Odejście specjalisty: czy można mu zapobiec?

Odejście specjalisty z firmy zazwyczaj następuje niespodziewanie. Chociaż, jeśli by się tak na spokojnie zastanowić, to pewnie w większości przypadków wcześniej można było zauważyć sygnały przepowiadające taki rozwój sytuacji? Gdy jednak specjalisty nie uda się już zatrzymać, to warto przynajmniej zniwelować niekorzystne skutki jego odejścia.

Problemy najlepiej likwidować w zalążku

Utrata cenionego specjalisty to zawsze duża strata dla firmy. Aby w przyszłości minimalizować ryzyko odejścia pracowników, na którym nam zależy, przede wszystkim warto za wczasu ustalić co dla nich ma znaczenie w pracy. W tym celu dobrze przeprowadzać okresowe badania satysfakcji z pracy. Może to być anonimowa ankieta, rozmowa z przełożonym, dyskusja na forum, mailing. Jeśli dojdzie do nas chociażby niewielki sygnał, że dzieje się coś niedobrego, zbadajmy temat i postarajmy się dotrzeć do źródła problemu, nie lekceważmy go. Czasem drobna rzecz wystarczy, żeby spowodować spory konflikt. Czasem też drobnostka może zadecydować o pozostaniu ludzi na których nam zależy.

W branży IT jest kilka „stałych” przyczyn, przez które specjaliści rezygnują z pracy. Jednym z najczęściej wymienianych powodów jest brak możliwości rozwoju zawodowego. Programiści nie zawsze najwięcej uwagi przywiązują do wynagrodzeń czy benefitów pozapłacowych (bo te zazwyczaj i tak są atrakcyjne), dla wielu z nich najważniejsze są właśnie ciekawe projekty, rozwój kariery, interesujące szkolenia, czy praca w międzynarodowym środowisku – działania, w których mogą zyskać najwięcej doświadczenia. Gdy więc pracownik czuje, że dopada go monotonia, a codzienne zadania nie przynoszą satysfakcji – prędzej czy później zacznie rozglądać się za innym zajęciem. Co można zrobić w takiej sytuacji? Jeśli możliwe zaproponujmy przeniesienie do innego zespołu czy grupy projektowej. Omówmy z pracownikiem w co chciałby się obecnie zaangażować i ustalmy plan działań, który pozwoli podjąć obrany kierunek działań.

Innym powodem rezygnacji może być nieprzyjemna atmosfera w zespole – tutaj, poza generalnym podjeciem działań usprawniających w danym zespole, pomocna dla zatrzymania pracownika może być zmiana otoczenia wewnątrz firmy.

Niepokojącym sygnałem dla pracodawcy będzie też informacja, że pracownik czuje się niedoceniany przez przełożonego, a jego zdanie jest pomijane. Niestety, powiedzenie, że „pracownik wybiera miejsce pracy biorąc pod uwagę prestiż firmy, a odchodzi z powodu szefa” – jest wciąż aktualne. Sytuacja konfliktowa to problem nie tylko dla project managera, ale także oznaka dla zarządu, że strategia komunikacji w firmie jest na złym poziomie.

Jak rozmawiać z pracownikiem, który zamierza się zwolnić?

Często godzimy się z utratą dobrego pracownika, ponieważ wydaje nam się, że sprawa jest już przesądzona. Tymczasem właściwie przeprowadzona rozmowa i ustalenie kompromisu może zdziałać cuda i pomóc zatrzymać pracownika. Jeśli więc jesteśmy zadowoleni ze współpracy z naszym specjalistą, powiedzmy mu szczerze, jak ważna jest dla nas jego praca i jak bardzo cenimy jego wiedzę. Przywołajmy świetnie zrealizowany projekt, wygraną w konkursie czy inne dokonania z ramienia firmy będące udziałem naszego specjalisty. Jeśli mamy z kolei poczucie, że nie wszystkie nasze czy firmy działania były właściwe, dobrze też przyznać się do błędu i omówić co chce się w danym zakresie zrobić, żeby unikać podobnych zdarzeń w przyszłości (np. 'wiem, że brakowało wcześniejszej komunikacji i otwartych rozmów w firmie, będziemy odtąd omawiali dane zagadnienie podczas comiesięcznych spotkań zespołu”) Niekiedy wystarczy szczere, ludzkie podejście, żeby zmienić czyjąś decyzję.

Można też wprost zapytać, co firma powinna zaoferować pracownikowi, co by się musiało zdarzyć, żeby ten chciał w niej pozostać. Nie narzucajmy gotowych rozwiązań, ale pozwólmy zaproponować je pracownikowi.

Natomiast jeśli specjalista podjął już ostateczną decyzję, to nie wpędzajmy go w poczucie winy i nie utrudniajmy odejścia. Pracownik na pewno będzie dobrze nas wspominał, jeśli zgodzimy się „pójść mu na rękę”. Jeśli np. ma trzy miesiące wypowiedzenia, ale wszelkie kwestie związane z odejściem uda się załatwić w miesiąc i znaleźć zastępstwo, to czemu nie rozstać się szybciej w miłej atmosferze? Tak naprawdę jeśli pracownik zdecydował się już odejść, należy liczyć się z tym, że i tak w ostatnich tygodniach pracy myślami jest już gdzie indziej.

Ogromna rola exit interview

Exit interview to spotkanie, w którym uczestniczy pracownik chcący się zwolnić oraz przedstawiciel działu HR, project manager bądź przełożony. Kluczową rolą EI jest poznanie przyczyny odejścia i powodów, jakie kierują pracownikiem. Szczera rozmowa pozwala nie tylko poznać przyczynę rezygnacji, ale może dać nam niezwykle cenny obraz sytuacji pracy w naszej firmie. Jeśli podczas spotkania pojawią się jakiekolwiek wzmianki o wypaleniu zawodowym, mobbingu, złej komunikacji w zespole, konfliktach z przełożonym – to dla nas ważny sygnał ostrzegawczy. Należy jak najszybciej zbadać problem i zorientować się, jak głęboko sięga. To także dobry moment na zażegnanie potencjalnego konfliktu i porozumienie stron.

Być może odchodzący pracownik zdecyduje się również powiedzieć, czym skusił go nowy pracodawca, albo dlaczego zdecydował się założyć swoją firmę. Ujawnienie tych informacji zależy oczywiście od dobrej woli pracownika. Korzyścią z dobrze przeprowadzonego exit interview może być też rekomendacja innego specjalisty na zwalniające się stanowisko. Pamiętajmy, że „rozmowa wyjściowa” powinna być przeprowadzona niezwykle taktownie i przez wykwalifikowane osoby, tak aby nie popsuć obustronnych relacji.

Pozostawmy po sobie dobre wrażenie

Często, nawet pomimo usilnych starań, eksperta nie uda się przekonać. Wtedy zadbajmy o to, żeby nasz były już pracownik wiązał z firmą jak najlepsze wspomnienia. Będzie teraz przecież częścią nowego środowiska, w którym pewnie nie raz padnie pytanie o poprzednie miejsce zatrudnienia. Opinie i rekomendacje zadowolonego byłego pracownika mogą znaczyć więcej niż najlepsze kampanie rekrutacyjne.

Jak zachować w firmie wiedzę specjalistyczną?

Odchodzący pracownik, szczególnie jeśli przepracował w murach naszej firmy wiele lat, jest ogromną skarbnicą wiedzy. Sporo z jego umiejętności zostaje w projektach i dokumentach, które stworzył, ale to oczywiście nadal tylko część. Pozostałe know-how niestety odejdzie wraz ze specjalistą. Dlatego, jeśli już wiemy o rezygnacji, zróbmy wszystko, żeby jak najwięcej wiedzy zostało przekazanej innym pracownikom. Opracujmy z odchodzącym specjalistą plan szybkiego wdrożenia i wyszkolenia innej osoby, która przejmie jego obowiązki.

Jeśli nie ma czasu na naukę jednej osoby, zorganizujmy spotkanie całego zespołu, podczas którego odchodząca osoba opowie, jak radziła sobie z konkretnymi problemami, a pozostali będą mogli na bieżąco zadawać pytania. Można też poprosić pracownika o stworzenie „tutoriali” zawierających prezentacje, opis poszczególnych realizacji projektów, dobrych praktyk, nietypowych zasad, rozwiązania najczęściej pojawiających się problemów.

W czasach, kiedy w branży panuje rynek pracownika, a konkurencja czeka na naszych specjalistów z otwartymi ramionami, niezwykle ważne jest dbanie o utrzymanie cennych zasobów w firmie. Jeśli jednak pozostanie pracownika nie jest możliwe, pamiętajmy o jak najdokładniejszym utrwaleniu jego wiedzy, w taki sposób, aby chociaż część jego branżowych umiejętności mogła wspierać nas w dalszej działalności firmy.

Barbara Kowalewska

CEO / IT-Leaders.pl

IT-Leaders.pl – to platforma rekrutacyjna dla sektora IT, która odwraca tradycyjne role: Kandydat – Rekruter. Szybki sposób kojarzenia kandydatów z pracodawcami i z góry znane oczekiwania finansowe sprawiają, że strony nie tracą czasu na rozmowy z niedopasowanymi firmami czy kandydatami.