Usprawnienie przepływu informacji w firmach jest głównym celem, jaki przyświeca projektantom open space. Badania dowodzą jednak, że taki sposób organizacji przestrzeni biurowej nie przekłada się na poprawę komunikacji wśród pracowników. W rzeczywistości wygląda na to, że rozwiązanie to ma więcej wad niż zalet.
Pierwsze open space-y były projektowane już w latach 40 XX wieku w Stanach Zjednoczonych, zaś w latach 60-tych prym w rozwoju koncepcji otwartych biur, wiodły Niemcy – tam powstało tzw. Bürolandschaft. Idea, która oprócz zmniejszania dystansu między pracownikami, miała również wyrażać równościowy charakter więzi łączących wszystkie osoby zatrudnione w firmach. W Polsce rozwiązania typu open space pojawiły się wraz z powstawaniem lokalnych oddziałów międzynarodowych korporacji na początku lat 90-tych.
Mimo iż idea, jaka stoi za projektowaniem dużych otwartych biur, z biznesowego punktu widzenia jest uzasadniona, to statystyki dowodzą, że wpływa ona negatywnie na wydajność pracowników, a także ich satysfakcję z pracy. Oraz co najważniejsze, wywołuje ona kompletnie odwrotny efekt, niż ten który przyświecał jej upowszechnieniu. Mowa o zacieśnianiu relacji i efektywniejszej współpracy wewnątrz team-ów.
Dlaczego open space jest zły?
Dwoje naukowców z uniwersytetu Harvarda przeprowadziło badania na temat interakcji pracowników, którzy pracowali w zamkniętych biurach, a następnie zaczęli funkcjonować w ramach open space. Z badań tych wynika jednoznacznie, że zmiana aranżacji biur skutkowała spadkiem bezpośrednich interakcji wśród pracowników o ponad 70%. Dodatkowo, został zanotowany wzrost komunikacji za pośrednictwem kanałów cyfrowych – pracownicy zaczęli o 56% częściej wykorzystywać pocztę e-mail do komunikacji wewnątrz firmy, oraz otrzymywali o 20% więcej maili.
Jak twierdzą badacze, źródeł takiego stanu rzeczy należy się upatrywać w dość podstawowej potrzebie każdej osoby, która chodzi do pracy, jaką jest zapewnienie odpowiedniego poziomu prywatności. Open space skutecznie odbiera komfort w tym obszarze.
Kolejne dane stawiające open space w złym świetle, zebrał Wiliam Belk na łamach portalu Hackernoon, przeprowadzając ankietę wśród specjalistów zajmujących się m.in. software developmentem, tematami hardware-owymi, marketingiem, finansami. Wyniki ankiety jednoznacznie pokazały, że osoby pracujące w tych dziedzinach, chcą, aby ich miejsce pracy umożliwiało wykonywanie obowiązków zawodowych w skupieniu. Również 62% osób biorących udział w badaniu, stwierdziło, że środowisko biurowe jest zbyt głośne i utrudnia wydajną pracę.
Czy open space daje jakiekolwiek korzyści pracownikowi?
Otwarte biura to przede wszystkim finansowa korzyść dla firm. Choć ta również jest tylko pozorna. W końcu oszczędności płynące z tańszego utrzymania biura, nie rekompensują mniejszej wydajności pracowników, która jest efektem rozpraszającego środowiska pracy.
Do ciekawych wniosków doszli badacze brytyjskiej firmy Bupa, świadczącej usługi prywatnej opieki medycznej. Z ich badań wynika, że osoby pracujące w open space-ach wykonują o 20% więcej ruchu niż ci, których środowiskiem pracy są boksy biurowe i o 32% więcej niż osoby pracujące w klasycznych biurach.
Poza ruchem, który i tak najpewniej wynika z chęci ucieczki przed rzeczywistością otwartego biura, próżno szukać innych benefitów tego modelu aranżacji przestrzeni.
Co zamiast open space?
Interesującym sposobem na aranżację biurowej przestrzeni jest pomysł, który jako pierwszy wprowadził Steve Jobs w biurze Pixar. Jobs znał doskonale wady otwartych biur, dlatego stworzył model, w którym występują zamykane biura usytuowane wokół przestrzeni przypominającej typowy open space, ale która służy tylko i wyłącznie celom pozazawodowym – wykonywanie ćwiczeń relaksacyjnych, gra na konsoli, czy zwyczajne rozmowy towarzyskie.
Kolejną alternatywąmoże być praca częściowo zdalna. Rozwiązanie, którego większość firm zdaje się nie dostrzegać, a które wydaje się korzystne zarówno dla pracodawców, jak i pracowników. W dobie wszechobecnego internetu, większość obowiązków można wykonywać zdalnie. Na potrzeby spotkań twarzą w twarz, można wynajmować biura.
Podsumowując, niestety minie jeszcze kilka lat nim open space przestanie być przykrym symbolem korporacyjnego środowiska pracy. Na ten moment, jedynym wyjściem dla osób z awersją do otwartych biur, pozostaje szukanie pracy, w niewielkiej firmie, której zależy na przyjaznym środowisku pracy.
IT-Leaders to największy rekrutacyjny marketplace w Polsce dla branży IT. Platforma IT-Leaders odwraca tradycyjne role Kandydat-Rekruter: Kandydaci tworzą techniczny profil, a firmy aplikują do nich składając im dopasowane oferty.