczywiście osoba pracująca zdalnie ma również prawo do przebywania na terenie firmy, korzystania z pomieszczeń i urządzeń – na tych samych zasadach, jak pracownicy wykonujący pracę stacjonarnie. Dobrą praktyką jest przyjęcie np. że w organizacji, która pracuje hybrydowo domyślnie spotkania zespołów/grup odbywają się online – żeby każdy, czyj udział w danym spotkaniu jest konieczny, mógł w nim uczestniczyć. Dotyczy to też spotkań nieformalnych – jeśli Twoja organizacja jeszcze nie wdrożyła tego w swoich zespołach, zastanów się nad stworzeniem kanałów na komunikatorach lub wideokonferencji na tematy nieformalne. Bo nieformalne rozmowy budują mocniej poczucie przynależności i sprzyjają integracji pracowników. A to nie tylko sprzyja dobrym wynikom, ale i jest równie jak te wyniki ważne.

Autorka:

Zobacz też:

Przejście z telepracy na pracę zdalną na przykładzie pracodawcy, który nie ma oddziału w PL.

Czy 4-dniowy tydzień pracy to przyszłość? Pracuj mądrze, nie ciężko: Kanban, Pomodoro i GTD

Storytelling w rekrutacjach – czyli jak skutecznie przyciągać specjalistów?